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Caliente.mx: Automatización Inteligente que impulsa las finanzas a toda velocidad

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Caliente.mx es la plataforma líder de apuestas y juegos en línea de México, que opera en un entorno dinámico y altamente regulado en el que deben coexistir la velocidad y el control. A medida que la empresa se expandía por diferentes unidades de negocio y países, las operaciones financieras se convirtieron en un factor crítico para el crecimiento. Para mantener el ritmo, Caliente se asoció con Avvale para rediseñar su función de cuentas por pagar, pasando de procesos manuales y fragmentados a un modelo inteligente, escalable y preparado para el futuro.

El Desafío

A medida que Caliente crecía a toda velocidad en todos los negocios y fronteras, sus operaciones financieras comenzaron a sentir la presión.

El volumen de facturas aumentó, los formatos se diversificaron y las aprobaciones se ralentizaron, ya que los equipos dependían en gran medida de actividades manuales y de una compleja coordinación entre departamentos. Cada nueva unidad de negocio y cada nuevo requisito normativo añadían capas de validación, lo que aumentaba el riesgo de errores y retrasos.

Estos obstáculos hacían que equipos como el de marketing y el de compras tardaran mucho tiempo en colaborar de forma eficaz, mientras que el departamento financiero tenía dificultades para mantener controles coherentes. Caliente necesitaba un sistema que pudiera automatizar las actividades repetitivas, mejorar la visibilidad y facilitar la cooperación interna para respaldar la expansión contínua.

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El Enfoque

Avvale ayudó a Caliente a automatizar el procesamiento de facturas, al tiempo que reforzó la colaboración, la visibilidad y el control entre los equipos.

La solución AP inteligente de Avvale se implementó aprovechando la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y los flujos de trabajo inteligentes para capturar y validar automáticamente los datos de las facturas, permitiendo que solo las excepciones reales se remitieran para su revisión. Las reglas de enrutamiento inteligente garantizaron que las discrepancias llegaran rápidamente a los equipos adecuados, minimizando los retrasos y manteniendo las aprobaciones al día. La implementación siguió los principios de núcleo limpio y aprovechó aceleradores y kits de herramientas de implementación preconstruidos, lo que permitió un rápido despliegue alineado con las prioridades operativas de Caliente. Los equipos de finanzas y operaciones se incorporaron mediante paneles intuitivos, KPI y herramientas de visibilidad en tiempo real, lo que garantizó la adopción y el valor a largo plazo para el negocio.

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El Impacto

La complejidad de AP de Caliente se transformó en un impacto comercial cuantificable: lo que antes era una complejidad operativa ahora ofrece un valor comercial tangible.
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Ahora, en Caliente, las facturas se pueden contabilizar de principio a fin sin intervención humana, lo que permite a los equipos de cuentas por pagar dejar de introducir datos manualmente y centrarse únicamente en gestionar las excepciones.

La solución garantiza un cumplimiento normativo coherente en todos los países y divisas, con una gestión precisa y fiable de los impuestos. Los equipos financieros informan de una carga de trabajo mucho menor y un proceso integral más fluido, con claras mejoras en cuanto a precisión, control y facilidad de uso en comparación con el sistema anterior.

La moderna arquitectura basada en la nube admite múltiples archivos adjuntos y aprobaciones multinivel por centro de costes, proveedor y código de empresa, lo que garantiza la escalabilidad y la preparación para futuras actualizaciones del ERP. Como resultado, Caliente ha creado una sólida gobernanza, ha mejorado la colaboración y ha sentado unas bases modernas para las cuentas por pagar con el fin de respaldar el crecimiento continuo del negocio.

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