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Echtzeit-Fakturierung verbessert die Lieferantenbeziehungen bei einer großen kolumbianischen Fluggesellschaft

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Wenn Sie Ihr Reiseerlebnis auf ein neues Niveau heben wollen, ist unser Kunde genau der Richtige für Sie.

Eine der größten kolumbianischen Fluggesellschaften mit mehr als 16.000 Mitarbeitern und mehr als 200 Flugzeugen, die mehr als 100 Ziele in 26 Ländern in Nord-, Mittel- und Südamerika sowie in Europa anfliegt, hat sich kürzlich mit Avvale zusammengeschlossen, um die Rechnungsstellung zu rationalisieren und die Beziehungen zu den Lieferanten zu verbessern, indem sie Rechnungsaktualisierungen in Echtzeit anbietet.

Die Herausforderung

Vor zwei Jahren beschloss unser Kunde, sein Rechnungsmanagementsystem durch die Implementierung von SAP Vendor Invoice Management by OpenText zu verbessern. Während der Zusammenarbeit mit Avvale bei der Einführung dieser Lösung erkannte das Unternehmen eine wichtige Möglichkeit zur Rationalisierung seiner Rechnungsstellungsabläufe mit dem Ziel, manuelle Aufgaben zu automatisieren und die interne Effizienz durch die Integration der verschiedenen bestehenden Systeme zu verbessern.
 
Die Verbesserung der Lieferantenbeziehungen zur Erleichterung des Rechnungsstatus in Echtzeit würde zu erheblichen Verbesserungen der internen Effizienz innerhalb des Kreditorenprozesses führen. Die Integration der FUEL- und FLIGHT ORDER-Kabinen mit SAP Vendor Invoice Management (VIM) war die entscheidende Lösung. Sie würde den gesamten Rechnungsstellungsprozess rationalisieren, das Risiko manueller Fehler verringern und die Kontrolle über den Prozess durch die ständige Überwachung des Rechnungsstatus in der SAP VIM-Lösung ermöglichen.
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Die Lösung

Das Integrations-Know-how von Avvale ermöglichte die Entwicklung von drei wichtigen Prozessen zur Automatisierung von Aufgaben:

  • ARIBA Network und SAP VIM Integration, die zwei wesentliche Phasen umfasste:
    • Inbound: SAP VIM wurde für den Empfang von ARIBA Network-Rechnungen integriert, wodurch ein neuer Empfangskanal geschaffen wurde.
    • Outbound: Automatische Aktualisierungen des Rechnungsstatus wurden an das ARIBA-Netz gesendet, um den Zugang und die Bezugnahme zu erleichtern.
  • Integration mit FUEL, um die Übermittlung von gesetzlichen Rechnungsdaten zu automatisieren und den entsprechenden Prozess innerhalb des FUEL-Cockpits zu initiieren.
  • Integration mit FLIGHT ORDER zur automatischen Übermittlung gesetzlicher Rechnungsdaten und zum Starten des entsprechenden Prozesses innerhalb des FLIGHT ORDER-Cockpits.

Angesichts der Komplexität des Prozesses wendeten wir eine maßgeschneiderte Logik an, um den Status von VIM-Rechnungen zu bestimmen, die ausschließlich über ARIBA gesendet werden. Da die Rechnungen aus verschiedenen Kanälen kommen und ein IDOC für IATA verwenden, haben wir die Standardlogik von OpenText angepasst, um den Rechnungsstatus zwischen VIM und ARIBA abzugleichen, zugeschnitten auf die Geschäftsanforderungen des Unternehmens. Auch die gesetzliche Nummer der Rechnung wurde angepasst und in einem nicht standardisierten Feld gespeichert.

Diese Entwicklung wurde exklusiv für die besonderen Anforderungen des Unternehmens konzipiert und umgesetzt.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

Wie die Lösung hilft

Dank der Unterstützung von Avvale bei der Systemintegration konnte das Unternehmen seine Zeiteffizienz und seine internen Verwaltungsaktivitäten erheblich verbessern. Darüber hinaus verbesserte der Kunde seine Strategie für die Verbreitung von Funktionalitäten an seine Zulieferer, indem er ihnen den Zugriff auf Echtzeit-Updates ihrer Fakturierungsprozesse über das integrierte VIM-ARIBA-System ermöglichte. Der manuelle Datentransfer von VIM zu FUEL, einem spezialisierten System zur Verarbeitung von Kraftstoffrechnungen, wurde vollständig eliminiert. Dadurch wurde das Risiko einer fehlerhaften Dateneingabe eliminiert, die Bearbeitungszeiten wurden gestrafft, und es wurde sichergestellt, dass beide Systeme in Bezug auf den Rechnungsstatus synchronisiert blieben. Folglich spiegeln die VIM-Berichte jetzt den Rechnungsstatus in FUEL genau wider und konsolidieren ihn.

Ebenso wurde der manuelle Datentransfer von VIM zu FLIGHT ORDER, einem System für die Rechnungsstellung von Flugaufträgen, abgeschafft. Diese Reduzierung der manuellen Datenverarbeitung mindert nicht nur die damit verbundenen Risiken, sondern optimiert auch die Bearbeitungszeiten und konsolidiert die von VIM erstellten Statusberichte zur Rechnungsstellung.

Darüber hinaus wurden durch die Einführung neuer Funktionen die interne Kontrolle und die Verwaltung der Rechnungsstellungsprozesse optimiert, wodurch potenzielle Überschneidungen vermieden werden, die durch mehrere Empfangskanäle entstehen könnten.

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