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Una delle maggiori compagnie petrolifere collega efficientemente migliaia di fornitori e utenti grazie a una soluzione Web Portal

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Il nostro cliente è una multinazionale italiana nel settore dell'energia con sede a Roma. Considerata una delle sette maggiori compagnie petrolifere al mondo, impiega oltre 32.000 dipendenti in quasi 62 Paesi. La responsabilità dell'azienda è integrare la sostenibilità nel proprio modello di business, assicurare una transizione energetica socialmente equa e garantire l'accesso all'energia per tutti, salvaguardando attivamente l'ambiente.

La sfida

Con oltre 26.000 fornitori e 36.335 utenti attivi, il nostro cliente ha avvertito la necessità di un sistema di accesso unificato per semplificare le interazioni con i fornitori. Il sistema precedente non disponeva di una piattaforma centralizzata, con il risultato di processi frammentati e di una tendenza ad affidarsi a operazioni offline. L'obiettivo era quello di sostituirlo con un hub completamente integrato e di ampia portata per aumentare l'efficienza, migliorare l'esperienza dell'utente e centralizzare le operazioni.
Avvale vantava un rapporto consolidato con il cliente nel campo dell'integrazione dei sistemi e, scegliendoci, ha beneficiato di un partner competitivo e fidato, in grado di gestire la complessità dei sistemi e di fornire risultati di successo grazie alla nostra conoscenza dei processi interni.
 
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L'approccio

In collaborazione con il cliente, abbiamo deciso di sviluppare una piattaforma interattiva come unico possibile punto di accesso per lavorare con l'azienda. La soluzione è un portale web che funge da piattaforma di sviluppo front-end, utilizzando un CMS (content management system) per creare e gestire l'interfaccia visiva e l'esperienza utente. Un aspetto fondamentale è la presenza di un linguaggio di programmazione di alto livello nel backend, indipendente dall'infrastruttura installata, che consente di personalizzare e adattare il portale alle esigenze specifiche dell'azienda senza restrizioni da parte dell'infrastruttura sottostante. Per garantire il funzionamento efficace della soluzione, abbiamo implementato l'infrastruttura di supporto e la logica operativa utilizzando un Application Server, che gestisce i processi sottostanti e le funzionalità di base necessarie per il portale, garantendo un'esperienza utente continua e affidabile.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

L'impatto

Grazie all'implementazione di una piattaforma sicura e snella, la collaborazione tra il nostro cliente e i suoi fornitori è migliorata in modo significativo, aumentando il coinvolgimento e l'efficienza.
Un processo di registrazione semplificato consente ai fornitori di accedere a un'area privata sicura per scambiare agevolmente dati e documenti nel corso della collaborazione e gestire facilmente i dettagli bancari per i pagamenti delle fatture, garantendo transazioni finanziarie regolari.
Il portale consente la gestione indipendente dei ruoli degli utenti e la personalizzazione delle competenze, favorendo una maggiore autonomia e flessibilità nella collaborazione. I fornitori possono ora candidarsi facilmente a gruppi aziendali e merceologici specifici, allineando le loro offerte in modo più preciso alle esigenze dei clienti. Possono inoltre tenere traccia dello stato delle loro qualifiche e monitorare lo stato dei contratti, facilitando la pianificazione delle risorse e il processo decisionale.
Il portale semplifica il processo di fatturazione, ricevendo automaticamente le fatture e fornendo aggiornamenti in tempo reale sullo stato di elaborazione.

Grazie a un'interfaccia user-friendly, i fornitori possono caricare comodamente la documentazione richiesta e presentare la documentazione antimafia necessaria, garantendo la conformità e uno scambio di informazioni senza complicazioni.
La centralizzazione delle funzioni in un unico ambiente favorisce un approccio più sostenibile e circolare. Riduce il consumo di tempo, in quanto i fornitori possono accedere facilmente agli strumenti e alle informazioni necessarie in un'unica piattaforma, e diminuisce la comunicazione via e-mail, riducendo al minimo il traffico web. La funzione di certificazione dei contenuti del portale garantisce l'accuratezza e l'affidabilità delle informazioni condivise, sostenendo una catena di fornitura più sostenibile.

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