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Lavazza-Gruppe stellt Finanzberichterstattung und Buchhaltung in 19 Tochtergesellschaften durch intelligente Automatisierung um

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Seit 1895 ist die Lavazza Gruppe ein führendes Unternehmen auf dem globalen Kaffeemarkt, verwurzelt in der italienischen Tradition wie ein feiner Espresso. Seit 130 Jahren verbindet Lavazza Tradition und Innovation, von den ersten Kaffeemischungen von Luigi Lavazza bis zum ikonischen Espresso im Weltraum. Mit der Mission, das ultimative Kaffeeerlebnis zu bieten und nachhaltige Werte zu schaffen, strebt Lavazza stets nach Exzellenz, immer „a modo mio“.

Die Herausforderung

Als weltweit tätiges Unternehmen mit über 40 Tochtergesellschaften stand Lavazza vor großen Herausforderungen bei der Verwaltung verteilter Finanzprozesse über verschiedene Systeme und Betriebsmodelle hinweg. Die Notwendigkeit, die Finanzdaten neuer Akquisitionen, wie z. B. MaxiCoffee, zu konsolidieren, sowie die steigende Arbeitsbelastung in Spitzenzeiten unterstrichen die Bedeutung eines harmonisierten, automatisierten Ansatzes. Das Unternehmen benötigte eine Lösung zur Beschleunigung der Integration, zur Verkürzung der monatlichen und jährlichen Abschlusszyklen, zur Vereinfachung der internen Prozesse und zur Gewährleistung hoher Compliance-Standards. Als Lavazza in neue Märkte expandierte, wurden Skalierbarkeit und Flexibilität entscheidend, um die Arbeitslast effektiv zu bewältigen und die Genauigkeit und Pünktlichkeit der Finanzoperationen zu verbessern.

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Die Lösung

Lavazza wandte sich an Avvale, um seine Finanzberichterstattungs- und Buchhaltungsarchitektur mit einer integrierten, nachhaltigen Vision neu zu gestalten. Avvale führte eine gezielte „Automation Journey“ durch, bei der die UiPath Business Automation Platform zum Einsatz kam. Sie begann mit einer strategischen Findungsphase, um kritische Bereiche für Effizienz und Skalierbarkeit zu identifizieren. Es wurden über 30 Finanzprozesse analysiert und diejenigen mit hohem Automatisierungspotenzial priorisiert. Durch die Einführung von intelligenten Automatisierungslösungen implementierte Avvale einen modularen und flexiblen Ansatz, der die Automatisierung von mehr als 20 Schlüsselprozessen ermöglichte, und führte unbeaufsichtigte Bots, bediente und benutzerdefinierte Dashboards für die autonome Verwaltung von Buchhaltungsabläufen durch Teams ein.

Dieser strategische Fahrplan bezog schrittweise neue Abteilungen und internationale Niederlassungen ein, wobei die neuen Technologien schrittweise eingeführt und nahtlos in die bestehenden SAP-Systeme integriert wurden. Dank dieser Integration hat Lavazza sein Rechnungswesen in einen harmonisierten, gut steuerbaren und zentralisierten Prozess verwandelt. Durch die Einführung spezieller Automatisierungen - wie die Konsolidierung von MaxiCoffee, das Clearing von Kassenbelegen und die Verwaltung von IFRS 16 - hat Lavazza die Arbeitsabläufe weiter zentralisiert und gestrafft, wodurch die Betriebszeiten verkürzt und die Kontrolle über die Unternehmensdaten verbessert wurden. Das Ergebnis ist eine flexible und skalierbare Buchhaltungsstruktur, die sich mit dem Wachstum des Unternehmens weiterentwickeln kann.

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Wie die Lösung hilft

Die Integration von Intelligent Automation in die Finanzprozesse von Lavazza hat zu signifikanten Ergebnissen in Bezug auf Effizienz und Governance geführt, die sich innerhalb weniger Monate amortisiert haben. Die monatlichen und jährlichen Abschlusszeiten wurden verkürzt, und die Buchhaltungsprozesse sind nun vollständig zentralisiert und skalierbar. Durch die Automatisierung hat Lavazza erfolgreich bestehende Geschäftsprozesse optimiert und harmonisiert und gleichzeitig neue Prozesse entwickelt, die operative Kontinuität und Konsistenz gewährleisten. Darüber hinaus hat die Einführung intelligenter Automatisierungstools den Lavazza-Mitarbeitern ermöglicht, ihre Leistung zu steigern und ihr Arbeitsleben besser zu vereinbaren. Die eingesparte Energie wird in strategischere Aktivitäten sowie in die persönliche Weiterbildung und Entwicklung umgelenkt.

Dank dieser Innovationen wurden die Datenverwaltung und -sicherheit gestärkt, was eine hohe Konformität gewährleistet und agile Antworten auf die Herausforderungen des multinationalen Managements ermöglicht. Die Integration mit SAP und der Einsatz von Robotern haben die Verwaltung komplexer Prozesse vereinfacht, die Skalierbarkeit und die Replizierbarkeit von Automatisierungen in allen Unternehmen der Gruppe gefördert und gleichzeitig eine größere Flexibilität bei der Anpassung an regulatorische Veränderungen gewährleistet. Insgesamt hat Lavazza mit der Unterstützung von Avvale die Lebensqualität der Mitarbeiter verbessert, indem der Stress bei Arbeitsspitzen reduziert und das Management umfangreicher Arbeitsabläufe erleichtert wurde - alles im Einklang mit den Unternehmenswerten Nachhaltigkeit und Innovation.

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