Avvale | Case Study | Aeroviaggi entwickelt kollaborative Systeme mit SAP S/4HANA

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Aeroviaggi wurde 1973 von Antonio Mangia gegründet und ist eine der führenden Hotelketten Italiens, die 4-Sterne-Hotels und -Resorts in den besten Küstenregionen Siziliens und Sardiniens betreibt. Seit Juli 2021 firmiert die Aeroviaggi Spa Group unter ihrer globalen Marke MANGIA'S Resorts & Clubs.

Aeroviaggi verfolgt seit langem eine Vision des nachhaltigen Tourismus und hat Initiativen und konkrete Maßnahmen zugunsten der Umwelt ergriffen. Energieeinsparung, lokale Gastronomie und Respekt vor dem Territorium sind die Triebfedern für alle Unterkünfte der Gruppe.

Die Herausforderung

Mit der Entwicklung von einem kleinen Reiseveranstalter zu einem bedeutenden Akteur in der Hotelbranche sah sich Aeroviaggi gezwungen, sein Managementsystem zu aktualisieren, um es an die Anforderungen der neuen Unternehmensstruktur anzupassen.
Mit 13 Anlagen, bestehend aus Resorts und Clubs auf den beiden größten Inseln des Mittelmeers, über einer Million Gästen pro Jahr und mehr als 1550 Mitarbeitern in der Hochsaison, gab es eine große Menge an Daten, die mit einem begrenzten ERP-Managementsystem verwaltet wurden, das die Entwicklung des Unternehmens nicht unterstützen konnte.

Die Lösung

Nach einer Software- und Partnerauswahl entschied sich Aeroviaggi unter der Leitung von HIP - Hotel Investment Partner - für Avvale als strategischen Partner, der das Unternehmen bei der Implementierung seines neuen ERP-Systems begleiten wird: SAP S/4HANA Private Cloud.
Das ERP, das für die Verwaltung aller Kerngeschäftsprozesse geeignet ist, wurde nach einem Greenfield-Ansatz implementiert, der eine vollständige Neugestaltung der Prozesse auf der Grundlage der Best Practices von SAP beinhaltete.

Auf diese Weise wurde ein harmonisiertes Modell geschaffen, das verschiedene Geschäftsbereiche wie Reiseveranstalter, Hotel- und Gaststättengewerbe und Build IT abdeckt, wobei der Schwerpunkt auf den folgenden Geschäftsprozessen liegt: Procure to Pay, Order to Cash, Finanzen und Controlling.
Durch die Nutzung der Best Practices von SAP konnte AEROVIAGGI von kürzeren Implementierungszeiten profitieren und schneller einen Mehrwert erzielen.

The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

Add members on the fly
Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
Customize the solution based on their current business process
Perform driver-based calculations
Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

Wie die Lösung hilft

Mit der Implementierung von SAP S/4HANA hat Aeroviaggi eine solide Grundlage für die digitale Transformation des gesamten Unternehmens geschaffen. Das Unternehmen verfügt nun über eine einheitliche Plattform, die alle wichtigen finanziellen und betrieblichen Prozesse unterstützt.
Dank der Integration mit Opera, der Software für die Reservierungsverwaltung, sind die Umsatzinformationen sofort im ERP-System sichtbar.
Betriebs- und Finanzverwaltungsdaten sind nun sowohl auf der Ebene der einzelnen Immobilien als auch auf aggregierter Ebene leicht zugänglich und bieten Einblicke in Echtzeit.
Auch in Bezug auf Nachhaltigkeit und Energieeinsparungen wurden durch die Migration von einer physischen Architektur in die Cloud beträchtliche Vorteile erzielt.

Die Einführung eines zuverlässigen, zertifizierten und strukturierten ERP-Systems ermöglicht es Aeroviaggi, kollaborative Systeme entlang seiner Wertschöpfungskette zu schaffen und alle Geschäftsbereiche und Interessengruppen in sein Ökosystem zu integrieren. Zusätzlich zu den positiven Auswirkungen und Verbesserungen der internen Struktur und Prozesse sowie des erweiterten Lieferantennetzwerks hat diese Initiative zu einer erheblichen Verbesserung des Service für die Kunden beigetragen, die ihre Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Die ständige Verfügbarkeit von Informationen und die Echtzeitanalyse relevanter Daten ermöglichen eine Optimierung der Preisgestaltung, der Verfügbarkeit und der Preisnachlässe, wodurch das Angebot näher an den tatsächlichen Bedürfnissen der Kunden und des Marktes ausgerichtet wird.