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La fatturazione in tempo reale potenzia le relazioni con i fornitori di una grande compagnia aerea colombiana

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Se desideri elevare la tua esperienza di viaggio a nuovi livelli, il nostro cliente è ciò che fa per te.

Una delle principali compagnie aeree della Colombia, con oltre 16.000 dipendenti e più di 200 aeromobili che ti portano a oltre 100 destinazioni in 26 paesi tra le Americhe e l'Europa, ha recentemente collaborato con Avvale per ottimizzare la fatturazione e migliorare le relazioni con i fornitori, offrendo aggiornamenti in tempo reale sulla fatturazione.

La sfida

Due anni fa, il nostro cliente ha deciso di migliorare il proprio sistema di gestione delle fatture implementando SAP Vendor Invoice Management di OpenText. Collaborando con Avvale per adottare questa soluzione, l'azienda ha identificato un'opportunità cruciale per semplificare le procedure di fatturazione, con l'obiettivo di automatizzare le attività manuali e migliorare l'efficienza interna integrando i vari sistemi esistenti.
 
Migliorare le relazioni con i fornitori per facilitare lo stato di fatturazione in tempo reale avrebbe portato a miglioramenti sostanziali nell'efficienza interna del processo contabile. L'integrazione delle postazioni FUEL e FLIGHT ORDER con SAP Vendor Invoice Management (VIM) è stata la soluzione chiave. Questo approccio avrebbe semplificato l'intero processo di fatturazione, ridotto il rischio di errori manuali e fornito un maggiore controllo sul processo, permettendo un monitoraggio costante dello stato delle fatture nella soluzione SAP VIM.
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L'approccio

L'esperienza di Avvale nell'integrazione ha consentito lo sviluppo di tre processi critici per automatizzare le attività:

  • Integrazione della rete ARIBA con SAP VIM:
    • Inbound: SAP VIM è stato integrato per ricevere le fatture dalla rete ARIBA, creando un nuovo canale di ricezione.
    • Outbound: Gli aggiornamenti automatici sullo stato delle fatture sono stati inviati alla rete ARIBA per un accesso e un riferimento semplificati.
  • Integrazione con FUEL:
    • Automatizzazione della trasmissione dei dati delle fatture legali e avvio del processo corrispondente all'interno della postazione FUEL.
  • Integrazione con FLIGHT ORDER:
    • Trasmissione automatica dei dati delle fatture legali e avvio del processo all'interno della postazione FLIGHT ORDER.

Data la complessità del processo, abbiamo applicato una logica personalizzata per determinare lo stato delle fatture VIM inviate esclusivamente tramite ARIBA. Inoltre, poiché le fatture arrivano da vari canali e utilizzano un IDOC per IATA, abbiamo personalizzato la logica standard di OpenText per allineare gli stati delle fatture tra VIM e ARIBA, adattandoli alle esigenze aziendali. Anche il numero legale della fattura è stato regolato e archiviato in un campo non standard. Questo sviluppo è stato progettato e implementato esclusivamente per soddisfare le esigenze uniche dell'azienda.

Questo approccio ha facilitato il trasferimento dei dati tra i sistemi, promuovendo la riduzione dei rischi, un migliore controllo, monitoraggio e gestione interna.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

L'impatto

Grazie al supporto di Avvale nell'integrazione dei sistemi, l'azienda ha significativamente migliorato l'efficienza temporale e le attività di gestione interna. Inoltre, il cliente ha potenziato la propria strategia di comunicazione delle funzionalità ai fornitori, consentendo loro di accedere agli aggiornamenti in tempo reale sui loro processi di fatturazione tramite il sistema integrato VIM-ARIBA.

Il processo manuale di trasferimento dati da VIM a FUEL, dedicato alla gestione delle fatture di carburante, è stato completamente eliminato. Ciò ha eliminato il rischio di inserimento di dati errati, semplificato i tempi di elaborazione e garantito la sincronizzazione precisa dei report sullo stato delle fatture tra i due sistemi.

Analogamente, il processo manuale di trasferimento dati da VIM a FLIGHT ORDER, dedicato alla gestione delle fatture generate dagli ordini di volo, è stato eliminato. Questo miglioramento non solo ha mitigato i rischi associati alla gestione manuale dei dati, ma ha anche ottimizzato i tempi di elaborazione e consolidato i report sullo stato delle fatture generati da VIM.
Infine, l'implementazione di nuove funzionalità ha migliorato il controllo interno e la gestione dei processi di fatturazione, prevenendo potenziali duplicazioni derivanti da più canali di ricezione.

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