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Aeroviaggi Desarrolla Sistemas Colaborativos a través de SAP S/4HANA

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Fundada en 1973 por Antonio Mangia, Aeroviaggi es una de las principales cadenas hoteleras de Italia que opera hoteles y resorts de 4 estrellas ubicados en los destinos más destacados en la costa de Sicilia y Cerdeña. Desde julio de 2021, el Grupo Aeroviaggi Spa opera bajo su marca global, MANGIA'S Resorts & Clubs.

Aeroviaggi ha abrazado durante mucho tiempo una visión de turismo sostenible y ha emprendido iniciativas y acciones concretas a favor del medio ambiente. El ahorro de energía, la gastronomía local y el respeto por el territorio son los impulsores detrás de todos los alojamientos del grupo.

El Desafío

Al pasar de ser un pequeño operador turístico a convertirse en un actor importante del sector hotelero, Aeroviaggi sintió la necesidad de actualizar su sistema de gestión para adaptarlo a los requisitos de la nueva estructura corporativa. Con 13 instalaciones que incluyen resorts y clubes en las dos islas más grandes del Mediterráneo, más de un millón de huéspedes al año y más de 1550 empleados durante la temporada alta, se manejaba un gran volumen de datos con un sistema de gestión ERP limitado que no podía respaldar la evolución de la empresa.
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El Enfoque

Tras una selección de software y partners, Aeroviaggi, guiada por HIP - Hotel Investment Partner, eligió a Avvale como partner estratégico para acompañarles en la implantación de su nuevo sistema ERP: SAP S/4HANA Private Cloud.

El ERP, adecuado para gestionar todos los procesos comerciales centrales, se implementó siguiendo un enfoque Greenfield, que implicó un rediseño completo de procesos basado en las Mejores Prácticas de SAP.

De este modo, se creó un modelo armonizado para abarcar diferentes líneas de negocio, como turoperación, hostelería y construcción de TI, con una mayor atención a los siguientes procesos empresariales: Procure to Pay, Order to Cash, Finanzas y Controlling.

Al aprovechar las mejores prácticas de SAP, AEROVIAGGI pudo beneficiarse de plazos de implantación más cortos y obtener valor más rápidamente.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

El Impacto

Con la implementación de SAP S/4HANA, Aeroviaggi ha establecido una sólida base para la transformación digital de toda la empresa. Ahora cuentan con una plataforma unificada que respalda todos los procesos financieros y operativos clave.

Gracias a la integración con Opera, el software utilizado para la gestión de reservas, la información sobre ingresos es inmediatamente visible en el sistema ERP.

Los datos de gestión operativa y financiera ahora son fácilmente accesibles tanto a nivel de propiedad individual como a nivel agregado, proporcionando información en tiempo real.

Se han logrado beneficios significativos en cuanto a sostenibilidad y ahorro de energía al migrar de una arquitectura física a la nube.

La implantación de un ERP fiable, certificado y estructurado permite a Aeroviaggi crear sistemas de colaboración a lo largo de su cadena de valor, integrando todas las líneas de negocio y partes interesadas de su ecosistema. Además del impacto beneficioso y la mejora en su estructura y procesos internos, así como en la red ampliada de proveedores, esta iniciativa ha contribuido a una mejora significativa del servicio hacia sus clientes que utilizan sus servicios. La accesibilidad continua a la información y el análisis en tiempo real de los datos pertinentes permiten racionalizar los precios, la disponibilidad y los descuentos, acercando sus ofertas a las necesidades reales de los clientes y del mercado.

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