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Madrileña Red De Gas verkürzt Reaktionszeit mit RPA von Stunden auf Minuten

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Madrileña Red de Gas ist das erste Unternehmen auf der Iberischen Halbinsel, das ein von den übrigen Unternehmen der Gaswertschöpfungskette völlig unabhängiges Verteilernetz betreibt. Gemessen an der Zahl der Versorgungspunkte - mehr als 898.000 - ist Red de Gas das drittgrößte Gasversorgungsunternehmen in Spanien. Derzeit verteilt es Gas in 59 Gemeinden der Autonomen Gemeinschaft, darunter auch in der Hauptstadt Madrid.

Die Herausforderung

Madrileña Red de Gas stand vor der Herausforderung, seinen manuellen Antwortprozess auf Beschwerden verschiedener Behörden effizient zu verwalten. Die Lösung musste die Herausforderungen des hohen Volumens, des Verständnisses der Dokumente und der Integration bewältigen und gleichzeitig bestimmte Felder aus den PDF-Anträgen korrekt extrahieren. Nach der Analyse verschiedener Lösungen auf dem Markt entschied man sich für Robotic Process Automation (RPA), die von Avvale implementiert wurde, als die am besten geeignete Lösung für ihre Bedürfnisse.

 

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Die Lösung

RPA nutzt spezialisierte Computerprogramme, die als Software-Roboter bekannt sind, um wiederholbare Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu standardisieren. Als virtuelle Assistenten replizieren Bots die gleichen Schritte, die ein Mensch automatisch ausführen würde. Auf diese Weise wird die Anzahl der mühsamen Aufgaben reduziert, wodurch die Mitarbeiter mehr Zeit haben, sich auf andere Projekte zu konzentrieren, die für das Unternehmen strategisch oder umsatzfördernd sind. Um den Automatisierungsaspekt der RPA zu unterstützen, wurde UiPath implementiert. Mit dieser Automatisierungsfunktion wurden Benutzerfehler eliminiert, der Zeitaufwand für unbedeutende Aufgaben verringert und die Arbeitsabläufe standardisiert.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

Wie die Lösung hilft 

Madrileña Red de Gas hat mit Hilfe von Avvale erfolgreich eine RPA-Lösung implementiert, die in nur anderthalb Monaten eine moderne und auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittene Lösung bot. Die UiPath-Lösung bietet Cloud-basierte Überwachung und Ausführung durch Orchestrator, und ihre Fähigkeit zur Interaktion und Integration mit den meisten Systemen ermöglicht eine effiziente Datenerfassung und -eingabe. Die Kundendienstabteilung profitierte sofort von den optimierten Prozessen, und der gesamte Beschwerdezyklus kann nun nachverfolgt werden, was das Kundenerlebnis verbessert und die Produktivität maximiert.

Die Implementierung brachte noch weitere Vorteile mit sich, darunter erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen. Der Einsatz eines Roboters zur Analyse von Beschwerden und zur Erfassung von Daten für die Erstellung von Antwortschreiben - ein Prozess, der früher drei bis vier Stunden dauerte - dauert jetzt nur noch fünf Minuten. Die Fähigkeit, den Zustrom und die Antwortrate von Beschwerden von offiziellen Stellen zu verwalten, führt ebenfalls zu Kosteneinsparungen. Darüber hinaus verringert der automatisierte Prozess das Potenzial für menschliche Fehler erheblich, da die Datenerfassung und die Antwortschreiben nun einer definierten Logik folgen. Insgesamt hat die RPA-Lösung Madrileña Red de Gas neue Funktionalitäten zur Verfügung gestellt, die den Kundenservice verbessern und die Reaktionsfähigkeit erhöhen.
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