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Evolução Financeira: unificação de operações por meio de um portal centralizado de autogerenciamento
While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.
Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.
Nosso cliente é uma das maiores e mais estratégicas empresas da Colômbia, operando em toda a cadeia de valor de hidrocarbonetos, desde a exploração e produção até o refino, o transporte e a comercialização. Com uma forte presença na Colômbia e operações em expansão no Brasil, no México e nos Estados Unidos, a empresa desempenha um papel fundamental no setor de energia. Sua ampla rede de mais de 18 subsidiárias impulsiona o crescimento e a inovação em várias regiões.
O Desafio
Dando continuidade à estratégia de inovação e transformação digital, o Departamento de Operações Financeiras da empresa precisava integrar, otimizar e automatizar os sistemas e bots que atualmente estão configurados em várias plataformas. O objetivo era consolidá-los em um único portal de autogerenciamento. Esse portal centralizado melhorará os processos da área financeira, incluindo gerenciamento de portfólio, cobrança, pagamentos, contas a pagar, faturamento, gerenciamento de impostos e contabilidade em mais de 18 subsidiárias em todo o país.
O departamento estava buscando um ponto de acesso seguro e centralizado que otimizasse o uso de recursos, integrando-se aos sistemas de informações financeiras existentes e permitindo o autogerenciamento de solicitações em tempo real, com rastreamento automatizado e resolução em tempo hábil. O objetivo adicional era melhorar a experiência do usuário na busca, consulta, classificação e escalonamento de informações.
A Abordagem
A Avvale liderou a implementação do Portal de Autogestão Financeira da empresa, garantindo o alinhamento com os objetivos da gerência sênior. Desde o início, o foco foi entender profundamente os processos, os KPIs e as necessidades específicas da empresa para oferecer uma solução personalizada, robusta e segura. Dividido em três fases e orientado por metodologias ágeis, como o Design Thinking, o projeto evoluiu desde a concepção até o refinamento da experiência do usuário. A Avvale elaborou uma solução que mesclou integrações avançadas do SAP e do OpenText em um portal de fácil utilização, abrangendo áreas como comunicação, compras, finanças e vendas, garantindo mais agilidade, autonomia e eficiência para as operações dos clientes.
The Challenge
Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:
- Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
- Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
- Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
- No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
- Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.
The Approach
With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:
- Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
- Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
- Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
- Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
- Create new KPls driven by the business needs.
When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:
- Add members on the fly
- Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
- Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
- Customize the solution based on their current business process
- Perform driver-based calculations
- Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT
O Impacto
A implementação do Portal de Autogestão Financeira transformou as operações financeiras da empresa ao centralizar consultas e procedimentos em uma plataforma segura e integrada. Ele automatizou 100% das tarefas manuais, reduzindo significativamente as chamadas e os e-mails entre as áreas e gerando uma economia estimada de até 1.250 horas-homem por mês. O portal melhora o atendimento ao cliente e ao fornecedor, simplifica processos como pagamentos, faturamento e gerenciamento de impostos e permite o progresso em direção a um sistema fiscal único para a empresa e suas subsidiárias. Além de fortalecer o relacionamento com as partes interessadas, o portal aumenta a sustentabilidade operacional e financeira, promovendo práticas alinhadas com a responsabilidade corporativa e adaptando-se de forma eficiente às mudanças regulatórias.
