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A Naturgy adapta a abordagem ágil ao gerenciamento de processos

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

A Naturgy é uma das maiores empresas internacionais integradas de gás e eletricidade, com presença em 20 países e 16 milhões de clientes. Com mais de 175 anos de história, a Naturgy é líder em distribuição de gás na Espanha e na América Latina. A empresa gera, distribui e comercializa energia e serviços, trabalhando para garantir o bem-estar das pessoas, o progresso das empresas e da sociedade e a sustentabilidade do planeta.

O Desafio

A Naturgy tinha uma necessidade premente de uma solução dinâmica que pudesse gerenciar procedimentos e licitações em um ambiente de negócios em rápida evolução. O objetivo era manter-se à frente da concorrência, adaptando-se aos crescentes modelos de operação da empresa. A solução tinha que ser flexível e capaz de suportar a atividade de UFD, o que permitiria aos usuários gerenciar procedimentos e registros com mais eficiência. A velocidade era essencial, assim como a capacidade de fazer alterações em tempo real em resposta a quaisquer necessidades futuras. Com todos esses fatores em mente, a equipe se propôs a criar uma solução de ponta que ajudasse o cliente a ficar à frente do jogo.

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A Abordagem

A Avvale abordou o desenvolvimento da solução da Naturgy com velocidade e eficiência em mente, adotando a metodologia Agile e utilizando ferramentas de low code para criar rapidamente uma solução que automatizasse tarefas simples e otimizasse o rastreamento de arquivos e processos. A equipe também tinha como objetivo melhorar a comunicação com terceiros para faturamento e pagamento.

Um dos principais recursos da solução escolhida é uma API Rest, que permite a integração com outras ferramentas e facilita a exportação de dados para análise. Com essa solução de ponta, a Naturgy pode aprimorar seus processos comerciais gerais, agilizar a comunicação e obter uma vantagem competitiva no mercado.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

O Impacto

Essa nova solução melhorou muito o rastreamento e o gerenciamento de processos e arquivos. Como resultado, a Naturgy obtém insights para identificar deficiências e áreas de melhoria. Esse tipo de visibilidade também oferece uma visão global de diferentes equipes e seus fluxos de trabalho.
 
Com uma única plataforma de comunicação com fornecedores terceirizados, todos os fluxos de trabalho estão localizados em um sistema centralizado, em vez de vários. O processo de criação de faturas foi simplificado e o tempo gasto nessa tarefa foi reduzido. 
 
A combinação do ambiente de low code com a metodologia Agile permitiu que a equipe se adaptasse a quaisquer mudanças que ocorressem durante o desenvolvimento sem afetar o cronograma de entrega - destreza que a empresa mantém até hoje.
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