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El Hotel Gran Bilbao Predice su Tasa de Ocupación Mediante IA

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

El Hotel Gran Bilbao (HGB) de España ofrece experiencias únicas y altamente personalizadas a sus huéspedes.  Saben que no hay dos huéspedes iguales y, por tanto, no hay dos habitaciones exactamente iguales. Cada habitación está decorada con obras de arte que sirven de inspiración a los huéspedes. Con una atención tan especial a la experiencia de los huéspedes, HGB vio la oportunidad de ser aún más proactivo con las condiciones y los servicios.

El Desafío

HGB se asoció con Avvale para ayudar a determinar los ingresos por habitación disponible (REVPAR). Se trata de la métrica clave que mide los ingresos por habitación disponible y que se basa en varios factores, como el horizonte temporal establecido, ya sea semanal, mensual, anual, etc. Para calcular este KPI es necesario disponer de estas dos variables, porcentaje de ocupación sobre el total de habitaciones disponibles y la tarifa media diaria (ADR).
 
Para iniciar este proyecto, Avvale entrevistó a directores de hoteles, directores de ingresos, socios y clientes potenciales. Se llegó a la conclusión de que no existía ninguna solución en el mercado que evaluara tanto los indicadores externos como los internos a la hora de predecir la demanda y la ocupación hotelera. Estaba claro que se necesitaba una solución a medida. Y no solo eso, sino una solución que pudiera aplicarse a otros negocios más pequeños y más grandes.  

Tras analizar la red de negocios independientes/hoteleros en España, se determinó que la solución puede replicar ciertos aspectos de sus modelos de negocio. En el caso de HGB, era imprescindible potenciar la venta directa para mejorar su rentabilidad. Una necesidad de esta herramienta es permitir una gestión más eficaz y rentable de la estrategia de canal para aumentar la rentabilidad.
Img1-Hotel Gran Bilbao_

El Enfoque

Avvale codesarrolló una nueva solución con el Hotel Gran Bilbao y la implementó con éxito con la intención de mejorar la estrategia de gestión de ingresos.

Para crear predicciones más sólidas, se combinaron diversos algoritmos y modelos predictivos basados en Deep Learning (redes neuronales) mientras se factorizaban variables como la ocupación pasada, el precio medio de la reserva, el canal, el segmento, los tipos de habitación u otros datos externos al hotel. Todo ello conectado a los datos del sistema de gestión de la propiedad (PMS) del hotel para crear una visión completa de la ocupación actual y futura.
Hotel Bilbao - Img 1-1

The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

El Impacto

Gracias a la gestión de datos en tiempo real, el Hotel Gran Bilbao puede predecir la demanda y la ocupación hotelera con una precisión del 90% en un horizonte temporal de un mes y de casi el 89% en un horizonte de noventa días. Gracias a ello, el hotel ha experimentado un aumento del REVPAR. Los escenarios predictivos gestionan los retos potenciales y el consumo de servicios del hotel para un servicio y programación precisos, reduciendo aún más los costes de las operaciones. Y lo que es más importante, el Hotel Gran Bilbao puede centrarse en lo que mejor sabe hacer: ofrecer un servicio y una hospitalidad excepcionales.

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