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Âncora Consórcios verkürzt die Betriebszeit und gewinnt an finanzieller Transparenz

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Âncora Consórcios wurde 1989 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Franca, in der Nähe von São Paulo. Das Unternehmen gilt als einer der besten Verwalter auf dem Finanzmarkt aufgrund seines persönlichen Service und seiner Aufmerksamkeit für Kunden, Mitarbeiter und Partner.

Die Herausforderung

Âncora Consórcios ließ seine geplanten Einnahmen von mehreren Bereichen wie Produkt, Vertriebskanal und Vertreter verwalten. Daher war die Komplexität der operativen Kontrolle sehr groß und erforderte gezielte Berechnungen durch die Finanzabteilung.

Außerdem erschwerten die Dezentralisierung und die mangelnde Transparenz der Zahlungsraten die Kontrolle der Barmittel und eine genaue Finanzplanung.

Ihr System entsprach zu diesem Zeitpunkt nicht den Standards für die Finanzplanung und die Überwachung der erzielten Ergebnisse. Außerdem wurden große Datenmengen über Tabellenkalkulationen verwaltet, was die Datengenauigkeit beeinträchtigte und zu inkonsistenten Prozessen zwischen den verschiedenen Abteilungen führte, da es keine einheitliche Datenplattform gab.

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Die Lösung

Avvale stellte Âncora eine SaaS-Lösung zur Verfügung, die sich auf die Modernisierung der Finanzen konzentrierte, um den Geschäftsanforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. Die Implementierung dauerte vier Monate und umfasste verschiedene Anforderungen wie die offene Umsatzplanung nach Produkten, Vertriebskanälen und Vertretern. Darüber hinaus umfasste sie die Planung der allgemeinen und administrativen Kosten, die Steuerplanung auf der Grundlage von Annahmen und die Projektion von DRE bis zum Nettogewinn auf Cash-Basis. Die Implementierung umfasste auch die Integration und Überwachung von Vergleichsdaten, KPI-Berechnungen für erreichte und geplante Ziele sowie die Erstellung von monatlichen Prognoseszenarien.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

Wie die Lösung hilft 

Die Implementierung einer Finanzmodernisierungslösung erfüllte nicht nur die notwendigen Anforderungen, sondern bot auch mehrere zusätzliche Vorteile. Es wurden Dashboards erstellt, um die finanzielle Leistung von KPIs zu analysieren und einfache Vergleiche zwischen Szenarien zu ermöglichen. Die Lösung bot auch Agilität bei der Planung von Szenariosimulationen und Budgetprüfungen sowie automatisierte monatliche Prognosen. Diese Funktionen brachten Echtzeitgewinne bei der Budgetumsetzung und ermöglichten es, mehr Zeit für analytische Aktivitäten zu verbringen. Datenintegrität und vollständige Informationsprüfung wurden während der Implementierung sichergestellt und der Zugriff wurde je nach Unternehmen, Kostenstelle und Verkaufskanal kontrolliert. Insgesamt bot die von Avvale implementierte Finanzmodernisierungslösung Âncora ein umfassendes und effizientes Finanzmanagementsystem.

"Die Implementierung von Planning war von Anfang an ein Erfolg. Von der Schließung bis zum Live-Gang wurde alles remote erledigt, was den Zeitplänen große Flexibilität und einen reibungslosen Ablauf des Projekts brachte. Die Beratung von Avvale und die Fachkenntnisse des verantwortlichen Beraters ermöglichten uns genau das zu erreichen, was wir wollten: agile Budgetplanung mit großer Automatisierung von Berechnungen und der Möglichkeit, Prognoseszenarien durchzuführen, die die Komplexität unseres Geschäfts und Marktveränderungen umfassen. Dies war mit dem vorherigen Tool unmöglich. Darüber hinaus hatte das Engagement und die Kompetenz unserer Controlling- und IT-Teams einen sehr positiven Einfluss auf den Erfolg des Projekts. Nach dem Live-Gang haben wir bereits eine deutliche Verbesserung der Informationszuverlässigkeit, Vergleiche zwischen verschiedenen Szenarien und die Analyse von Indikatoren festgestellt, die zuvor manuell durchgeführt und für den Betrieb recht belastend waren."

Michel Leme, Finanzmanager von Âncora.

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