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La fatturazione in tempo reale potenzia le relazioni con i fornitori di una grande compagnia aerea colombiana

Se desideri elevare la tua esperienza di viaggio a nuovi livelli, il nostro cliente è ciò che fa per te.

Una delle principali compagnie aeree della Colombia, con oltre 16.000 dipendenti e più di 200 aeromobili che ti portano a oltre 100 destinazioni in 26 paesi tra le Americhe e l'Europa, ha recentemente collaborato con Avvale per ottimizzare la fatturazione e migliorare le relazioni con i fornitori, offrendo aggiornamenti in tempo reale sulla fatturazione.

La sfida

Due anni fa, il nostro cliente ha deciso di migliorare il proprio sistema di gestione delle fatture implementando SAP Vendor Invoice Management di OpenText. Collaborando con Avvale per adottare questa soluzione, l'azienda ha identificato un'opportunità cruciale per semplificare le procedure di fatturazione, con l'obiettivo di automatizzare le attività manuali e migliorare l'efficienza interna integrando i vari sistemi esistenti.
 
Migliorare le relazioni con i fornitori per facilitare lo stato di fatturazione in tempo reale avrebbe portato a miglioramenti sostanziali nell'efficienza interna del processo contabile. L'integrazione delle postazioni FUEL e FLIGHT ORDER con SAP Vendor Invoice Management (VIM) è stata la soluzione chiave. Questo approccio avrebbe semplificato l'intero processo di fatturazione, ridotto il rischio di errori manuali e fornito un maggiore controllo sul processo, permettendo un monitoraggio costante dello stato delle fatture nella soluzione SAP VIM.
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L'approccio

L'esperienza di Avvale nell'integrazione ha consentito lo sviluppo di tre processi critici per automatizzare le attività:

  • Integrazione della rete ARIBA con SAP VIM:
    • Inbound: SAP VIM è stato integrato per ricevere le fatture dalla rete ARIBA, creando un nuovo canale di ricezione.
    • Outbound: Gli aggiornamenti automatici sullo stato delle fatture sono stati inviati alla rete ARIBA per un accesso e un riferimento semplificati.
  • Integrazione con FUEL:
    • Automatizzazione della trasmissione dei dati delle fatture legali e avvio del processo corrispondente all'interno della postazione FUEL.
  • Integrazione con FLIGHT ORDER:
    • Trasmissione automatica dei dati delle fatture legali e avvio del processo all'interno della postazione FLIGHT ORDER.

Data la complessità del processo, abbiamo applicato una logica personalizzata per determinare lo stato delle fatture VIM inviate esclusivamente tramite ARIBA. Inoltre, poiché le fatture arrivano da vari canali e utilizzano un IDOC per IATA, abbiamo personalizzato la logica standard di OpenText per allineare gli stati delle fatture tra VIM e ARIBA, adattandoli alle esigenze aziendali. Anche il numero legale della fattura è stato regolato e archiviato in un campo non standard. Questo sviluppo è stato progettato e implementato esclusivamente per soddisfare le esigenze uniche dell'azienda.

Questo approccio ha facilitato il trasferimento dei dati tra i sistemi, promuovendo la riduzione dei rischi, un migliore controllo, monitoraggio e gestione interna.

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L'impatto

Grazie al supporto di Avvale nell'integrazione dei sistemi, l'azienda ha significativamente migliorato l'efficienza temporale e le attività di gestione interna. Inoltre, il cliente ha potenziato la propria strategia di comunicazione delle funzionalità ai fornitori, consentendo loro di accedere agli aggiornamenti in tempo reale sui loro processi di fatturazione tramite il sistema integrato VIM-ARIBA.

Il processo manuale di trasferimento dati da VIM a FUEL, dedicato alla gestione delle fatture di carburante, è stato completamente eliminato. Ciò ha eliminato il rischio di inserimento di dati errati, semplificato i tempi di elaborazione e garantito la sincronizzazione precisa dei report sullo stato delle fatture tra i due sistemi.

Analogamente, il processo manuale di trasferimento dati da VIM a FLIGHT ORDER, dedicato alla gestione delle fatture generate dagli ordini di volo, è stato eliminato. Questo miglioramento non solo ha mitigato i rischi associati alla gestione manuale dei dati, ma ha anche ottimizzato i tempi di elaborazione e consolidato i report sullo stato delle fatture generati da VIM.
Infine, l'implementazione di nuove funzionalità ha migliorato il controllo interno e la gestione dei processi di fatturazione, prevenendo potenziali duplicazioni derivanti da più canali di ricezione.

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