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Campari: 10 mesi per un nuovo standard nel workforce planning

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Campari Group è un protagonista di primo piano nell’industria globale degli spirits, con un portafoglio di oltre 50 brand premium e super-premium che spazia dagli aperitivi agli agave spirits, dai whiskey e rum fino a cognac e champagne. Fondato nel 1860, oggi il Gruppo è il sesto player mondiale nel segmento dei premium spirits. 

La sfida

Al centro della sfida c’era l’esigenza di unificazione: un modello di pianificazione unico e dinamico, capace di scalare con il business, riflettere le priorità strategiche di Campari Group e favorire una responsabilità condivisa tra HR e Finance.

Al contempo, il Gruppo mirava a valorizzare pienamente l’ecosistema già in uso, integrando SuccessFactors come perno del nuovo modello di pianificazione, assicurando coerenza dei dati e massimizzando il ritorno sugli investimenti digitali precedenti. La complessità del processo offriva inoltre opportunità di semplificazione, utili a facilitarne la gestione e a garantire il rispetto costante delle tempistiche operative.

Con l’espansione della presenza globale di Campari Group, aumentava anche l’urgenza di una soluzione di workforce planning scalabile e unificata, in grado di supportare il decision-making strategico sia a livello locale sia corporate.

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L'approccio

Attraverso una fase di analisi approfondita, Avvale e i team Global HR e FP&A di Campari Group hanno identificato congiuntamente le funzionalità core richieste per la nuova soluzione e progettato un processo di pianificazione ottimizzato, capace di valorizzare al meglio le informazioni provenienti dal sistema HCM.

Questa collaborazione cross-funzionale ha consentito di definire un modello intuitivo e scalabile, bilanciando livello di dettaglio, flessibilità di pianificazione e user experience. Il progetto è stato avviato con un pilota in due Paesi, permettendo al team di validare e affinare la logica di pianificazione globale in un contesto reale. Una volta ottimizzato e utilizzato attivamente lungo un intero ciclo di pianificazione, il modello è stato distribuito all’intera rete di Campari Group.

All’interno di una più ampia trasformazione dei processi di business planning, Campari Group ha implementato, insieme ad Avvale, una soluzione di Workforce Planning basata su SAP Analytics Cloud, distribuita a livello globale in soli 10 mesi. Oggi il Gruppo dispone di una soluzione unica di pianificazione che ha rafforzato la collaborazione tra HR e Finance e ridotto significativamente i tempi complessivi del processo di workforce planning.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

L'impatto

La nuova soluzione introduce un approccio rinnovato alla pianificazione della forza lavoro e dei costi del personale: semplifica i processi e abilita decisioni più strategiche. Integrando SAC e SuccessFactors, è stato creato un ambiente che rispecchia i flussi di lavoro naturali invece di costringere gli utenti ad adattarsi a sistemi rigidi.

L’iniziativa ha generato diversi miglioramenti chiave: processo più snello e unificato, maggiore accuratezza e visibilità dei dati, efficienza superiore in fase di pianificazione e collaborazione più forte tra i team HR e Finance grazie alla simulazione rapida degli scenari di impatto. Con meno sforzo e in tempi più contenuti, tutte le consociate sono ora in grado di generare budget di workforce basati su insight in tempo reale e KPI standardizzati, riducendo al minimo le attività manuali.

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