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Âncora Consórcios reduz tempo operacional e ganha visibilidade financeira

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

A Âncora Consórcios foi fundada em 1989 e tem sua sede localizada em Franca, interior de São Paulo. É considerada uma das melhores administradoras do mercado financeiro por seu atendimento personalizado e atenção aos clientes, funcionários e parceiros.

O Desafio

A Âncora Consórcios tinha sua receita planejada gerenciada por diversas áreas, como produto, canal e representante. Assim, a complexidade do controle operacional era grande e exigia cálculos focados do departamento financeiro.

Além disso, a descentralização e a falta de visibilidade das parcelas de pagamento dificultavam o controle de caixa e um planejamento financeiro preciso.

Seu sistema, naquele momento, não atendia aos padrões de planejamento financeiro e monitoramento dos resultados realizados. Além disso, eles tinham grandes volumes de dados sendo gerenciados por meio de planilhas, o que reduzia a precisão dos dados e criava processos inconsistentes entre os diferentes departamentos, já que não havia uma plataforma de dados unificada.

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A Abordagem

A Avvale forneceu à Âncora uma solução SaaS que se concentrou na modernização financeira para atender às suas necessidades comerciais. Essa implementação levou quatro meses para ser concluída e incluiu vários requisitos, como planejamento de receita aberta por produto, canal de vendas e representantes. Além disso, envolveu o planejamento de despesas gerais e administrativas, o planejamento tributário com base em suposições e a projeção de DRE até o lucro líquido em uma base de caixa. A implementação também incluiu integração e monitoramento de dados para comparação, cálculos de KPIs para metas realizadas e planejadas e criação de cenários de previsão mensal.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

O Impacto

A implementação de uma solução de modernização financeira não apenas atendeu aos requisitos necessários, mas também proporcionou vários benefícios adicionais. Foram criados painéis de controle para analisar os KPIs de desempenho financeiro e permitir comparações fáceis entre cenários. A solução também ofereceu agilidade no planejamento de simulações de cenários e revisões orçamentárias, com previsões mensais automatizadas. Esses recursos proporcionaram ganhos em tempo real na operacionalização do orçamento e permitiram que se dedicasse mais tempo às atividades analíticas. A integridade dos dados e a auditoria completa das informações foram garantidas durante toda a implementação, e o controle de acesso foi estabelecido por empresa, centro de custo e canal de vendas. De modo geral, a solução de modernização financeira implementada pela Avvale proporcionou à Âncora um sistema de gestão financeira abrangente e eficiente.

"A implementação do Planning foi um sucesso desde o início. Desde o fechamento até o go-live tudo foi feito remotamente, o que trouxe grande flexibilidade às agendas e ao bom andamento do projeto. A consultoria da Avvale e a expertise do consultor responsável fizeram com que conseguíssemos exatamente o que queríamos: um planejamento orçamentário ágil, com grande automação dos cálculos e a possibilidade de rodar cenários de Forecast que englobam a complexidade do nosso negócio e as mudanças do mercado. Isso era impossível com a ferramenta anterior. Além disso, a dedicação, o envolvimento e a competência de nossas equipes de Controladoria e TI tiveram um impacto muito positivo no sucesso do projeto. Após o go-live, já sentimos uma melhora significativa na confiabilidade das informações, nas comparações entre diferentes cenários e na análise de indicadores que antes eram realizados manualmente e oneravam bastante a operação."

Michel Leme, gerente financeiro da Âncora.

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