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Finanzielle Entwicklung: Vereinheitlichung der Abläufe durch ein zentralisiertes Selbstverwaltungsportal

Unser Kunde ist eines der größten und strategisch wichtigsten Unternehmen Kolumbiens und ist entlang der gesamten Wertschöpfungskette im Bereich Kohlenwasserstoffe tätig, von der Exploration und Förderung über die Raffination bis hin zum Transport und Vertrieb. Mit einer starken Präsenz in Kolumbien und einer Expansion nach Brasilien, Mexiko und in die Vereinigten Staaten spielt das Unternehmen eine entscheidende Rolle im Energiesektor. Sein umfangreiches Netzwerk mit über 18 Tochtergesellschaften treibt Wachstum und Innovation in mehreren Regionen voran.

Die Herausforderung

Im Rahmen der Fortsetzung der Innovations- und Digitalisierungsstrategie musste die Finanzabteilung des Unternehmens die derzeit auf mehreren Plattformen konfigurierten Systeme und Bots integrieren, optimieren und automatisieren. Das Ziel war es, diese in einem einzigen Selbstverwaltungsportal zusammenzufassen. Dieses zentralisierte Portal wird die Prozesse im Finanzbereich verbessern, darunter Portfoliomanagement, Inkasso, Zahlungen, Kreditorenbuchhaltung, Rechnungsstellung, Steuer- und Buchhaltungsmanagement in mehr als 18 Tochtergesellschaften im ganzen Land.

Die Abteilung suchte nach einem sicheren, zentralisierten Zugangspunkt, der die Nutzung von Ressourcen optimiert, sich in bestehende Finanzinformationssysteme integrieren lässt und eine Selbstverwaltung von Anfragen in Echtzeit mit automatisierter Nachverfolgung und zeitnaher Lösung ermöglicht. Ein weiteres Ziel war es, die Benutzererfahrung bei der Suche, Abfrage, Sortierung und Eskalation von Informationen zu verbessern.

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Die Lösung

 Avvale leitete die Implementierung des Finanz-Selbstverwaltungsportals des Unternehmens und stellte dabei die Übereinstimmung mit den Zielen der Geschäftsleitung sicher. Von Anfang an lag der Schwerpunkt darauf, die Prozesse, KPIs und spezifischen Anforderungen des Unternehmens genau zu verstehen, um eine maßgeschneiderte, robuste und sichere Lösung zu liefern. Das Projekt wurde in drei Phasen unterteilt und anhand agiler Methoden wie Design Thinking von der Konzeption bis zur Optimierung der Benutzererfahrung weiterentwickelt.  Avvale entwickelte eine Lösung, die fortschrittliche SAP- und OpenText-Integrationen in einem benutzerfreundlichen Portal vereinte und Bereiche wie Kommunikation, Einkauf, Finanzen und Vertrieb abdeckte, um mehr Agilität, Autonomie und Effizienz für die Kundenabläufe zu gewährleisten.

 

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Wie die Lösung hilft

Die Einführung des Portals für das Finanz-Selbstmanagement hat die Finanzabläufe des Unternehmens durch die Zentralisierung von Anfragen und Verfahren auf einer sicheren, integrierten Plattform grundlegend verändert. Es hat 100 % der manuellen Aufgaben automatisiert, wodurch die Anzahl der Anrufe und E-Mails zwischen den Bereichen erheblich reduziert wurde und geschätzte Einsparungen von bis zu 1.250 Arbeitsstunden pro Monat erzielt wurden. Das Portal verbessert den Kundenservice und den Service für Lieferanten, optimiert Prozesse wie Zahlungen, Rechnungsstellung und Steuerverwaltung und ermöglicht Fortschritte auf dem Weg zu einem einheitlichen Steuersystem für das Unternehmen und seine Tochtergesellschaften. Neben der Stärkung der Beziehungen zu den Stakeholdern erhöht das Portal die operative und finanzielle Nachhaltigkeit, fördert Praktiken im Einklang mit der Unternehmensverantwortung und passt sich effizient an regulatorische Änderungen an.

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