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Telefónica Conecta una Línea Directa con la Agencia Tributaria Española

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Telefónica es una de las mayores empresas de telecomunicaciones del mundo y tiene su sede en Madrid. Opera en 17 países y da empleo a 127.000 personas en todo el mundo. Presta servicios de telefonía fija y móvil, banda ancha y televisión por suscripción, y opera en Europa y América.

El Desafío

En 2017, la Agencia Tributaria española (AEAT) introdujo un nuevo sistema de gestión del impuesto sobre el valor añadido (IVA) denominado Suministro Inmediato de Información (SII). Este sistema de gestión estableció entonces nuevas normas de IVA, en las que se exige a las empresas que faciliten digitalmente la información sobre el IVA de sus facturas u otros documentos contables en un plazo de cuatro días hábiles desde su registro. Este proceso debía establecerse en un plazo determinado o se impondrían multas.  

Para cumplir esta nueva normativa, Telefónica necesitaba una solución que permitiera a todas sus empresas adoptar fácilmente la nueva normativa, al tiempo que gestionaban el volumen de facturas y agilizaban sus sistemas actuales.

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El Enfoque

Avvale y Telefónica realizaron un análisis detallado de sus sistemas para garantizar la calidad de los datos y su compatibilidad con la AEAT. La solución B+SII racionalizó los sistemas financieros utilizados por ambas empresas y reestructuró los datos para adaptarlos a los estándares de la AEAT. Avvale creó un plan estratégico y desarrolló B+SII para integrar diferentes sistemas, formatos y protocolos de comunicación. La solución se probó e integró con un cuadro de mandos central, proporcionando una gran visibilidad del proceso del IVA. El último paso de la implementación consistió en cargar miles de millones de registros en el SII sin interrumpir las operaciones diarias, lo que se realizó con éxito. La solución automatiza el proceso de envío de los informes requeridos a la AEAT, proporcionando diferentes niveles de visibilidad a los distintos usuarios.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

El Impacto

Con la implementación de B+ SII, Telefónica cumple con los requisitos legales de emitir los registros de IVA de forma inmediata a la sede electrónica de la AEAT. Los usuarios disponen de una mayor visibilidad y reciben alertas en caso de que se produzca alguna incidencia en la transferencia de datos a la AEAT.
 

Como empresa, Telefónica obtuvo una plataforma unificada accesible en todas las entidades. Esta plataforma es segura y fiable para manejar grandes cantidades de datos. Además, con una única plataforma, se reducen los costos operativos y de mantenimiento. Este entorno seguro proporciona una base para la escalabilidad futura, la capacidad de integrarse en otros sistemas y la agilidad para adaptarse a cualquier nuevo requisito en el futuro.

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