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Reduce el Tiempo de Cierre a Través de un Ecosistema Financiero Consolidado

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Nuestro cliente es un fabricante italiano reconocido a nivel mundial de productos de café que opera en una serie de tiendas de café minoristas con una amplia gama de ofertas en su cartera de productos. Con más de 120 años de historia, esta empresa de gestión familiar se ha transformado en una empresa global con más de dos mil millones en ingresos y casi cuatro mil empleados.

El Desafío

La empresa experimentó un crecimiento rápido en los últimos años debido a una estrategia global de adquisiciones. Naturalmente, necesitaban adaptar su modelo de control a las nuevas oportunidades que ofrecía el mercado. Nuestro cliente deseaba aumentar la eficiencia con su herramienta interna de informes, ya que había demoras para acceder a datos planificados precisos que compartir con los responsables financieros. Además, el departamento de finanzas gestionaba todo el proceso de presupuestación en Excel y luego cargaba los datos recopilados en SAP ECC para el cálculo completo. Por último, querían integrar su proceso de consolidación financiera con su proceso de planificación para reducir los recursos invertidos en el proceso de control.

Para aprovechar al máximo su panorama financiero ideal, nuestro cliente necesitaba una solución que permitiera un proceso de creación de presupuesto más inteligente y ágil, reduciendo el tiempo de cierre y obteniendo un análisis detallado de márgenes.

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El Enfoque

Avvale realizó un análisis personalizado del proceso del ecosistema financiero del cliente. Utilizando estos hallazgos, crearon un flujo de trabajo empresarial eficiente al consolidar su plataforma con SAP BPC 10.1. Esta solución proporciona un modelo de Planificación y Control sólido y flexible para optimizar los procesos comerciales.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

El Impacto

La implementación de un modelo estructurado de Planificación y Control ha generado varios beneficios para la organización. En primer lugar, se ha reducido significativamente el tiempo dedicado al cierre de fin de mes y la planificación, ya que ahora existe una fuerte integración entre las finanzas y los modelos de planificación de otros departamentos. Esta integración también ha resultado en el cumplimiento confiable del modelo IFRS, asegurando que los datos sean consistentes y se puedan rastrear entre los informes externos e internos.

Además, ahora se disponen de KPI relevantes por área de responsabilidad, junto con cálculos de márgenes a nivel global y local. La implementación del modelo de Planificación y Control también ha facilitado la integración entre los procesos de control y transaccionales, lo que ha llevado a una entrada de datos más guiada, reglas de validación y control de tareas para los usuarios.

Finalmente, la disponibilidad de datos fácilmente accesibles y la automatización mejorada han reducido el tiempo necesario para abordar las actividades de planificación, presupuestación y consolidación.

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