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Semplificare l'integrazione e promuovere l'innovazione: il viaggio di Q8 con SAP BTP
While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.
Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.
Kuwait Petroleum International raffina e commercializza carburanti, lubrificanti e altri derivati del petrolio in Europa come filiale della Kuwait Petroleum Corporation, universalmente riconosciuta come uno dei dieci principali conglomerati di energia petrolifera di oggi. La sua missione? Fornire energia e servizi, impegnandosi per la crescita sostenibile dei paesi in cui opera, abbracciando l'innovazione e gli standard più elevati per garantire eccellenza operativa.
La Sfida
Q8 ha intrapreso un ambizioso programma di trasformazione digitale con l'obiettivo di modernizzare e semplificare la propria architettura IT, migliorando l’efficienza operativa.
Una delle sfide principali consisteva nell'evolvere la soluzione di integrazione esistente basata su SAP Process Orchestration (SAP PO), che comprendeva oltre 500 interfacce, adottando la SAP BTP Integration Suite. L’azienda necessitava di un approccio graduale per la migrazione che garantisse continuità operativa, minimizzando gli impatti sul business.
L'approccio
In collaborazione con Q8, il team di Avvale ha sviluppato una strategia di migrazione su misura basata su un assessment iniziale delle oltre 500 interfacce esistenti. Queste sono state classificate per ambito funzionale e livello di complessità tecnologica in modo da identificare dettagliatamente le sfide da affrontare.
La decisione di adottare un approccio a fasi, distribuito su 18 mesi e suddiviso in cinque wave, mirava a garantire una migrazione graduale e senza intoppi. La prima wave, completata in tre mesi, ha visto la migrazione di 80 interfacce. Durante questa fase, il focus era sul redesign dei flussi più complessi, con l'obiettivo di semplificarli e ottimizzarne la manutenzione. L’adozione delle best practices in termini di disegno, ottimizzazione del monitoraggio, sistemi di alerting e gestione delle licenze è stata cruciale nel garantire continuità ed efficienza nel processo di migrazione.
Una volta completate le successive Wave, la SAP BTP Integration Suite diventerà la piattaforma di riferimento per tutte le nuove integrazioni di Q8, assicurando coerenza e scalabilità nel tempo.
The Challenge
Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:
- Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
- Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
- Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
- No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
- Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.
The Approach
With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:
- Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
- Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
- Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
- Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
- Create new KPls driven by the business needs.
When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:
- Add members on the fly
- Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
- Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
- Customize the solution based on their current business process
- Perform driver-based calculations
- Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT
L'impatto
Attraverso l’implementazione della SAP BTP Integration Suite, Q8 ha ottenuto una significativa semplificazione e aggiornamento tecnologico dei precedenti scenari complessi. Un punto cruciale è stata la riduzione dell'effort necessario per la manutenzione grazie all'adozione delle best practice del settore. Questo non solo ha migliorato l'efficienza operativa, ma ha anche contribuito in modo tangibile alla sostenibilità aziendale, ottimizzando l'utilizzo delle risorse disponibili.
La nuova architettura cloud basata su iPaaS ha semplificato l'infrastruttura IT, migliorandone la scalabilità. La strategia di testing mirata ha minimizzato gli impatti sul business, garantendo la continuità operativa durante la migrazione.
Inoltre, la soluzione è conforme alla strategia SAP e supporta future evoluzioni in termini di integrazione, facilitando ulteriori ottimizzazioni future anche in ottica di evoluzione verso SAP S/4HANA.
