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Supermajor Oil Company conecta  milhares de fornecedores e usuários com uma solução de portal web

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Nosso cliente é uma empresa multinacional italiana de energia com sede em Roma. Considerada uma das sete maiores empresas de petróleo do mundo, ela emprega mais de 32.000 pessoas em quase 62 países. A prioridade da empresa é integrar a sustentabilidade em seu modelo de negócios, assegurando uma transição energética socialmente justa e garantindo o acesso à energia para todos, ao mesmo tempo em que protege ativamente o meio ambiente.

O Desafio

Com mais de 26.000 fornecedores e 36.335 usuários ativos, nosso cliente reconheceu a necessidade de um ponto de acesso unificado para otimizar as interações com os fornecedores. Seu sistema anterior não tinha uma plataforma centralizada, o que resultava em processos fragmentados e na dependência de operações offline. A meta era substituí-lo por um hub totalmente abrangente e integrado para aumentar a eficiência, melhorar a experiência do usuário e centralizar as operações.
Como a Avvale tinha um relacionamento de longa data com o cliente no campo de integração de sistemas, ao nos escolher, eles se beneficiaram de um parceiro competitivo e confiável que poderia navegar pelas complexidades de seus sistemas e fornecer resultados bem-sucedidos impulsionados por nosso conhecimento dos processos internos.
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A Abordage

Em colaboração com o cliente, decidimos desenvolver uma plataforma interativa como o único ponto de acesso para colaborar com a empresa. A solução é um portal da Web que funciona como uma plataforma de desenvolvimento de front-end, usando um CMS (sistema de gerenciamento de conteúdo) da Web para criar e gerenciar a interface visual e a experiência do usuário. Um aspecto importante é a presença de uma linguagem de programação de alto nível no back-end, independente da infraestrutura instalada, permitindo que o portal seja personalizado e adaptado de acordo com as necessidades específicas da empresa, sem restrições da infraestrutura subjacente. Para garantir a operação eficaz da solução, implementamos a infraestrutura de suporte e a lógica operacional usando um servidor de aplicativos, gerenciando os processos subjacentes e a funcionalidade básica necessária para o portal, garantindo uma experiência de usuário perfeita e confiável.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

O Impacto

Com a implementação de uma plataforma segura e simplificada, a colaboração entre nosso cliente e seus fornecedores melhorou significativamente, aumentando o envolvimento e a eficiência.
Um processo de registro simplificado concede aos fornecedores acesso a uma área privada segura para trocar dados e documentos sem problemas durante toda a colaboração e gerenciar facilmente os detalhes bancários para pagamentos de faturas, garantindo transações financeiras tranquilas.
O portal permite o gerenciamento independente das funções dos usuários e a personalização das habilidades, promovendo maior autonomia e flexibilidade em sua colaboração. Os fornecedores agora podem se candidatar facilmente a grupos específicos de empresas e mercadorias, alinhando suas ofertas com mais precisão às exigências do cliente. Eles também podem acompanhar o status de suas qualificações e monitorar os status dos contratos, facilitando um melhor planejamento de recursos e a tomada de decisões.
O portal simplifica o processo de faturamento, recebendo faturas automaticamente e fornecendo atualizações em tempo real sobre o status do processamento.
Graças a uma interface fácil de usar, os fornecedores podem carregar a documentação exigida e enviar a documentação anti fraude necessária, garantindo a conformidade e a troca de informações sem problemas.
A centralização das funções em um único ponto promove uma abordagem mais sustentável e circular. Isso reduz o consumo de tempo, pois os fornecedores podem acessar facilmente as ferramentas e as informações necessárias em um único local, e diminui a comunicação por e-mail, minimizando o tráfego web. O recurso de certificação de conteúdo do portal garante a precisão e a confiabilidade das informações compartilhadas, apoiando uma cadeia de suprimentos mais sustentável.

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