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Öl Unternehmen verbindet Tausende von Lieferanten und Benutzern nahtlos mit einer Webportal-Lösung

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Unser Kunde ist ein italienisches multinationales Energieunternehmen mit Hauptsitz in Rom. Er gilt als einer der sieben größten Ölkonzerne der Welt und beschäftigt über 32.000 Mitarbeiter in fast 62 Ländern. Die Priorität des Unternehmens besteht darin, Nachhaltigkeit in sein Geschäftsmodell zu integrieren, eine sozial gerechte Energiewende zu gewährleisten und den Zugang zu Energie für alle zu garantieren, während gleichzeitig die Umwelt aktiv geschützt wird.

Die Herausforderung

Mit über 26.000 Lieferanten und 36.335 aktiven Nutzern erkannte unser Kunde die Notwendigkeit eines einheitlichen Zugangspunkts, um die Interaktionen mit den Lieferanten zu rationalisieren. Das vorherige System verfügte nicht über eine zentrale Plattform, was zu fragmentierten Prozessen und einer Abhängigkeit von Offline-Vorgängen führte. Das Ziel war es, das System durch einen umfassenden und integrierten Hub zu ersetzen, um die Effizienz zu steigern, die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern und die Abläufe zu zentralisieren.
Da Avvale bereits seit langem mit dem Kunden auf dem Gebiet der Systemintegration zusammenarbeitet, profitierte das Unternehmen von einem wettbewerbsfähigen, vertrauenswürdigen Partner, der die Komplexität seiner Systeme beherrschte und dank seiner Kenntnis der internen Prozesse erfolgreiche Ergebnisse liefern konnte.
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Die Lösung

In Zusammenarbeit mit dem Kunden beschlossen wir, eine interaktive Plattform als einzigen Zugangspunkt für die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen zu entwickeln. Bei der Lösung handelt es sich um ein Webportal, das als Front-End-Entwicklungsplattform dient und ein Web-CMS (Content Management System) zur Erstellung und Verwaltung der visuellen Schnittstelle und der Benutzererfahrung verwendet. Ein Schlüsselaspekt ist das Vorhandensein einer hochentwickelten Programmiersprache im Backend, die unabhängig von der installierten Infrastruktur ist und es ermöglicht, das Portal an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen, ohne Einschränkungen durch die zugrunde liegende Infrastruktur. Um den effektiven Betrieb der Lösung zu gewährleisten, haben wir die unterstützende Infrastruktur und die Betriebslogik mit Hilfe eines Anwendungsservers implementiert, der die zugrunde liegenden Prozesse und die für das Portal erforderlichen Grundfunktionen verwaltet und so eine nahtlose und zuverlässige Benutzererfahrung gewährleistet.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

Wie die Lösung hilft

Durch die Implementierung einer sicheren und optimierten Plattform hat sich die Zusammenarbeit zwischen unserem Kunden und seinen Lieferanten deutlich verbessert, was das Engagement und die Effizienz erhöht.
Ein vereinfachter Registrierungsprozess gewährt den Lieferanten Zugang zu einem sicheren privaten Bereich, in dem sie während der gesamten Zusammenarbeit nahtlos Daten und Dokumente austauschen und Bankdaten für Rechnungszahlungen einfach verwalten können, was reibungslose Finanztransaktionen gewährleistet.
Das Portal ermöglicht eine unabhängige Verwaltung der Benutzerrollen und eine individuelle Anpassung der Fähigkeiten, was eine größere Autonomie und Flexibilität bei der Zusammenarbeit fördert. Lieferanten können sich nun problemlos für bestimmte Unternehmens- und Warengruppen bewerben und so ihr Angebot genauer auf die Kundenanforderungen abstimmen. Außerdem können sie den Status ihrer Qualifikationen verfolgen und den Vertragsstatus überwachen, was eine bessere Ressourcenplanung und Entscheidungsfindung ermöglicht.
Das Portal rationalisiert den Rechnungsstellungsprozess, indem es Rechnungen automatisch empfängt und in Echtzeit über den Bearbeitungsstatus informiert.
Dank einer benutzerfreundlichen Oberfläche können Lieferanten die erforderlichen Unterlagen bequem hochladen und die notwendigen Anti-Mafia-Dokumente einreichen, um die Einhaltung der Vorschriften und einen reibungslosen Informationsaustausch zu gewährleisten.
Die Zentralisierung der Funktionen an einer einzigen Stelle fördert einen nachhaltigeren und zirkulären Ansatz. Sie reduziert den Zeitaufwand, da die Lieferanten an einem Ort auf die erforderlichen Tools und Informationen zugreifen können, und verringert den E-Mail-Verkehr, wodurch der Webverkehr minimiert wird. Die Inhaltszertifizierungsfunktion des Portals gewährleistet die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der ausgetauschten Informationen und unterstützt so eine nachhaltigere Lieferkette.

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