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Hotel Gran Bilbao Forecasts Occupancy Rates Using AI

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Das Hotel Gran Bilbao (HGB) in Spanien bietet seinen Gästen ein einzigartiges, sehr persönliches Erlebnis.  Das Hotel weiß, dass kein Gast dem anderen gleicht und daher auch kein Zimmer dem anderen gleicht. Jedes Zimmer wird mit Kunstwerken ausgestattet, die den Gästen als Inspiration dienen. Mit einem derartigen Fokus auf das Gästeerlebnis sah das HGB die Möglichkeit, noch proaktiver bei den Bedingungen und Dienstleistungen zu werden.

Die Herausforderung

HGB hat sich mit Avvale zusammengetan, um bei der Ermittlung des Umsatzes pro verfügbarem Zimmer (REVPAR) zu helfen. Dies ist die Schlüsselkennzahl, die den Umsatz pro verfügbarem Zimmer misst und auf mehreren Faktoren basiert, einschließlich des festgelegten Zeithorizonts, ob wöchentlich, monatlich, jährlich usw. Zur Berechnung dieser Kennzahl sind zwei Variablen erforderlich: der prozentuale Anteil der Belegung an der Gesamtzahl der verfügbaren Zimmer und die durchschnittliche Tagesrate (ADR).
 
Zu Beginn dieses Projekts befragte Avvale Hoteldirektoren, Revenue Directors, Partner und potenzielle Kunden. Man kam zu dem Schluss, dass es auf dem Markt keine Lösung gab, die sowohl externe als auch interne Indikatoren für die Vorhersage der Nachfrage und der Hotelauslastung auswertete. Es war klar, dass eine maßgeschneiderte Lösung benötigt wurde. Und nicht nur das, sondern eine Lösung, die auch auf andere kleinere und größere Unternehmen angewendet werden konnte.  
 

Nach einer Analyse des Netzes unabhängiger Unternehmen/Hotels in Spanien wurde festgestellt, dass die Lösung bestimmte Aspekte ihrer Geschäftsmodelle abbilden kann. Im Fall von HGB war es wichtig, den Direktverkauf zu stärken, um die Rentabilität zu verbessern. Eine Notwendigkeit dieses Tools besteht darin, ein effektiveres und rentableres Management der Vertriebskanalstrategie zu ermöglichen, um die Rentabilität zu steigern.
Img1-Hotel Gran Bilbao_

Die Lösung

Avvale hat gemeinsam mit dem Hotel Gran Bilbao eine neue Lösung entwickelt und erfolgreich implementiert, um die Revenue-Management-Strategie zu verbessern.

To create stronger predictions, various algorithms and predictive models based on Deep Learning (neural networks) were combined while factoring variables such as past occupancy, average booking price, channel, segment, room types, or other data external to the hotel. All this connected to the data of the Property Management System (PMS) of the hotel to create a full view of current and future occupancy.
Hotel Bilbao - Img 1-1

The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

Wie die Lösung hilft

Durch die Nutzung von Echtzeit-Einsichten durch Datenmanagement kann das Hotel Gran Bilbao die Nachfrage und die Hotelbelegung mit einer Genauigkeit von 90 % über einen Zeithorizont von einem Monat und mit einer Genauigkeit von fast 89 % über einen Zeithorizont von neunzig Tagen vorhersagen. Dadurch konnte das Hotel einen Anstieg des REVPAR verzeichnen. Vorausschauende Szenarien sorgen für die Bewältigung potenzieller Herausforderungen und den Verbrauch von Hoteldienstleistungen für eine genaue Service- und Terminplanung, was die Betriebskosten weiter senkt. Vor allem aber kann sich das Hotel Gran Bilbao auf das konzentrieren, was es am besten kann - außergewöhnlichen Service und Gastfreundschaft zu bieten.

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