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Spaniens SAREB spart nach Cloud-Migration 60 % an Kosten

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Die Sociedad de Gestión de Activos Procedentes de la Reestructuración Bancaria (SAREB) ist eine Gesellschaft, die gegründet wurde, um risikoreiche Vermögenswerte zu verwalten und zu desinvestieren, die von nationalen spanischen Finanzinstituten übertragen wurden. Ihre Aufgabe ist es, diese Vermögenswerte innerhalb von 15 Jahren zu veräußern, um zur Verbesserung der spanischen Wirtschaft beizutragen, so dass sie sich positiv auf die Gesellschaft auswirken und somit zur Konsolidierung des Finanzsektors beitragen.

Die Herausforderung

Seit der Gründung des Unternehmens im Jahr 2012 erkannten die Verantwortlichen der SAREB, dass die Systeme in eine öffentliche Cloud migriert werden mussten, um die Geschäftsprozesse effektiver zu verwalten und zu überwachen, was wiederum Aufschluss über zu optimierende Bereiche geben würde. Die SAREB wählte Avvale für die Durchführung dieser Migration, da betont wurde, dass laufende Projekte nicht beeinträchtigt und die Kosten aufgrund effizienter Prozesse und angewandter Methoden gesenkt werden würden.

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Die Lösung

Angesichts des Bedarfs an einer flexiblen, kostengünstigen Infrastruktur empfahl Avvale eine Multi-Cloud-Lösung, die auf Azure gehostet wird. Diese Option ermöglicht produktive Umgebungen in der Cloud, die auf den geografischen Standort ausgerichtet sind, und bietet gleichzeitig die Möglichkeit, die Nutzung nach Bedarf zu skalieren, um die Betriebskosten zu senken. Die Migration umfasste sowohl SAP- als auch Nicht-SAP-Workloads mit 20 verschiedenen Anwendungen, die für SAREB wichtig sind. 

Die Strategie von Avvale war auf die Anforderungen der SAREB zugeschnitten, so dass der tägliche Betrieb und laufende Projekte nur minimal beeinträchtigt wurden. So fand die Migration nur an den Wochenenden statt. Um dies zu erreichen, wurde ein Prototyp des zu migrierenden Systems erstellt, um eine begrenzte Funktionalität zu testen, und die Systeme wurden in Phasen migriert. Vom Entwurf bis zum offiziellen Start dauerte es nur vier Wochen.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

Wie die Lösung hilft 

SAREB wollte die Unterbrechungen so gering wie möglich halten, doch das technologische Know-how von Avvale zerstreute alle Bedenken. Noch besser: Durch die Migration konnten mehr als 60 % der Kosten eingespart werden, was das ursprüngliche Ziel übertraf. Dank dieser digitalen Transformation verfügt das Unternehmen über eine Umgebung, die alle neuen Geschäftsprozesse unterstützen kann und gleichzeitig flexibel für künftige Änderungen ist.
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