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Telefónica schließt einen direkten Kanal zur spanischen Steuerbehörde an

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Telefónica ist eines der größten Telekommunikationsunternehmen der Welt und hat seinen Hauptsitz in Madrid. Das Unternehmen ist in 17 Ländern tätig und beschäftigt weltweit 127.000 Mitarbeiter. Das Unternehmen bietet Festnetz- und Mobiltelefone, Breitbanddienste und Abonnementfernsehen in Europa und Amerika an.

Die Herausforderung

2017 führte die spanische Steuerbehörde (AEAT) ein neues Mehrwertsteuer-Verwaltungssystem mit der Bezeichnung Sofortige Lieferung von Informationen (SII) ein. Mit diesem Verwaltungssystem wurden neue Mehrwertsteuervorschriften eingeführt, nach denen Unternehmen innerhalb von vier Arbeitstagen nach ihrer Registrierung Mehrwertsteuerinformationen aus ihren Rechnungen oder anderen Buchhaltungsunterlagen digital bereitstellen müssen. Dieses Verfahren musste innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens eingeführt werden, andernfalls drohten Geldstrafen.  

Um diese neue Vorschrift zu erfüllen, benötigte Telefónica eine Lösung, die es allen Unternehmen ermöglicht, die neue Vorschrift problemlos zu übernehmen und gleichzeitig das Rechnungsaufkommen zu verwalten und die bestehenden Systeme zu optimieren.

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Die Lösung

Avvale und Telefónica führten eine detaillierte Analyse ihrer Systeme durch, um die Datenqualität und die Kompatibilität mit dem AEAT sicherzustellen. Die B+SII-Lösung rationalisierte die von beiden Unternehmen verwendeten Finanzsysteme und strukturierte die Daten neu, um sie an die AEAT-Standards anzupassen. Avvale erstellte einen Strategieplan und entwickelte B+SII, um verschiedene Systeme, Formate und Kommunikationsprotokolle zu integrieren. Die Lösung wurde getestet und in ein zentrales Dashboard integriert, das einen umfassenden Überblick über den Mehrwertsteuerprozess bietet. Der letzte Schritt der Implementierung bestand darin, Milliarden von Datensätzen in SII hochzuladen, ohne den täglichen Betrieb zu stören, was erfolgreich war. Die Lösung automatisiert den Prozess der Übermittlung der erforderlichen Berichte an AEAT und bietet den verschiedenen Nutzern unterschiedliche Transparenzstufen.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

Wie die Lösung hilft

Mit der Einführung von B+ SII erfüllt Telefónica die gesetzlichen Anforderungen an die sofortige Übermittlung von MwSt.-Aufzeichnungen an das elektronische Büro AEAT. Die Benutzer erhalten einen besseren Überblick und werden gewarnt, wenn bei der Übertragung von Daten an AEAT irgendwelche Probleme auftreten. 
 

Als Unternehmen verfügt Telefónica nun über eine einheitliche Plattform, auf die alle Einheiten zugreifen können. Diese Plattform ist sicher und zuverlässig und kann große Datenmengen verarbeiten. Außerdem sinken mit einer einzigen Plattform die Wartungs- und Betriebskosten. Diese sichere Umgebung bietet eine Basis für künftige Skalierbarkeit, die Fähigkeit zur Integration in andere Systeme und die Flexibilität, sich an neue Anforderungen anzupassen.
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