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Madrileña Red de Gas Reduce el Tiempo de Respuesta de Horas a Minutos con RPA

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Madrileña Red de Gas es la primera empresa de la Península Ibérica que opera una red de distribución totalmente independiente del resto de empresas de la cadena de valor del gas. Además, es la tercera distribuidora de gas en España por número de puntos de suministro, más de 898.000. Actualmente distribuye gas en 59 municipios de la Comunidad Autónoma, incluida la capital, Madrid.

El Desafío

Madrileña Red de Gas se enfrentaba al reto de gestionar eficazmente su proceso de respuesta manual a las reclamaciones de diversas entidades oficiales. La solución debía abordar los retos de alto volumen, comprensión de documentos e integración, además de extraer correctamente campos específicos de las reclamaciones en PDF. Tras analizar diversas soluciones del mercado, optaron por la Automatización Robótica de Procesos (RPA) implementada por Avvale, como la solución más adecuada a sus necesidades.

 

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El Enfoque

La RPA utiliza programas informáticos especializados, conocidos como robots de software, para automatizar y estandarizar procesos empresariales repetibles. Funcionando como asistentes virtuales, los robots reproducen automáticamente los mismos pasos que realizaría una persona. Esto reduce el número de tareas tediosas, lo que optimiza el tiempo de los empleados para centrarse en otros proyectos estratégicos o generadores de ingresos para la organización. Para apoyar el aspecto de automatización del RPA, se implementó UiPath. Con esta función de automatización, se eliminaron los errores de los usuarios, se redujo el tiempo dedicado a tareas insignificantes y se estandarizaron los flujos de trabajo.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

El Impacto

Madrileña Red de Gas implementó con éxito una solución RPA con la ayuda de Avvale, que le proporcionó una solución moderna y adaptada a sus necesidades en tan solo un mes y medio. La solución UiPath ofrece supervisión y ejecución basadas en la nube a través de Orchestrator, y su capacidad para interactuar e integrarse con la mayoría de los sistemas permite recopilar e introducir datos de forma eficiente. El departamento de atención al cliente vio beneficios inmediatos, ya que sus procesos se optimizaron y ahora se puede realizar un seguimiento de todo el ciclo de reclamaciones de los clientes, lo que mejora la experiencia del cliente al tiempo que maximiza la productividad.

La implantación también aportó ventajas adicionales, como un importante ahorro de tiempo y costes. El despliegue de un robot para analizar las reclamaciones y recopilar datos para elaborar las cartas de respuesta, un proceso que antes llevaba de tres a cuatro horas, ahora solo tarda cinco minutos. La capacidad de gestionar la afluencia y el ritmo de respuesta de las reclamaciones de los organismos oficiales también supone un ahorro de costes. Además, el proceso automatizado reduce significativamente el potencial de error humano, ya que la recopilación de datos y las cartas de respuesta siguen ahora una lógica definida. En conjunto, la solución RPA ha proporcionado a Madrileña Red de Gas nuevas funcionalidades que mejoran su servicio al cliente y aumentan su capacidad de respuesta.
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