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Caliente.mx: automazione intelligente per una funzione Finance sempre più veloce

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Caliente.mx è la principale piattaforma messicana di scommesse e giochi online, operante in un contesto dinamico e altamente regolamentato, dove velocità e controllo devono coesistere. Con l’espansione dell’azienda tra unità di business e paesi, le operazioni finanziarie sono diventate un fattore critico per la crescita. Per tenere il passo, Caliente ha collaborato con Avvale per ripensare la funzione di Accounts Payable, passando da processi manuali e frammentati a un modello intelligente, scalabile e orientato al futuro.

La sfida

Con una crescita accelerata su business e mercati diversi, le operazioni finanziarie hanno iniziato a subire forti pressioni.

I volumi delle fatture sono aumentati, i formati si sono diversificati e i tempi di approvazione si sono allungati, a causa di una forte dipendenza da attività manuali e da una complessa coordinazione interfunzionale. Ogni nuova business unit e ogni requisito normativo introducevano ulteriori livelli di validazione, incrementando il rischio di errori e ritardi.

Questi ostacoli rendevano le attività dei team, come marketing e acquisti, più dispendiose in termini di tempo e meno efficaci, mentre la funzione finance faticava a mantenere controlli coerenti. Caliente aveva bisogno di un sistema in grado di automatizzare le attività ripetitive, migliorare la visibilità e favorire la collaborazione interna per sostenere l’espansione in corso.

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L'approccio

Avvale ha supportato Caliente nell’automatizzazione della gestione delle fatture, rafforzando al contempo collaborazione, visibilità e controllo tra i diversi team.

La Soluzione Intelligent AP di Avvale è stata implementata sfruttando intelligenza artificiale, machine learning e workflow intelligenti per catturare e convalidare automaticamente i dati delle fatture, inoltrando per la revisione solo le vere eccezioni. Regole di instradamento intelligenti hanno garantito che eventuali discrepanze raggiungessero rapidamente i team competenti, riducendo al minimo i ritardi e mantenendo le approvazioni nei tempi previsti. L’implementazione ha seguito i principi del clean-core, sfruttando acceleratori predefiniti e toolkit di deployment, permettendo un rollout rapido e allineato alle priorità operative di Caliente. I team di finance e operations sono stati coinvolti tramite dashboard intuitive, KPI e strumenti di monitoraggio in tempo reale, assicurando l’adozione della soluzione e un valore duraturo per il business.

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L'impatto

La complessità della funzione AP di Caliente si è trasformata in un impatto concreto sul business: ciò che una volta rappresentava un onere operativo ora genera un valore tangibile per l’azienda.
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Oggi, da Caliente, le fatture possono essere registrate end-to-end senza intervento umano, permettendo ai team di Accounts Payable di abbandonare l’inserimento manuale dei dati e concentrarsi esclusivamente sulla gestione delle eccezioni.

La soluzione garantisce una conformità costante tra paesi e valute, con la gestione delle tasse in modo accurato e affidabile. I team finance segnalano un carico di lavoro notevolmente ridotto e un processo end-to-end più fluido, con chiari miglioramenti in termini di precisione, controllo e facilità d’uso rispetto al sistema precedente.

L’architettura moderna basata su cloud supporta allegati multipli e approvazioni a più livelli per centro di costo, fornitore e codice aziendale, garantendo scalabilità e preparazione per futuri aggiornamenti ERP. Di conseguenza, Caliente ha costruito una solida governance, migliorato la collaborazione e creato una base moderna per la funzione Accounts Payable a supporto della crescita continua del business.

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