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Caliente.mx: automazione intelligente per una funzione Finance sempre più veloce

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

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Caliente.mx è la principale piattaforma messicana di scommesse e giochi online, operante in un contesto dinamico e altamente regolamentato, dove velocità e controllo devono coesistere. Con l’espansione dell’azienda tra unità di business e paesi, le operazioni finanziarie sono diventate un fattore critico per la crescita. Per tenere il passo, Caliente ha collaborato con Avvale per ripensare la funzione di Accounts Payable, passando da processi manuali e frammentati a un modello intelligente, scalabile e orientato al futuro.

La sfida

Con una crescita accelerata su business e mercati diversi, le operazioni finanziarie hanno iniziato a subire forti pressioni.

I volumi delle fatture sono aumentati, i formati si sono diversificati e i tempi di approvazione si sono allungati, a causa di una forte dipendenza da attività manuali e da una complessa coordinazione interfunzionale. Ogni nuova business unit e ogni requisito normativo introducevano ulteriori livelli di validazione, incrementando il rischio di errori e ritardi.

Questi ostacoli rendevano le attività dei team, come marketing e acquisti, più dispendiose in termini di tempo e meno efficaci, mentre la funzione finance faticava a mantenere controlli coerenti. Caliente aveva bisogno di un sistema in grado di automatizzare le attività ripetitive, migliorare la visibilità e favorire la collaborazione interna per sostenere l’espansione in corso.

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L'approccio

Avvale ha supportato Caliente nell’automatizzazione della gestione delle fatture, rafforzando al contempo collaborazione, visibilità e controllo tra i diversi team.

La Soluzione Intelligent AP di Avvale è stata implementata sfruttando intelligenza artificiale, machine learning e workflow intelligenti per catturare e convalidare automaticamente i dati delle fatture, inoltrando per la revisione solo le vere eccezioni. Regole di instradamento intelligenti hanno garantito che eventuali discrepanze raggiungessero rapidamente i team competenti, riducendo al minimo i ritardi e mantenendo le approvazioni nei tempi previsti. L’implementazione ha seguito i principi del clean-core, sfruttando acceleratori predefiniti e toolkit di deployment, permettendo un rollout rapido e allineato alle priorità operative di Caliente. I team di finance e operations sono stati coinvolti tramite dashboard intuitive, KPI e strumenti di monitoraggio in tempo reale, assicurando l’adozione della soluzione e un valore duraturo per il business.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

L'impatto

La complessità della funzione AP di Caliente si è trasformata in un impatto concreto sul business: ciò che una volta rappresentava un onere operativo ora genera un valore tangibile per l’azienda.
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Oggi, da Caliente, le fatture possono essere registrate end-to-end senza intervento umano, permettendo ai team di Accounts Payable di abbandonare l’inserimento manuale dei dati e concentrarsi esclusivamente sulla gestione delle eccezioni.

La soluzione garantisce una conformità costante tra paesi e valute, con la gestione delle tasse in modo accurato e affidabile. I team finance segnalano un carico di lavoro notevolmente ridotto e un processo end-to-end più fluido, con chiari miglioramenti in termini di precisione, controllo e facilità d’uso rispetto al sistema precedente.

L’architettura moderna basata su cloud supporta allegati multipli e approvazioni a più livelli per centro di costo, fornitore e codice aziendale, garantendo scalabilità e preparazione per futuri aggiornamenti ERP. Di conseguenza, Caliente ha costruito una solida governance, migliorato la collaborazione e creato una base moderna per la funzione Accounts Payable a supporto della crescita continua del business.

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