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Agilizar la integración e impulsar la innovación: El viaje de Q8 con SAP BTP

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Q8-logo


Kuwait Petroleum International refina y comercializa combustibles, lubricantes y otros derivados del petróleo en Europa como subsidiaria de Kuwait Petroleum Corporation, reconocida globalmente como una de las diez conglomeradas energéticas más importantes en la actualidad. ¿Su misión? Proveer energía y servicios, comprometerse con el crecimiento sostenible de los países en los que opera, y adoptar la innovación y los más altos estándares para asegurar la excelencia operativa.

El Desafío

Q8 inició un ambicioso programa de transformación digital con el objetivo de modernizar y simplificar su arquitectura de TI, mejorando la eficiencia operativa.

Uno de los desafíos clave fue evolucionar la solución de integración existente basada en SAP Process Orchestration (SAP PO), que abarcaba más de 500 interfaces, mediante la adopción de SAP BTP Integration Suite. La empresa necesitaba un enfoque por fases para la migración que garantizara la continuidad operativa y minimizara los impactos en el negocio.

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El Enfoque

En colaboración con Q8, el equipo de Avvale desarrolló una estrategia de migración a medida basada en una evaluación inicial de las más de 500 interfaces existentes. Estas fueron categorizadas por alcance funcional y complejidad tecnológica para identificar meticulosamente los desafíos por delante.

La decisión de adoptar un enfoque por fases, distribuido en 18 meses y dividido en cinco etapas, tuvo como objetivo asegurar una migración gradual y fluida. La primera etapa, completada en tres meses, implicó la migración de 80 interfaces. Durante esta fase, se puso énfasis en rediseñar los flujos más complejos para simplificarlos y optimizar el mantenimiento. La adopción de las mejores prácticas de la industria en diseño, optimización de monitoreo, sistemas de alerta y gestión de licencias fue crucial para garantizar la continuidad y eficiencia a lo largo del proceso de migración.

Una vez que se completen las etapas subsiguientes, SAP BTP Integration Suite se convertirá en la plataforma de referencia de Q8 para todas las nuevas integraciones, asegurando consistencia y escalabilidad a lo largo del tiempo.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

El Impacto

A través de la implementación de SAP BTP Integration Suite, Q8 logró una significativa simplificación y actualización tecnológica de sus escenarios complejos anteriores. Un punto crucial fue la reducción de los esfuerzos de mantenimiento mediante la adopción de las mejores prácticas de la industria, mejorando la eficiencia operativa y contribuyendo tangiblemente a la sostenibilidad del negocio mediante la optimización del uso de recursos.

La nueva arquitectura basada en iPaaS en la nube simplificó la infraestructura de TI, mejorando la escalabilidad. Una estrategia de pruebas dirigida minimizó los impactos en el negocio, garantizando la continuidad operativa durante la migración.

Además, la solución se alinea con la estrategia de SAP y respalda los avances futuros en integración, facilitando nuevas optimizaciones hacia la evolución a SAP S/4HANA.

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