Avvale | Case Study | Aeroviaggi sviluppa sistemi collaborativi grazie a SAP S/4HANA

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Fondata nel 1973 da Antonio Mangia, Aeroviaggi è una delle principali catene alberghiere italiane che gestisce hotel e resort a 4 stelle situati nelle migliori destinazioni balneari della Sicilia e della Sardegna. Dal luglio 2021, il Gruppo Aeroviaggi Spa opera attraverso il proprio marchio globale, MANGIA'S Resorts & Clubs.

Aeroviaggi adotta da tempo una visione del turismo sostenibile, portando avanti iniziative ed azioni concrete in favore dell’ambiente: risparmio energetico, gastronomia locale e rispetto del territorio sono infatti i driver di tutte le strutture ricettive del gruppo.

The Challenge

Con l’evoluzione da piccolo tour operator a realtà rilevante nel settore dell'hospitality, Aeroviaggi aveva la necessità di aggiornare il proprio gestionale per allinearlo alle esigenze legate al nuovo assetto aziendale.
Con 13 strutture tra resort e club situate sulle due isole più grandi del Mediterraneo, oltre un milione di ospiti all’anno e un organico di oltre 1550 dipendenti in alta stagione, l'azienda si trovava a gestire una notevole quantità di dati con un sistema di gestione ERP incapace di supportarne l’evoluzione.

The Approach

A seguito di una fase di software e partner selection, Aeroviaggi, guidata dai HIP -Hotel Investment Partner, ha scelto Avvale come partner strategico per accompagnarla nell’implementazione del nuovo sistema ERP: SAP S/4HANA Private Cloud.
L’ERP scelto, adatto a gestire tutti i processi aziendali core, è stato implementato seguendo un approccio Greenfield che prevede il ridisegno completo dei processi basato sulle Best Practice di SAP.

È stato così realizzato un modello armonizzato per coprire diverse linee di business come Tour Operator, Hospitality e Build IT con maggiore focus sui seguenti processi aziendali: Procure to Pay, Order to Cash, Finance e Controlling.
Sfruttando le Best Practices di SAP, Aeroviaggi ha potuto beneficiare di tempi di implementazione più brevi e di un più rapido raggiungimento del valore.

The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

Add members on the fly
Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
Customize the solution based on their current business process
Perform driver-based calculations
Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

The Impact

Con l'implementazione di SAP S/4HANA, Aeroviaggi ha creato una solida base per la trasformazione digitale dell’intera azienda: ora dispone infatti di una piattaforma unificata che supporta tutti i principali processi finanziari e operativi.
Grazie all'integrazione con Opera, il software utilizzato per la gestione delle prenotazioni, anche gli incassi sono immediatamente visibili sul gestionale.
I dati relativi alla gestione operativa e finanziaria sono ora facilmente reperibili, sia a livello di singola struttura che a livello aggregato e sono disponibili in real-time.
Importanti anche i benefici ottenuti in termini di sostenibilità e risparmio energetico passando da un'architettura fisica al cloud.

L’implementazione di un ERP affidabile, certificato e strutturato consente ad Aeroviaggi di creare sistemi collaborativi lungo la propria value chain integrando tutte le linee di business e gli stakeholder del proprio ecosistema. Oltre all’impatto benefico e migliorativo sulla propria struttura e sui processi interni ed estesi con i moltissimi fornitori, l’iniziativa ha contribuito ad un importante miglioramento del servizio verso i clienti utilizzatori dei loro servizi. La continua accessibilità delle informazioni, l’analisi di dati rilevanti in tempo reale, consentono di efficientare prezzi, disponibilità, scontistiche avvicinando la propria offerta alle reali esigenze del cliente e del mercato.