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Refrival: Optimierung der Abrechnungseffizienz

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

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Refrival ist ein führendes Unternehmen im Bereich integrierter Dienstleistungen für Verkaufsstellen im FMCG-Sektor (Fast Moving Consumer Goods) in Spanien und verfügt über ein landesweites Netz von kooperierenden Unternehmen. Sein Ziel ist es, durch innovative Lösungen einen Mehrwert für seine Kunden zu schaffen, der über den Service hinausgeht.

Die Herausforderung

Refrival stand vor der Herausforderung, seine SAP S/4HANA-Systeme in einer Umgebung mit komplexen und kundenspezifischen Geschäftsprozessen effizient zu pflegen und zu optimieren. Zu den Hauptproblemen gehörten eine fragmentierte Rechnungsstellung mit einer hohen Anzahl unnötiger Rechnungen, die Notwendigkeit einer ständigen Überwachung des Prozesses aufgrund mehrerer kundenspezifischer Validierungen, was zu Stornierungen und Blockierungen führte, sowie die mangelnde Effizienz bei den vorgelagerten Rechnungs- und Analysezeiten.

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Die Lösung

Avvale analysierte den Abrechnungsprozess von Refrival und gestaltete ihn um, um die Leistung zu optimieren und eine höhere Effizienz und die Einhaltung der festgelegten Zeiten zu gewährleisten. Nach der Analyse und Optimierung der Prozesse war es möglich, das Abrechnungsprogramm zu verbessern, die Parametrisierungstabellen zu vereinfachen, um die Nutzung durch die Mitarbeiter zu erleichtern, unnötige Segmentierungen in der Abrechnung zu beseitigen und zusätzlich kundenspezifische Protokollsätze zu erstellen.

Darüber hinaus verschaffte der neue Ansatz dem Unternehmen eine größere Autonomie, wodurch die Abhängigkeit von manuellen Eingriffen verringert und die Zuverlässigkeit des Abrechnungsprozesses verbessert wurde. Durch kontinuierliche Anpassungen an neue Anforderungen wurde die Lösung weiterentwickelt, um flexibler und einfacher auf die Bedürfnisse des Unternehmens reagieren zu können.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

Wie die Lösung hilft

Durch die Korrektur ineffizienter Planungen wurden der Ressourcenverbrauch gesenkt und Verzögerungen beseitigt, was eine schnellere und reibungslosere Rechnungsstellung ermöglicht.
Durch die Konsolidierung von Aufträgen in einzelnen Rechnungen wurden Fehler minimiert und die Abstimmung vereinfacht, was die betriebliche Effizienz erheblich steigerte.

Durch die geringeren Verzögerungen und den reduzierten manuellen Arbeitsaufwand konnte sich die Rechnungsabteilung auf strategische Initiativen konzentrieren und so einen größeren Mehrwert für das Unternehmen schaffen. Die verbesserten SAP S/4HANA-Systeme von Refrival unterstützen nun nahtlose Abläufe und bieten eine skalierbare Grundlage für künftiges Wachstum.

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