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Naturgy passt den agilen Ansatz an das Verfahrensmanagement an

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Naturgy ist eines der größten internationalen integrierten Gas- und Stromunternehmen mit einer Präsenz in 20 Ländern und 16 Millionen Kunden. Mit einer mehr als 175-jährigen Geschichte ist Naturgy das führende Unternehmen in der Gasverteilung in Spanien und Lateinamerika. Das Unternehmen erzeugt, verteilt und vermarktet Energie und Dienstleistungen und setzt sich für das Wohlergehen der Menschen, den Fortschritt von Unternehmen und der Gesellschaft sowie die Nachhaltigkeit des Planeten ein.

Die Herausforderung

Naturgy hatte dringenden Bedarf an einer dynamischen Lösung, die Verfahren und Ausschreibungen in einem sich schnell entwickelnden Geschäftsumfeld verwalten konnte. Das Ziel war es, der Konkurrenz voraus zu sein, indem man sich an die wachsenden Betriebsmodelle des Unternehmens anpasst. Die Lösung musste flexibel sein und die UFD-Aktivitäten unterstützen, damit die Benutzer Verfahren und Unterlagen effizienter verwalten können. Schnelligkeit war von entscheidender Bedeutung, aber auch die Fähigkeit, Änderungen im Handumdrehen vorzunehmen, um auf zukünftige Anforderungen zu reagieren. Mit all diesen Faktoren im Hinterkopf machte sich das Team daran, eine hochmoderne Lösung zu entwickeln, die dem Kunden helfen würde, an der Spitze zu bleiben.

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Die Lösung

Avvale ging bei der Entwicklung der Naturgy-Lösung mit dem Gedanken an Schnelligkeit und Effizienz an die Sache heran, indem es die Agile-Methode anwandte und Low-Code-Tools einsetzte, um schnell eine Lösung zu erstellen, die einfache Aufgaben automatisieren und die Aktenverfolgung und Prozesse optimieren würde. Ein weiteres Ziel des Teams war die Verbesserung der Kommunikation mit Dritten für die Abrechnung und Bezahlung.

Eine der wichtigsten Funktionen der gewählten Lösung ist eine API Rest, die die Integration mit anderen Tools ermöglicht und den Datenexport für Analysen erleichtert. Mit dieser hochmodernen Lösung kann Naturgy seine gesamten Geschäftsprozesse verbessern, die Kommunikation rationalisieren und sich einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt verschaffen.
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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

Wie die Lösung hilft 

Diese neue Lösung hat die Verfolgung und Verwaltung von Prozessen und Akten erheblich verbessert. Dadurch erhält Naturgy einen Einblick in die Ermittlung von Mängeln und verbesserungswürdigen Bereichen. Diese Art der Transparenz bietet auch einen globalen Überblick über die verschiedenen Teams und ihre Arbeitsabläufe.
 
Mit einer einzigen Kommunikationsplattform für Drittanbieter befinden sich alle Arbeitsabläufe in einem zentralen System statt in mehreren. Der Prozess der Rechnungserstellung wurde gestrafft und der Zeitaufwand für diese Aufgabe wurde reduziert. 
 
Die Kombination der Low-Code-Umgebung mit der agilen Methodik ermöglichte es dem Team, sich an alle Änderungen anzupassen, die während der Entwicklung auftraten, ohne die Lieferfrist zu beeinträchtigen - eine Fähigkeit, die das Unternehmen auch heute noch beibehält.
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