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Echtzeit-Fakturierung verbessert die Lieferantenbeziehungen bei einer großen kolumbianischen Fluggesellschaft

Wenn Sie Ihr Reiseerlebnis auf ein neues Niveau heben wollen, ist unser Kunde genau der Richtige für Sie.

Eine der größten kolumbianischen Fluggesellschaften mit mehr als 16.000 Mitarbeitern und mehr als 200 Flugzeugen, die mehr als 100 Ziele in 26 Ländern in Nord-, Mittel- und Südamerika sowie in Europa anfliegt, hat sich kürzlich mit Avvale zusammengeschlossen, um die Rechnungsstellung zu rationalisieren und die Beziehungen zu den Lieferanten zu verbessern, indem sie Rechnungsaktualisierungen in Echtzeit anbietet.

Die Herausforderung

Vor zwei Jahren beschloss unser Kunde, sein Rechnungsmanagementsystem durch die Implementierung von SAP Vendor Invoice Management by OpenText zu verbessern. Während der Zusammenarbeit mit Avvale bei der Einführung dieser Lösung erkannte das Unternehmen eine wichtige Möglichkeit zur Rationalisierung seiner Rechnungsstellungsabläufe mit dem Ziel, manuelle Aufgaben zu automatisieren und die interne Effizienz durch die Integration der verschiedenen bestehenden Systeme zu verbessern.
 
Die Verbesserung der Lieferantenbeziehungen zur Erleichterung des Rechnungsstatus in Echtzeit würde zu erheblichen Verbesserungen der internen Effizienz innerhalb des Kreditorenprozesses führen. Die Integration der FUEL- und FLIGHT ORDER-Kabinen mit SAP Vendor Invoice Management (VIM) war die entscheidende Lösung. Sie würde den gesamten Rechnungsstellungsprozess rationalisieren, das Risiko manueller Fehler verringern und die Kontrolle über den Prozess durch die ständige Überwachung des Rechnungsstatus in der SAP VIM-Lösung ermöglichen.
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Die Lösung

Das Integrations-Know-how von Avvale ermöglichte die Entwicklung von drei wichtigen Prozessen zur Automatisierung von Aufgaben:

  • ARIBA Network und SAP VIM Integration, die zwei wesentliche Phasen umfasste:
    • Inbound: SAP VIM wurde für den Empfang von ARIBA Network-Rechnungen integriert, wodurch ein neuer Empfangskanal geschaffen wurde.
    • Outbound: Automatische Aktualisierungen des Rechnungsstatus wurden an das ARIBA-Netz gesendet, um den Zugang und die Bezugnahme zu erleichtern.
  • Integration mit FUEL, um die Übermittlung von gesetzlichen Rechnungsdaten zu automatisieren und den entsprechenden Prozess innerhalb des FUEL-Cockpits zu initiieren.
  • Integration mit FLIGHT ORDER zur automatischen Übermittlung gesetzlicher Rechnungsdaten und zum Starten des entsprechenden Prozesses innerhalb des FLIGHT ORDER-Cockpits.

Angesichts der Komplexität des Prozesses wendeten wir eine maßgeschneiderte Logik an, um den Status von VIM-Rechnungen zu bestimmen, die ausschließlich über ARIBA gesendet werden. Da die Rechnungen aus verschiedenen Kanälen kommen und ein IDOC für IATA verwenden, haben wir die Standardlogik von OpenText angepasst, um den Rechnungsstatus zwischen VIM und ARIBA abzugleichen, zugeschnitten auf die Geschäftsanforderungen des Unternehmens. Auch die gesetzliche Nummer der Rechnung wurde angepasst und in einem nicht standardisierten Feld gespeichert.

Diese Entwicklung wurde exklusiv für die besonderen Anforderungen des Unternehmens konzipiert und umgesetzt.

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Wie die Lösung hilft

Dank der Unterstützung von Avvale bei der Systemintegration konnte das Unternehmen seine Zeiteffizienz und seine internen Verwaltungsaktivitäten erheblich verbessern. Darüber hinaus verbesserte der Kunde seine Strategie für die Verbreitung von Funktionalitäten an seine Zulieferer, indem er ihnen den Zugriff auf Echtzeit-Updates ihrer Fakturierungsprozesse über das integrierte VIM-ARIBA-System ermöglichte. Der manuelle Datentransfer von VIM zu FUEL, einem spezialisierten System zur Verarbeitung von Kraftstoffrechnungen, wurde vollständig eliminiert. Dadurch wurde das Risiko einer fehlerhaften Dateneingabe eliminiert, die Bearbeitungszeiten wurden gestrafft, und es wurde sichergestellt, dass beide Systeme in Bezug auf den Rechnungsstatus synchronisiert blieben. Folglich spiegeln die VIM-Berichte jetzt den Rechnungsstatus in FUEL genau wider und konsolidieren ihn.

Ebenso wurde der manuelle Datentransfer von VIM zu FLIGHT ORDER, einem System für die Rechnungsstellung von Flugaufträgen, abgeschafft. Diese Reduzierung der manuellen Datenverarbeitung mindert nicht nur die damit verbundenen Risiken, sondern optimiert auch die Bearbeitungszeiten und konsolidiert die von VIM erstellten Statusberichte zur Rechnungsstellung.

Darüber hinaus wurden durch die Einführung neuer Funktionen die interne Kontrolle und die Verwaltung der Rechnungsstellungsprozesse optimiert, wodurch potenzielle Überschneidungen vermieden werden, die durch mehrere Empfangskanäle entstehen könnten.

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