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Naturgy Adapta un Enfoque Ágil a la Gestión de Procedimientos.

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Naturgy es una de las mayores compañías internacionales integradas de gas y electricidad, con presencia en 20 países y 16 millones de clientes. Con más de 175 años de historia, Naturgy es líder en la distribución de gas en España y América Latina. La compañía genera, distribuye y comercializa energía y servicios, trabajando para garantizar el bienestar de las personas, el progreso de las empresas y la sociedad, y la sostenibilidad del planeta.

El Desafío

Naturgy tenía la necesidad de una solución dinámica que pudiera gestionar procedimientos y licitaciones en un entorno empresarial en constante evolución. El objetivo era mantenerse por delante de la competencia adaptándose a los modelos operativos en crecimiento de la empresa. La solución debía ser flexible y capaz de respaldar la actividad de UFD, lo que permitiría a los usuarios gestionar los procedimientos y registros de manera más eficiente. La velocidad era esencial, pero también lo era la capacidad de realizar cambios sobre la marcha en respuesta a futuras necesidades. Con todos estos factores en mente, el equipo se dispuso a crear una solución de vanguardia que ayudara al cliente a mantenerse a la vanguardia del juego.

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El Enfoque

Avvale abordó el desarrollo de la solución de Naturgy con rapidez y eficiencia en mente, adoptando la metodología Agile y utilizando herramientas de bajo código para crear rápidamente una solución que automatizara tareas simples y optimizara el seguimiento de archivos y procesos. El equipo también se propuso mejorar la comunicación con terceros para facturación y pagos.

Una de las características clave de la solución elegida es una API Rest, que permite la integración con otras herramientas y facilita la exportación de datos para análisis. Con esta solución de vanguardia, Naturgy puede mejorar sus procesos comerciales en general, agilizar la comunicación y obtener una ventaja competitiva en el mercado.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

El Impacto

Esta nueva solución ha mejorado enormemente el seguimiento y la gestión de procesos y archivos. Como resultado, Naturgy obtiene información para identificar deficiencias y áreas de mejora. Este tipo de visibilidad también proporciona una visión global de los diferentes equipos y sus flujos de trabajo.

Con una única plataforma de comunicación para proveedores externos, todos los flujos de trabajo se encuentran en un sistema centralizado en lugar de múltiples sistemas. El proceso de creación de facturas se ha optimizado y se ha reducido el tiempo dedicado a esta tarea.

La combinación del entorno de bajo código con la metodología Agile permitió al equipo adaptarse a cualquier cambio que surgiera durante el desarrollo sin afectar el cronograma de entrega, una flexibilidad que la empresa aún mantiene en la actualidad.
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