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Evolución Financiera: Unificar las Operaciones Mediante un Portal Centralizado de Autogestión 

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Nuestro cliente es una de las empresas más grandes y estratégicas de Colombia, que opera en toda la cadena de valor de los hidrocarburos, desde la exploración y la producción hasta el refinado, el transporte y la comercialización.  Con una fuerte presencia en Colombia y operaciones en expansión en Brasil, México y Estados Unidos, la empresa desempeña un papel fundamental en el sector energético. Su extensa red de más de 18 filiales impulsa el crecimiento y la innovación en múltiples regiones. 

El Desafio

Dando continuidad a la estrategia de innovación y transformación digital, el Departamento de Operaciones Financieras de la compañía necesitaba integrar, optimizar y automatizar los sistemas y bots que actualmente están configurados en múltiples plataformas. El objetivo era consolidarlos en un único portal de autogestión. Este portal centralizado mejorará los procesos del área financiera, incluyendo la gestión de cartera, cobros, pagos, cuentas a pagar, facturación, impuestos y gestión contable en más de 18 filiales en todo el país.

El Departamento buscaba un punto de acceso seguro y centralizado que optimizara el uso de los recursos, integrándose con los sistemas de información financiera existentes, y que permitiera la autogestión de solicitudes en tiempo real con seguimiento automatizado y resolución puntual. El objetivo adicional era mejorar la experiencia del usuario a la hora de buscar, consultar, clasificar y escalar información.

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El Enfoque

Avvale dirigió la implementación del Portal de Autogestión Financiera de la empresa, garantizando la alineación con los objetivos de la alta dirección. Desde el principio, la atención se centró en comprender en profundidad los procesos, los KPI y las necesidades específicas de la empresa para ofrecer una solución personalizada, sólida y segura.

Dividido en tres fases y guiado por metodologías ágiles como Design Thinking, el proyecto evolucionó desde la concepción hasta el perfeccionamiento de la experiencia del usuario.  Avvale elaboró una solución que fusionaba integraciones avanzadas de SAP y OpenText dentro de un portal fácil de usar, que cubría áreas como la comunicación, las compras, las finanzas y las ventas, garantizando más agilidad, autonomía y eficiencia para las operaciones de los clientes.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

El Impacto

La implementación del Portal de Autogestión Financiera transformó las operaciones financieras de la empresa al centralizar consultas y procedimientos en una plataforma segura e integrada. Ha automatizado el 100% de las tareas manuales, reduciendo significativamente las llamadas y correos electrónicos entre áreas y generando un ahorro estimado de hasta 1.250 horas-hombre al mes. El portal mejora el servicio a clientes y proveedores, agiliza procesos como los pagos, la facturación y la gestión fiscal, y permite avanzar hacia un sistema fiscal único para la empresa y sus filiales. Además de reforzar las relaciones con las partes interesadas, el portal aumenta la sostenibilidad operativa y financiera, promoviendo prácticas acordes con la responsabilidad corporativa y adaptándose eficazmente a los cambios normativos. 

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