Evoluzione finanziaria: unificare le operazioni con un portale centralizzato di self-management
While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.
Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.
Il nostro cliente è una delle aziende più grandi e strategiche della Colombia, attiva lungo l’intera catena del valore degli idrocarburi: dall’esplorazione e produzione, fino alla raffinazione, trasporto e commercializzazione. Con una solida presenza in Colombia e operazioni in espansione in Brasile, Messico e Stati Uniti, l’azienda svolge un ruolo cruciale nel settore energetico. Una rete articolata di oltre 18 controllate sostiene la crescita e l’innovazione in più regioni.
The Challenge
Nell’ambito della propria strategia di innovazione e trasformazione digitale, il Dipartimento di Operazioni Finanziarie aveva la necessità di integrare, ottimizzare e automatizzare i sistemi e i bot presenti su diverse piattaforme. L’obiettivo era consolidarli in un unico portale centralizzato di self-management, in grado di migliorare i processi dell’area Finance, tra cui: gestione del portafoglio, incassi, pagamenti, contabilità fornitori, fatturazione, gestione fiscale e contabile per oltre 18 società del gruppo a livello nazionale.
Il Dipartimento cercava un punto di accesso sicuro e centralizzato, capace di ottimizzare le risorse disponibili, integrandosi con i sistemi informativi finanziari esistenti e permettendo una gestione autonoma delle richieste in tempo reale, con tracciamento automatico e risoluzione tempestiva. Un ulteriore obiettivo era migliorare l’esperienza utente nelle attività di ricerca, consultazione, ordinamento e inoltro delle informazioni.
The Approach
Avvale ha guidato la realizzazione del Portale di Self-Management Finanziario dell’azienda, assicurando il pieno allineamento agli obiettivi della direzione generale. Fin dall’inizio, il progetto si è focalizzato sulla comprensione approfondita dei processi aziendali, degli indicatori chiave (KPI) e delle esigenze specifiche, al fine di fornire una soluzione su misura, robusta e sicura.
Diviso in tre fasi e basato su metodologie agili come il Design Thinking, il progetto è passato dalla fase concettuale fino all’ottimizzazione dell’esperienza utente. Avvale ha sviluppato una soluzione che integra tecnologie avanzate SAP e OpenText all’interno di un portale intuitivo, che copre ambiti come comunicazione, acquisti, finanza e vendite, garantendo maggiore agilità, autonomia ed efficienza operativa.
The Challenge
Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:
- Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
- Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
- Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
- No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
- Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.
The Approach
With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:
- Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
- Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
- Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
- Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
- Create new KPls driven by the business needs.
When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:
- Add members on the fly
- Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
- Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
- Customize the solution based on their current business process
- Perform driver-based calculations
- Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT
The Impact
L’implementazione del Portale di Self-Management Finanziario ha trasformato le operazioni finanziarie dell’azienda, centralizzando richieste e procedure su una piattaforma sicura e integrata. Sono state automatizzate il 100% delle attività manuali, riducendo significativamente il volume di chiamate e email tra le aree, con un risparmio stimato fino a 1.250 ore uomo al mese.
Il portale ha migliorato il servizio verso clienti e fornitori, semplificato processi come pagamenti, fatturazione e gestione fiscale, e ha abilitato l’avanzamento verso un sistema fiscale unificato per l’intero gruppo aziendale. Oltre a rafforzare le relazioni con gli stakeholder, il portale incrementa la sostenibilità operativa e finanziaria, promuove pratiche in linea con la responsabilità d’impresa e garantisce una maggiore capacità di adattamento ai cambiamenti normativi.
