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El Grupo Lavazza reestructura la información financiera y la contabilidad de 19 filiales mediante la automatización inteligente

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

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Desde 1895, el Grupo Lavazza es líder en el mercado mundial del café, arraigado en la tradición italiana como un espresso finamente elaborado. Durante 130 años, Lavazza ha equilibrado herencia e innovación, desde las primeras mezclas de Luigi Lavazza hasta el icónico espresso servido en el espacio. Con la misión de ofrecer la mejor experiencia cafetera y crear valor sostenible, Lavazza se esfuerza constantemente por alcanzar la excelencia, siempre «a modo mio».

El Reto

Lavazza, que opera en todo el mundo con más de 40 filiales, se enfrentaba a importantes retos a la hora de gestionar procesos financieros distribuidos en diversos sistemas y modelos operativos. La necesidad de consolidar las finanzas de las nuevas adquisiciones, como MaxiCoffee, junto con el aumento de la carga de trabajo durante los periodos de máxima actividad, subrayaron la importancia de un enfoque armonizado y automatizado. La empresa necesitaba una solución que acelerara la integración, redujera los ciclos de cierre mensuales y anuales, simplificara los procesos internos y garantizara un alto nivel de cumplimiento. A medida que Lavazza se expandía a nuevos mercados, la escalabilidad y la flexibilidad se convirtieron en factores críticos para gestionar las cargas de trabajo de forma eficaz y mejorar la precisión y la puntualidad de las operaciones financieras.

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El Enfoque

Lavazza recurrió a la experiencia de Avvale para rediseñar su arquitectura de Información Financiera y Contabilidad con una visión integrada y sostenible. Avvale dirigió un «viaje de automatización» específico aprovechando la plataforma de automatización empresarial UiPath, comenzando con una fase de descubrimiento estratégico para identificar las áreas críticas de eficiencia y escalabilidad. Se analizaron más de 30 procesos financieros, priorizando aquellos con un alto potencial de automatización. Mediante la adopción de soluciones de Automatización Inteligente, Avvale implementó un enfoque modular y flexible que permitió la automatización de más de 20 procesos clave e introdujo bots desatendidos, asistidos y cuadros de mando personalizados para la gestión autónoma de los flujos contables por parte de los equipos.

Esta hoja de ruta estratégica implicó gradualmente a nuevos departamentos y sucursales internacionales, implementando las nuevas tecnologías paso a paso e integrándolas a la perfección con los sistemas SAP existentes. Gracias a esta integración, Lavazza ha transformado su gestión contable en un proceso armonizado, altamente gobernable y centralizado. Mediante la introducción de automatizaciones específicas, como la consolidación de MaxiCoffee, la compensación de los ingresos en efectivo y la gestión de la NIIF 16, Lavazza ha centralizado y racionalizado aún más los flujos de trabajo, reduciendo los tiempos operativos y mejorando el control sobre los datos de la empresa. El resultado es una estructura contable ágil y escalable, capaz de evolucionar junto con el crecimiento de la empresa.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

El Impacto

La integración de Intelligent Automation en los procesos financieros de Lavazza ha proporcionado resultados significativos en términos de eficiencia y gobernanza, logrando la amortización en tan sólo unos meses. Se han reducido los plazos de cierre mensual y anual, y los procesos contables están ahora totalmente centralizados y son escalables. Mediante la automatización, Lavazza ha optimizado y armonizado con éxito los procesos empresariales existentes, al tiempo que ha desarrollado otros nuevos, garantizando la continuidad y coherencia operativas. En términos más generales, la introducción de herramientas de automatización inteligente ha permitido a los empleados de Lavazza aumentar su rendimiento y mejorar el equilibrio entre trabajo y vida privada. La energía ahorrada se redirige hacia actividades más estratégicas, así como a la formación y el desarrollo personal.

Gracias a estas innovaciones, se han reforzado la gobernanza y la seguridad de los datos, garantizando un alto grado de cumplimiento y permitiendo dar respuestas ágiles a los retos de la gestión multinacional. La integración con SAP y el uso de robots han simplificado la gestión de procesos complejos, favoreciendo la escalabilidad y la replicabilidad de las automatizaciones en todas las empresas del Grupo, al tiempo que garantizan una mayor flexibilidad para adaptarse a los cambios normativos. En general, con el apoyo de Avvale, Lavazza ha mejorado la calidad de vida laboral de los empleados reduciendo el estrés durante los picos de carga de trabajo y facilitando la gestión de operaciones a gran escala, todo ello en consonancia con los valores de sostenibilidad e innovación de la empresa.

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