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Verkürzung der Abschlusszeiten durch konsolidiertes Finanz-Ökosystem

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Unser Kunde ist ein weltweit anerkannter italienischer Hersteller von Kaffeeprodukten, der in einer Reihe von Einzelhandels-Coffeeshops mit einer breiten Palette von Angeboten in seinem Produktportfolio tätig ist. Mit seiner mehr als 120-jährigen Geschichte hat sich dieses Familienunternehmen zu einem globalen Unternehmen mit mehr als zwei Milliarden Umsatz und fast viertausend Mitarbeitern entwickelt.

Die Herausforderung

Das Unternehmen erlebte in den letzten Jahren ein schnelles Wachstum, das auf eine globale Strategie der Übernahmen zurückzuführen war. Natürlich musste das Unternehmen sein Controlling-Modell entsprechend den neuen Möglichkeiten, die der Markt bietet, weiterentwickeln. Unser Kunde wollte die Effizienz seines internen Berichtswesens steigern, da es zu Verzögerungen beim Zugriff auf genaue Plandaten für den Austausch mit den Finanzkontrolleuren kam. Darüber hinaus verwaltete die Finanzabteilung den gesamten Budgetierungsprozess in Excel und lud die gesammelten Daten dann zur vollständigen Berechnung in SAP ECC hoch. Schließlich wollte man den Prozess der Finanzkonsolidierung in den Planungsprozess integrieren, um die für den Controllingprozess aufgewendeten Ressourcen zu reduzieren. 

Um seine ideale Finanzlandschaft zu nutzen, benötigte unser Kunde eine Lösung, die einen intelligenteren und schlankeren Budgeterstellungsprozess ermöglicht, indem sie die Zeit für den Abschluss reduziert und eine detaillierte Margenanalyse ermöglicht.

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Die Lösung

Avvale führte eine maßgeschneiderte Prozessanalyse des finanziellen Ökosystems des Kunden durch. Auf der Grundlage dieser Ergebnisse wurde durch die Konsolidierung der Plattform mit SAP BPC 10.1 ein effizienter Geschäftsablauf geschaffen. Diese Lösung bietet ein starkes und flexibles Planungs- und Kontrollmodell zur Optimierung der Geschäftsprozesse.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

Wie die Lösung hilft

Die Einführung eines strukturierten Planungs- und Kontrollmodells brachte verschiedene Vorteile für die Organisation mit sich. Erstens konnte der Zeitaufwand für Monatsabschlüsse und Planung erheblich reduziert werden, da nun eine starke Integration zwischen den Finanz- und den Planungsmodellen der anderen Abteilungen besteht. Diese Integration hat auch zu einer zuverlässigen Einhaltung des IFRS-Modells geführt, wodurch sichergestellt wird, dass die Daten konsistent sind und zwischen externer und interner Berichterstattung nachvollzogen werden können.

Darüber hinaus sind nun relevante KPIs nach Verantwortungsbereichen verfügbar, zusammen mit Margenberechnungen sowohl auf globaler als auch auf lokaler Ebene. Die Implementierung des Planungs- und Kontrollmodells hat auch die Integration von Controlling- und Transaktionsprozessen erleichtert, was zu einer besser geführten Dateneingabe, Validierungsregeln und Aufgabenkontrolle für die Benutzer geführt hat.

Schließlich hat die Verfügbarkeit von leicht zugänglichen Daten und die verbesserte Automatisierung den Zeitaufwand für Planungs-, Budgetierungs- und Konsolidierungsaktivitäten reduziert.

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