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Migliorare la gestione delle risorse: la trasformazione data-driven di Milano Ristorazione
While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.
Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.
Nelle vivaci strade di Milano si trova Milano Ristorazione, un'azienda pubblica che gestisce servizi di catering per scuole, ospedali e altre istituzioni della città. Fondata nel 1984, ha l'obiettivo di fornire pasti nutrienti, promuovendo al contempo la sostenibilità e l'approvvigionamento locale. Con un'attenzione particolare alla qualità e al benessere della comunità, svolge un ruolo cruciale nel garantire l'accesso a un'alimentazione sana ai residenti di Milano.
La sfida
Milano Ristorazione è responsabile della complessa catena di approvvigionamento relativa alla gestione e alla fornitura dei pasti per le mense di tutta la città. Questo coinvolge svariati e complessi ambiti di attività:
- Fornitura di materie prime, preparazione dei pasti e logistica.
- Gestione dei menu per l'assunzione calorica e le intolleranze alimentari.
- Monitoraggio dei costi legati alla catena di approvvigionamento (personale, cucine, contratti).
- Tracciamento delle iscrizioni al servizio mensa.
- Infrastruttura IT.
Dato l'ingente volume di dati generato quotidianamente da questi processi, Milano Ristorazione ha affrontato sfide significative nella gestione efficace delle risorse. Per mantenere e migliorare la qualità del loro servizio mensa, avevano bisogno di una soluzione di analisi dei dati robusta volta a ridurre lo spreco di risorse e ottimizzare le operazioni.
L'approccio
Avvale è intervenuta per fornire una soluzione completa di analisi dei dati su misura per le esigenze di Milano Ristorazione. Adottando la famiglia di prodotti Qlik, abbiamo permesso a Milano Ristorazione di analizzare e monitorare i dati generati dai loro processi aziendali. Il nostro approccio ha incluso:
- Sviluppo di dashboard personalizzate, KPI e controlli di flusso utilizzando i dati provenienti dai sistemi back-end come SAP e AWS.
- Creazione di una struttura di reporting centralizzata per facilitare l'adozione dello strumento in tutta l'azienda, assicurando che tutti i dipendenti avessero accesso a un'interfaccia comune per la comprensione dei dati e il processo decisionale.
- Implementazione di funzionalità di monitoraggio specifiche, tra cui:
- Confronto dei dati relativi alle iscrizioni alle mense con i pagamenti ricevuti per evidenziare potenziali inefficienze.
- Monitoraggio del flusso di cassa e della tesoreria per identificare aree di crescita o differenze tra i periodi fiscali.
- Analisi dei dati logistici per identificare discrepanze tra i viaggi e il numero di pasti, consentendo azioni correttive immediate.
- Correlazione dei costi di gestione dei punti di distribuzione con i pasti forniti per ottenere informazioni sui singoli punti di distribuzione.
The Challenge
Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:
- Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
- Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
- Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
- No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
- Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.
The Approach
With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:
- Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
- Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
- Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
- Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
- Create new KPls driven by the business needs.
When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:
- Add members on the fly
- Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
- Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
- Customize the solution based on their current business process
- Perform driver-based calculations
- Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT
L'impatto
L'implementazione della soluzione di analisi dei dati di Avvale ha portato risultati trasformativi per Milano Ristorazione. Riducendo lo spreco di risorse, Milano Ristorazione ha ottenuto significativi risparmi sui costi, permettendo loro di allocare più risorse al miglioramento della qualità dei pasti e alle iniziative di sostenibilità. L'efficienza operativa ha visto un notevole miglioramento grazie al monitoraggio in tempo reale e all'analisi dei principali indicatori di prestazione che hanno permesso decisioni rapide e informate. Questo non solo ha migliorato la qualità del servizio, ma ha anche aumentato la trasparenza lungo tutta la catena di approvvigionamento.
Collaborando con Avvale, Milano Ristorazione ora dispone degli strumenti e delle conoscenze necessarie per continuare la sua missione di fornire pasti nutrienti e sostenibili ai residenti di Milano, ottimizzando al contempo le proprie operazioni e risorse.
