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Riduzione del closing time grazie ad un ecosistema finanziario consolidato
While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.
Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.
Questo cliente è un noto produttore italiano di prodotti per il caffè riconosciuto a livello globale, che opera in numerosi negozi di caffé al dettaglio con una vasta gamma di offerte nel suo portfolio di prodotti. Con oltre 120 anni di storia, questa azienda a conduzione familiare si è trasformata in un'impresa globale con un fatturato di oltre due miliardi di euro e quasi quattromila dipendenti.
La sfida
Negli ultimi anni, l'azienda ha registrato una rapida crescita grazie a una strategia globale di acquisizioni. Naturalmente, per stare al passo con tale crescita e con le nuove opportunità offerte dal mercato, era necessario evolvere il proprio modello di controllo. Il cliente desiderava aumentare l'efficienza del proprio strumento di reportistica interna poiché riscontrava ritardi nell'accesso ai dati accurati di pianificazione da condividere con i responsabili finanziari. Inoltre, il dipartimento finanziario gestiva l'intero processo di budgeting in Excel e successivamente caricava i dati raccolti in SAP ECC per il calcolo completo.
Non da ultimo, il cliente voleva integrare il processo di consolidamento finanziario con quello di pianificazione per ridurre il numero delle risorse impiegate nel processo di controllo.
Per costruire al meglio il proprio scenario finanziario ideale, il cliente necessitava dunque di una soluzione in grado di rendere il processo di creazione del budget più intelligente e snello, con conseguente riduzione dei tempi di chiusura e ottenimento di un’analisi dettagliata dei margini.
L'approccio
Avvale ha eseguito un'analisi accurata dei processi finanziari del cliente che ha portato alla creazione di un flusso di lavoro più efficiente mediante il consolidamento della piattaforma con SAP BPC 10.1. Questa soluzione fornisce un modello di pianificazione e controllo solido e flessibile in grado di ottimizzare i processi aziendali.
The Challenge
Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:
- Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
- Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
- Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
- No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
- Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.
The Approach
With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:
- Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
- Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
- Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
- Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
- Create new KPls driven by the business needs.
When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:
- Add members on the fly
- Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
- Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
- Customize the solution based on their current business process
- Perform driver-based calculations
- Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT
L'impatto
L'implementazione di un modello strutturato di pianificazione e controllo ha comportato vari benefici per l'organizzazione. In primo luogo, ha ridotto significativamente il tempo impiegato per la chiusura mensile e la pianificazione, poiché ora esiste una forte integrazione tra finanza e altri modelli di pianificazione. Questa integrazione ha anche garantito il rispetto delle norme IFRS, assicurando che i dati siano coerenti e possano essere tracciati tra la segnalazione esterna e interna.
Inoltre, sono ora disponibili indicatori chiave di prestazione per area, insieme a calcoli dei margini sia a livello globale che locale. L'implementazione del modello di pianificazione e controllo ha anche facilitato l'integrazione tra i processi di controllo e i processi transazionali, consentendo un inserimento guidato dei dati, regole di convalida e controllo delle attività per gli utenti.
Infine, la disponibilità di dati facilmente accessibili e la migliorata automazione hanno ridotto il tempo richiesto per le attività di pianificazione, budgeting e consolidamento.
