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Caliente.mx: Automatización Inteligente que impulsa las finanzas a toda velocidad

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

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Caliente.mx es la plataforma líder de apuestas y juegos en línea de México, que opera en un entorno dinámico y altamente regulado en el que deben coexistir la velocidad y el control. A medida que la empresa se expandía por diferentes unidades de negocio y países, las operaciones financieras se convirtieron en un factor crítico para el crecimiento. Para mantener el ritmo, Caliente se asoció con Avvale para rediseñar su función de cuentas por pagar, pasando de procesos manuales y fragmentados a un modelo inteligente, escalable y preparado para el futuro.

El Desafío

A medida que Caliente crecía a toda velocidad en todos los negocios y fronteras, sus operaciones financieras comenzaron a sentir la presión.

El volumen de facturas aumentó, los formatos se diversificaron y las aprobaciones se ralentizaron, ya que los equipos dependían en gran medida de actividades manuales y de una compleja coordinación entre departamentos. Cada nueva unidad de negocio y cada nuevo requisito normativo añadían capas de validación, lo que aumentaba el riesgo de errores y retrasos.

Estos obstáculos hacían que equipos como el de marketing y el de compras tardaran mucho tiempo en colaborar de forma eficaz, mientras que el departamento financiero tenía dificultades para mantener controles coherentes. Caliente necesitaba un sistema que pudiera automatizar las actividades repetitivas, mejorar la visibilidad y facilitar la cooperación interna para respaldar la expansión contínua.

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El Enfoque

Avvale ayudó a Caliente a automatizar el procesamiento de facturas, al tiempo que reforzó la colaboración, la visibilidad y el control entre los equipos.

La solución AP inteligente de Avvale se implementó aprovechando la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y los flujos de trabajo inteligentes para capturar y validar automáticamente los datos de las facturas, permitiendo que solo las excepciones reales se remitieran para su revisión. Las reglas de enrutamiento inteligente garantizaron que las discrepancias llegaran rápidamente a los equipos adecuados, minimizando los retrasos y manteniendo las aprobaciones al día. La implementación siguió los principios de núcleo limpio y aprovechó aceleradores y kits de herramientas de implementación preconstruidos, lo que permitió un rápido despliegue alineado con las prioridades operativas de Caliente. Los equipos de finanzas y operaciones se incorporaron mediante paneles intuitivos, KPI y herramientas de visibilidad en tiempo real, lo que garantizó la adopción y el valor a largo plazo para el negocio.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

El Impacto

La complejidad de AP de Caliente se transformó en un impacto comercial cuantificable: lo que antes era una complejidad operativa ahora ofrece un valor comercial tangible.
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Ahora, en Caliente, las facturas se pueden contabilizar de principio a fin sin intervención humana, lo que permite a los equipos de cuentas por pagar dejar de introducir datos manualmente y centrarse únicamente en gestionar las excepciones.

La solución garantiza un cumplimiento normativo coherente en todos los países y divisas, con una gestión precisa y fiable de los impuestos. Los equipos financieros informan de una carga de trabajo mucho menor y un proceso integral más fluido, con claras mejoras en cuanto a precisión, control y facilidad de uso en comparación con el sistema anterior.

La moderna arquitectura basada en la nube admite múltiples archivos adjuntos y aprobaciones multinivel por centro de costes, proveedor y código de empresa, lo que garantiza la escalabilidad y la preparación para futuras actualizaciones del ERP. Como resultado, Caliente ha creado una sólida gobernanza, ha mejorado la colaboración y ha sentado unas bases modernas para las cuentas por pagar con el fin de respaldar el crecimiento continuo del negocio.

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