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Pharmaunternehmen verschmilzt Intelligenz und Beschaffung mit SAP Ariba

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Alfasigma S.p.A. gehört zu den fünf größten Pharmaunternehmen Italiens und ist Marktführer bei verschreibungspflichtigen Arzneimitteln für viele Therapiebereiche der Grundversorgung und bietet auch eine Reihe von rezeptfreien Produkten an. Die Forschungs- und Entwicklungsabteilung des Unternehmens konzentriert sich auf drei Haupttherapiebereiche: Gastroenterologie, Gefäßerkrankungen und neurowissenschaftliche Störungen.

Die Herausforderung

Als Teil einer umfassenderen Transformation des Beschaffungswesens musste Alfasigma S.p.A. eine Initiative zur Digitalisierung des Lieferantenbeziehungsmanagements und zur Vereinfachung der Beschaffungsprozesse für indirekte Ausgaben ins Leben rufen. Das Ziel war es, ein intelligentes und intuitives Einkaufserlebnis zu bieten, das die Beschaffungs- und Einkaufsprozesse in Übereinstimmung mit den Best Practices der Beschaffung optimiert. Neben der Verbesserung der Beschaffung und der Lieferkette wollte das Unternehmen auch Schutzmaßnahmen gegen erhöhte Kosten und unkontrollierte Ausgaben schaffen.

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Die Lösung

Implementierung der nativen Integration der Guided-Buying-Funktion in die Lösungen SAP Ariba Buying und SAP Ariba Catalog, die eine intuitive Erfahrung bietet, die Mitarbeiter zu den bevorzugten Einkaufskanälen, Prozessen und Richtlinien führt. Das Ergebnis: Alfasigma S.p.A. profitiert von fundierten Produktkenntnissen, zuverlässiger Beratung und einem ergebnisorientierten Lieferansatz.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

Wie die Lösung hilft

Alfasigma S.p.A. hat seine Beschaffungspraktiken verbessert und die unkontrollierten Ausgaben reduziert, was zu verschiedenen Vorteilen in allen Bereichen der Beschaffung geführt hat. Seit der Implementierung wurde die Durchlaufzeit des Beschaffungsprozesses verkürzt und die Prozess-Compliance durch die Automatisierung der Budgetprüfung vor der Freigabe von Kaufanträgen erhöht. Außerdem wurde der Prozess der Zusammenarbeit mit Lieferanten durch die Digitalisierung des Austauschs von Beschaffungsdokumenten verkürzt.

Mit den Funktionen zur Zusammenarbeit mit Lieferanten konnte das Unternehmen das Risiko von Lieferengpässen und Außenständen minimieren, indem es den Lieferanten die Möglichkeit gab, auf spezifische Waren- und Dienstleistungsanforderungen zu reagieren. Darüber hinaus wurden die Dauer des Wareneingangsprozesses und die Fehlerquote reduziert, indem die Wareneingangsfunktion so konfiguriert wurde, dass die Benutzer den Prozess des Wareneingangs oder der Leistungserfassungsblätter initiieren können. Durch die Verwaltung von Katalogen als genehmigte Bezugsquelle schränkt das Unternehmen nun die Möglichkeiten für unkontrollierte Ausgaben ein und erhöht die Compliance bei der Beschaffung.

Schließlich hat der Kunde die taktischen Beschaffungsmöglichkeiten verbessert und den Prozess der Einbindung des Beschaffungsteams digitalisiert, das Management der Lieferantenbeziehungen digitalisiert und die Beschaffungsprozesse mit Tools vereinfacht, die die Mitarbeiter zu den bevorzugten Einkaufskanälen führen.

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