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Faturamento em tempo real impulsiona as relações com fornecedores em uma importante companhia aérea colombiana

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Se você deseja elevar sua experiência de viagem a novos patamares, nosso cliente é exatamente o que você precisa.

Uma das principais companhias aéreas da Colômbia, com mais de 16.000 funcionários e mais de 200 aeronaves, voa para mais de 100 destinos em 26 países nas Américas e na Europa, recentemente uniu forças com a Avvale para simplificar o faturamento e melhorar as relações com os fornecedores, oferecendo atualizações de faturamento em tempo real.

O Desafio

Há dois anos, nosso cliente decidiu aprimorar seu sistema de gerenciamento de faturas implementando o SAP Vendor Invoice Management da OpenText. Ao colaborar com a Avvale para adotar essa solução, a empresa identificou uma oportunidade crucial de simplificar seus procedimentos de faturamento, com o objetivo de automatizar tarefas manuais e melhorar a eficiência interna por meio da integração de seus vários sistemas existentes.
 
Melhorar o relacionamento com os fornecedores para facilitar o status do faturamento em tempo real levaria a melhorias substanciais na eficiência interna do processo de contas a pagar. A integração das cabines FUEL e FLIGHT ORDER com o SAP Vendor Invoice Management (VIM) foi a principal solução. Isso simplificaria todo o processo de faturamento, reduziria o risco de erros manuais e proporcionaria controle sobre o processo, permitindo o monitoramento constante dos status das faturas na solução SAP VIM.
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A Abordagem

A experiência em integração da Avvale permitiu o desenvolvimento de três processos críticos para automatizar tarefas:

  • Integração da rede ARIBA e SAP VIM, que abrangeu duas fases essenciais:
    • Inbound: O SAP VIM foi integrado para receber as faturas da ARIBA Network, criando um novo canal de recebimento. 
    • Outbound: Atualizações automáticas do status da fatura foram enviadas à rede ARIBA para fácil acesso e referência.
  • Integração com o FUEL para automatizar a transmissão de dados de faturas legais e iniciar o processo correspondente no cockpit do FUEL.
  • Integração com o FLIGHT ORDER para transmitir automaticamente os dados da fatura legal e iniciar o processo no cockpit do FLIGHT ORDER.

Dada a complexidade do processo, aplicamos uma lógica personalizada para determinar o status das faturas VIM enviadas exclusivamente via ARIBA. Além disso, como as faturas chegam de vários canais e utilizam um IDOC para a IATA, personalizamos a lógica padrão da OpenText para alinhar os status das faturas entre a VIM e a ARIBA, de acordo com suas necessidades comerciais. Além disso, o número legal da fatura foi ajustado e armazenado em um campo não padrão. Esse desenvolvimento foi exclusivamente projetado e implementado para atender aos requisitos exclusivos da empresa.

Isso desbloqueou a transferência de dados entre sistemas, promovendo a redução de riscos, melhor controle, monitoramento e gerenciamento interno.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

O Impacto

Graças ao suporte da Avvale na integração de sistemas, a empresa melhorou significativamente sua eficiência de tempo e atividades de gerenciamento interno. Além disso, o cliente aprimorou sua estratégia de disseminação de funcionalidades para seus fornecedores, permitindo que eles acessem atualizações em tempo real sobre seus processos de faturamento por meio do sistema integrado VIM-ARIBA. O processo de transferência manual de dados do VIM para o FUEL, um sistema especializado de processamento de faturas de combustível, foi completamente eliminado. Isso eliminou o risco de inserção de dados errôneos, agilizou o tempo de processamento e garantiu que os dois sistemas permanecessem sincronizados em termos de status da fatura. Consequentemente, os relatórios do VIM agora refletem e consolidam com precisão o status do faturamento no FUEL.

Da mesma forma, o processo de transferência manual de dados do VIM para o FLIGHT ORDER, um sistema que lida com o faturamento gerado por ordens de voo, foi erradicado. Essa redução no manuseio manual de dados não apenas reduz os riscos associados, mas também otimiza os tempos de processamento e consolida os relatórios de status de faturamento gerados pelo VIM.

Além disso, a implementação de novas funcionalidades otimizou o controle interno e o gerenciamento dos processos de faturamento, evitando assim possíveis duplicações que poderiam surgir de vários canais de recebimento.

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