Contacta con nosotros
Contacta con nosotros

 

 

La Facturación en Tiempo Real Mejora las Relaciones con los Proveedores en una Importante Aerolínea Colombiana

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Si desea elevar su experiencia de viaje a nuevas alturas, nuestro cliente es justo lo que necesita.

Una de las principales aerolíneas de Colombia, con una plantilla de más de 16.000 empleados y una flota de más de 200 aviones, que vuela a más de 100 destinos en 26 países de América y Europa; recientemente, ha unido fuerzas con Avvale para simplificar la facturación y mejorar las relaciones con los proveedores, ofreciendo actualizaciones de facturación en tiempo real.

El Desafío

Hace dos años, nuestro cliente decidió mejorar su sistema de gestión de facturas implementando SAP Vendor Invoice Management de OpenText. Mientras colaboraba con Avvale para adoptar esta solución, la empresa identificó una oportunidad crucial para agilizar sus procedimientos de facturación, con el objetivo de automatizar las tareas manuales y mejorar la eficiencia interna mediante la integración de sus diversos sistemas existentes.
 
El reto consistía en mejorar la relación con sus proveedores para facilitar el estado de la facturación en tiempo real, lo que conllevaría mejoras sustanciales en la eficiencia interna dentro del proceso de cuentas por pagar. Integrar FUEL y FLIGHT ORDER con SAP Vendor Invoice Management (VIM) era la solución clave. Agilizaría todo el proceso de facturación, reduciría el riesgo de errores manuales y proporcionaría control sobre el proceso al permitir una supervisión constante de los estados de las facturas en la solución SAP VIM.

cs-12-img-01

La Solución

La experiencia de Avvale en cuestiones de integración permitió desarrollar tres procesos cruciales para automatizar las tareas:

  • ARIBA Network and SAP VIM Integration, que abarcaba dos fases esenciales:
    • Entrada: SAP VIM se integró para recibir las facturas de la Red ARIBA, creando un nuevo canal de recepción.
    • Salida: Se enviaron actualizaciones automáticas del estado de las facturas a la Red ARIBA para facilitar su acceso y consulta.
  • Integración con FUEL para automatizar la transmisión de datos de facturas legales e iniciar el proceso correspondiente dentro del cockpit de FUEL.
  • Integración con FLIGHT ORDER para transmitir automáticamente los datos de las facturas legales e iniciar el proceso correspondiente dentro del cockpit de FLIGHT ORDER.

Dada la complejidad del proceso, aplicamos una lógica a medida para determinar el estado de las facturas VIM enviadas exclusivamente a través de ARIBA. Además, dado que las facturas llegan desde varios canales y utilizan un IDOC para IATA, personalizamos la lógica estándar de OpenText para alinear los estados de las facturas entre VIM y ARIBA, adaptados a sus necesidades empresariales. Además, se ajustó el número legal de la factura, que se almacenó en un campo no estándar. Este desarrollo se diseñó e implementó exclusivamente para satisfacer los requisitos exclusivos de la empresa.

Esto desbloqueó la transferencia de datos entre sistemas promoviendo: la reducción de riesgos, un mejor control, seguimiento y gestión interna.

cs-12-img-02

The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

El Impacto

Gracias al apoyo de Avvale en la integración de sistemas, la empresa mejoró significativamente la eficiencia de su tiempo y sus actividades de gestión interna. Además, el cliente mejoró su estrategia de difusión de funcionalidades a sus proveedores, permitiéndoles acceder a actualizaciones en tiempo real de sus procesos de facturación a través del sistema integrado VIM-ARIBA. Se eliminó por completo el proceso de transferencia manual de datos de VIM a FUEL, un sistema especializado de procesamiento de facturas de combustible. Esto eliminó el riesgo de introducir datos erróneos, agilizó los tiempos de procesamiento y garantizó que ambos sistemas permanecieran sincronizados en cuanto al estado de las facturas. En consecuencia, los informes de VIM reflejan y consolidan ahora con precisión el estado de la facturación en FUEL.

Del mismo modo, se ha erradicado el proceso de transferencia manual de datos de VIM a FLIGHT ORDER, un sistema que gestiona la facturación generada por las órdenes de vuelo. Esta reducción del tratamiento manual de datos no sólo mitiga los riesgos asociados, sino que también optimiza los tiempos de procesamiento y consolida los informes de estado de facturación generados por VIM.

Además, la implementación de nuevas funcionalidades ha optimizado el control interno y la gestión de los procesos de facturación, evitando así las posibles duplicidades que pudieran surgir de los múltiples canales de recepción.

cs-12-img-03
SHARE: