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Supermajor Oil Company Conecta a la Perfección a Miles de Proveedores y Usuarios con una Solución de Portal Web

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Nuestro cliente es una multinacional italiana del sector energético con sede en Roma. Considerada una de las siete mayores petroleras del mundo, emplea a más de 32.000 personas en casi 62 países. La prioridad de la empresa es integrar la sostenibilidad en su modelo de negocio, asegurar una transición energética socialmente justa y garantizar el acceso a la energía para todos, salvaguardando activamente el medio ambiente.

El Desafío

Con más de 26.000 proveedores y 36.335 usuarios activos, nuestro cliente reconoció la necesidad de un punto de acceso unificado para agilizar las interacciones con los proveedores. Su sistema anterior carecía de una plataforma centralizada, lo que daba lugar a procesos fragmentados y a una dependencia de las operaciones fuera de línea. El objetivo era sustituirlo por un centro totalmente completo e integrado para aumentar la eficacia, mejorar la experiencia del usuario y centralizar las operaciones.
Dado que Avvale tenía una larga relación con el cliente en el campo de la integración de sistemas, al elegirnos, se beneficiaron de un socio competitivo y de confianza que podía navegar por las complejidades de sus sistemas y ofrecer resultados satisfactorios impulsados por nuestro conocimiento de los procesos internos.
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El Enfoque

En colaboración con el cliente, decidimos desarrollar una plataforma interactiva como único punto de acceso para colaborar con la empresa. La solución es un portal web que sirve como plataforma de desarrollo front-end, utilizando un CMS web (sistema de gestión de contenidos) para crear y gestionar la interfaz visual y la experiencia del usuario. Un aspecto clave es la presencia de un lenguaje de programación de alto nivel en el backend, independiente de la infraestructura instalada, lo que permite personalizar y adaptar el portal a las necesidades específicas de la empresa sin restricciones por la infraestructura subyacente. Para garantizar el funcionamiento eficaz de la solución, implementamos la infraestructura de apoyo y la lógica operativa utilizando un servidor de aplicaciones, gestionando los procesos subyacentes y la funcionalidad básica necesaria para el portal, garantizando una experiencia de usuario fluida y fiable.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

El Impacto

Al implementar una plataforma segura y ágil, la colaboración entre nuestro cliente y sus proveedores ha mejorado significativamente, aumentando el compromiso y la eficiencia.
Un proceso de registro simplificado permite a los proveedores acceder a un área privada segura para intercambiar sin problemas datos y documentos a lo largo de la colaboración y gestionar fácilmente los datos bancarios para el pago de facturas, garantizando la fluidez de las transacciones financieras.
El portal permite gestionar de forma independiente las funciones de los usuarios y personalizar sus competencias, fomentando una mayor autonomía y flexibilidad en su colaboración. Los proveedores ahora pueden solicitar fácilmente grupos específicos de empresas y mercancías, alineando sus ofertas de forma más precisa con los requisitos de los clientes. También pueden hacer un seguimiento del estado de sus cualificaciones y supervisar la situación de los contratos, lo que facilita una mejor planificación de los recursos y la toma de decisiones.
El portal agiliza el proceso de facturación, recibiendo automáticamente las facturas y proporcionando actualizaciones en tiempo real sobre el estado de tramitación.
Gracias a una interfaz fácil de usar, los proveedores pueden cargar cómodamente la documentación requerida y presentar la documentación antimafia necesaria, garantizando el cumplimiento y un intercambio de información fluido.
Centralizar las funciones en un único punto fomenta un enfoque más sostenible y circular. Reduce el consumo de tiempo, ya que los proveedores pueden acceder fácilmente a las herramientas y la información necesarias en un solo lugar, y disminuye la comunicación por correo electrónico, minimizando el tráfico web. La función de certificación de contenidos del portal garantiza la exactitud y fiabilidad de la información compartida, apoyando una cadena de suministro más sostenible.

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