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Madrileña Red De Gas riduce il tempo di risposta di un'ora grazie all'RPA
While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.
Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.
Madrileña Red de Gas è la prima azienda nella Penisola Iberica a gestire una rete di distribuzione completamente indipendente dalle altre aziende della filiera del gas. È inoltre la terza più grande società di distribuzione del gas in Spagna per numero di punti di fornitura, oltre 898.000. Ha iniziato la sua attività nel 2010 e attualmente distribuisce gas in 59 comuni della Comunità Autonoma, incluso quellp della capitale, Madrid.
La sfida
Madrileña Red de Gas ha dovuto affrontare una sfida, gestire in modo efficiente il processo di risposta manuale ai reclami provenienti da vari enti ufficiali. La soluzione doveva soddisfare i requisiti di volume elevato, comprensione dei documenti e integrazione, oltre a estrarre correttamente i campi specifici dai reclami in formato PDF. Dopo aver analizzato diverse soluzioni di mercato, hanno optato per la Robotic Process Automation (RPA) implementata da Avvale, come soluzione più adatta alle loro esigenze.
L'approccio
L'RPA utilizza programmi informatici specializzati, noti come robot software, per automatizzare e standardizzare i processi aziendali ripetibili. Lavorando come assistenti virtuali, i bot replicano gli stessi passaggi che una persona eseguirebbe automaticamente. In questo modo si riduce il numero di attività tediose, ottimizzando il tempo a disposizione dei dipendenti per concentrarsi su altri progetti strategici o generatori di profitti per l'organizzazione. Per supportare l'aspetto di automazione dell'RPA, è stato implementato UiPath. Grazie a questa funzione di automazione, sono stati eliminati gli errori degli utenti, è stato ridotto il tempo dedicato alle attività più banali e sono stati standardizzati i flussi di lavoro.
The Challenge
Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:
- Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
- Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
- Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
- No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
- Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.
The Approach
With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:
- Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
- Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
- Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
- Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
- Create new KPls driven by the business needs.
When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:
- Add members on the fly
- Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
- Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
- Customize the solution based on their current business process
- Perform driver-based calculations
- Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT
L'impatto
Madrileña Red de Gas ha implementato con successo una soluzione RPA grazie al supporto di Avvale, che ha fornito una soluzione moderna e su misura per le sue esigenze in appena un mese e mezzo. La soluzione UiPath offre un monitoraggio e un'esecuzione basati sul Cloud attraverso Orchestrator, e la sua capacità di interagire e integrarsi con la maggior parte dei sistemi consente di raccogliere e inserire i dati in modo efficiente. Il reparto di assistenza clienti ha riscontrato benefici immediati, in quanto i processi sono stati ottimizzati e l'intero ciclo dei reclami dei clienti può ora essere tracciato, migliorando l'esperienza del cliente e massimizzando la produttività.
L'implementazione ha portato anche ulteriori vantaggi, tra cui un significativo risparmio di tempo e di costi. L'impiego di un robot per analizzare i reclami e raccogliere i dati per la stesura delle risposte, un processo che prima richiedeva dalle tre alle quattro ore, ora richiede solo cinque minuti. Anche la capacità di gestire la quantità e il tasso di risposta ai reclami da parte degli enti ufficiali consente di risparmiare sui costi. Inoltre, il processo automatizzato riduce significativamente il potenziale di errore umano, in quanto la raccolta dei dati e le comunicazioni di risposta seguono ora una logica definita. Nel complesso, la soluzione RPA ha fornito a Madrileña Red de Gas nuove funzionalità che migliorano il servizio clienti e aumentano la capacità di risposta.
L'implementazione ha portato anche ulteriori vantaggi, tra cui un significativo risparmio di tempo e di costi. L'impiego di un robot per analizzare i reclami e raccogliere i dati per la stesura delle risposte, un processo che prima richiedeva dalle tre alle quattro ore, ora richiede solo cinque minuti. Anche la capacità di gestire la quantità e il tasso di risposta ai reclami da parte degli enti ufficiali consente di risparmiare sui costi. Inoltre, il processo automatizzato riduce significativamente il potenziale di errore umano, in quanto la raccolta dei dati e le comunicazioni di risposta seguono ora una logica definita. Nel complesso, la soluzione RPA ha fornito a Madrileña Red de Gas nuove funzionalità che migliorano il servizio clienti e aumentano la capacità di risposta.
