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Evoluzione finanziaria: unificare le operazioni con un portale centralizzato di self-management

Il nostro cliente è una delle aziende più grandi e strategiche della Colombia, attiva lungo l’intera catena del valore degli idrocarburi: dall’esplorazione e produzione, fino alla raffinazione, trasporto e commercializzazione. Con una solida presenza in Colombia e operazioni in espansione in Brasile, Messico e Stati Uniti, l’azienda svolge un ruolo cruciale nel settore energetico. Una rete articolata di oltre 18 controllate sostiene la crescita e l’innovazione in più regioni.

The Challenge

Nell’ambito della propria strategia di innovazione e trasformazione digitale, il Dipartimento di Operazioni Finanziarie aveva la necessità di integrare, ottimizzare e automatizzare i sistemi e i bot presenti su diverse piattaforme. L’obiettivo era consolidarli in un unico portale centralizzato di self-management, in grado di migliorare i processi dell’area Finance, tra cui: gestione del portafoglio, incassi, pagamenti, contabilità fornitori, fatturazione, gestione fiscale e contabile per oltre 18 società del gruppo a livello nazionale.

Il Dipartimento cercava un punto di accesso sicuro e centralizzato, capace di ottimizzare le risorse disponibili, integrandosi con i sistemi informativi finanziari esistenti e permettendo una gestione autonoma delle richieste in tempo reale, con tracciamento automatico e risoluzione tempestiva. Un ulteriore obiettivo era migliorare l’esperienza utente nelle attività di ricerca, consultazione, ordinamento e inoltro delle informazioni.

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The Approach

Avvale ha guidato la realizzazione del Portale di Self-Management Finanziario dell’azienda, assicurando il pieno allineamento agli obiettivi della direzione generale. Fin dall’inizio, il progetto si è focalizzato sulla comprensione approfondita dei processi aziendali, degli indicatori chiave (KPI) e delle esigenze specifiche, al fine di fornire una soluzione su misura, robusta e sicura.
Diviso in tre fasi e basato su metodologie agili come il Design Thinking, il progetto è passato dalla fase concettuale fino all’ottimizzazione dell’esperienza utente. Avvale ha sviluppato una soluzione che integra tecnologie avanzate SAP e OpenText all’interno di un portale intuitivo, che copre ambiti come comunicazione, acquisti, finanza e vendite, garantendo maggiore agilità, autonomia ed efficienza operativa.

 

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The Impact

L’implementazione del Portale di Self-Management Finanziario ha trasformato le operazioni finanziarie dell’azienda, centralizzando richieste e procedure su una piattaforma sicura e integrata. Sono state automatizzate il 100% delle attività manuali, riducendo significativamente il volume di chiamate e email tra le aree, con un risparmio stimato fino a 1.250 ore uomo al mese.
Il portale ha migliorato il servizio verso clienti e fornitori, semplificato processi come pagamenti, fatturazione e gestione fiscale, e ha abilitato l’avanzamento verso un sistema fiscale unificato per l’intero gruppo aziendale. Oltre a rafforzare le relazioni con gli stakeholder, il portale incrementa la sostenibilità operativa e finanziaria, promuove pratiche in linea con la responsabilità d’impresa e garantisce una maggiore capacità di adattamento ai cambiamenti normativi.

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