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Faturamento em tempo real impulsiona as relações com fornecedores em uma importante companhia aérea colombiana

Se você deseja elevar sua experiência de viagem a novos patamares, nosso cliente é exatamente o que você precisa.

Uma das principais companhias aéreas da Colômbia, com mais de 16.000 funcionários e mais de 200 aeronaves, voa para mais de 100 destinos em 26 países nas Américas e na Europa, recentemente uniu forças com a Avvale para simplificar o faturamento e melhorar as relações com os fornecedores, oferecendo atualizações de faturamento em tempo real.

O Desafio

Há dois anos, nosso cliente decidiu aprimorar seu sistema de gerenciamento de faturas implementando o SAP Vendor Invoice Management da OpenText. Ao colaborar com a Avvale para adotar essa solução, a empresa identificou uma oportunidade crucial de simplificar seus procedimentos de faturamento, com o objetivo de automatizar tarefas manuais e melhorar a eficiência interna por meio da integração de seus vários sistemas existentes.
 
Melhorar o relacionamento com os fornecedores para facilitar o status do faturamento em tempo real levaria a melhorias substanciais na eficiência interna do processo de contas a pagar. A integração das cabines FUEL e FLIGHT ORDER com o SAP Vendor Invoice Management (VIM) foi a principal solução. Isso simplificaria todo o processo de faturamento, reduziria o risco de erros manuais e proporcionaria controle sobre o processo, permitindo o monitoramento constante dos status das faturas na solução SAP VIM.
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A Abordagem

A experiência em integração da Avvale permitiu o desenvolvimento de três processos críticos para automatizar tarefas:

  • Integração da rede ARIBA e SAP VIM, que abrangeu duas fases essenciais:
    • Inbound: O SAP VIM foi integrado para receber as faturas da ARIBA Network, criando um novo canal de recebimento. 
    • Outbound: Atualizações automáticas do status da fatura foram enviadas à rede ARIBA para fácil acesso e referência.
  • Integração com o FUEL para automatizar a transmissão de dados de faturas legais e iniciar o processo correspondente no cockpit do FUEL.
  • Integração com o FLIGHT ORDER para transmitir automaticamente os dados da fatura legal e iniciar o processo no cockpit do FLIGHT ORDER.

Dada a complexidade do processo, aplicamos uma lógica personalizada para determinar o status das faturas VIM enviadas exclusivamente via ARIBA. Além disso, como as faturas chegam de vários canais e utilizam um IDOC para a IATA, personalizamos a lógica padrão da OpenText para alinhar os status das faturas entre a VIM e a ARIBA, de acordo com suas necessidades comerciais. Além disso, o número legal da fatura foi ajustado e armazenado em um campo não padrão. Esse desenvolvimento foi exclusivamente projetado e implementado para atender aos requisitos exclusivos da empresa.

Isso desbloqueou a transferência de dados entre sistemas, promovendo a redução de riscos, melhor controle, monitoramento e gerenciamento interno.

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O Impacto

Graças ao suporte da Avvale na integração de sistemas, a empresa melhorou significativamente sua eficiência de tempo e atividades de gerenciamento interno. Além disso, o cliente aprimorou sua estratégia de disseminação de funcionalidades para seus fornecedores, permitindo que eles acessem atualizações em tempo real sobre seus processos de faturamento por meio do sistema integrado VIM-ARIBA. O processo de transferência manual de dados do VIM para o FUEL, um sistema especializado de processamento de faturas de combustível, foi completamente eliminado. Isso eliminou o risco de inserção de dados errôneos, agilizou o tempo de processamento e garantiu que os dois sistemas permanecessem sincronizados em termos de status da fatura. Consequentemente, os relatórios do VIM agora refletem e consolidam com precisão o status do faturamento no FUEL.

Da mesma forma, o processo de transferência manual de dados do VIM para o FLIGHT ORDER, um sistema que lida com o faturamento gerado por ordens de voo, foi erradicado. Essa redução no manuseio manual de dados não apenas reduz os riscos associados, mas também otimiza os tempos de processamento e consolida os relatórios de status de faturamento gerados pelo VIM.

Além disso, a implementação de novas funcionalidades otimizou o controle interno e o gerenciamento dos processos de faturamento, evitando assim possíveis duplicações que poderiam surgir de vários canais de recebimento.

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