Grupo Lavazza reformula os relatórios financeiros e a contabilidade em 19 subsidiárias usando a automação inteligente

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

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Desde 1895, o Grupo Lavazza é líder no mercado global de café, enraizado na tradição italiana como um espresso finamente elaborado. Há 130 anos, a Lavazza equilibra herança e inovação, desde as primeiras misturas de Luigi Lavazza até o icônico expresso servido no espaço. Com a missão de oferecer a melhor experiência em café e criar valor sustentável, a Lavazza busca consistentemente a excelência, sempre “a modo mio”.

O Desafio

Operando globalmente com mais de 40 subsidiárias, a Lavazza enfrentou desafios significativos no gerenciamento de processos financeiros distribuídos em diversos sistemas e modelos operacionais. A necessidade de consolidar os dados financeiros de novas aquisições, como a MaxiCoffee, juntamente com o aumento da carga de trabalho durante os períodos de pico, ressaltou a importância de uma abordagem harmonizada e automatizada. A empresa precisava de uma solução para acelerar a integração, reduzir os ciclos de fechamento mensais e anuais, simplificar os processos internos e garantir altos padrões de conformidade. À medida que a Lavazza se expandia para novos mercados, a escalabilidade e a flexibilidade tornaram-se essenciais para gerenciar as cargas de trabalho de forma eficaz e aumentar a precisão e a pontualidade das operações financeiras.

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A Abordagem

A Lavazza recorreu à experiência da Avvale para redesenhar sua arquitetura de Relatórios Financeiros e Contabilidade com uma visão integrada e sustentável. A Avvale conduziu uma “Jornada de Automação” direcionada, aproveitando a Plataforma de Automação Comercial UiPath, começando com uma fase de descoberta estratégica para identificar áreas críticas de eficiência e escalabilidade. Mais de 30 processos financeiros foram analisados, priorizando aqueles com alto potencial de automação. Por meio da adoção de soluções de Automação Inteligente, a Avvale implementou uma abordagem modular e flexível que permitiu a automação de mais de 20 processos-chave e introduziu bots autônomos, painéis de controle assistidos e personalizados para o gerenciamento autônomo dos fluxos contábeis pelas equipes.

Esse roteiro estratégico envolveu gradualmente novos departamentos e filiais internacionais, implementando novas tecnologias passo a passo e integrando-as perfeitamente aos sistemas SAP existentes. Graças a essa integração, a Lavazza transformou sua gestão contábil em um processo harmonizado, altamente governável e centralizado. Com a introdução de automações dedicadas - como a consolidação do MaxiCoffee, a compensação de recebimentos de caixa e o gerenciamento do IFRS 16 - a Lavazza centralizou e simplificou ainda mais os fluxos de trabalho, reduzindo os tempos operacionais e aumentando o controle sobre os dados da empresa. O resultado é uma estrutura contábil ágil e escalável, capaz de evoluir junto com o seu crescimento.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

O Impacto

A integração da Automação Inteligente aos processos financeiros da Lavazza proporcionou resultados significativos em termos de eficiência e governança, obtendo retorno em apenas alguns meses. Os tempos de fechamento mensal e anual foram reduzidos, e os processos contábeis agora são totalmente centralizados e escalonáveis. Por meio da automação, a Lavazza otimizou e harmonizou com sucesso os processos comerciais existentes, ao mesmo tempo em que desenvolveu novos processos, garantindo a continuidade e a consistência operacionais. De modo mais amplo, a introdução de ferramentas de automação inteligente permitiu que os funcionários da Lavazza melhorassem o desempenho e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. A energia economizada é redirecionada para atividades mais estratégicas, bem como para o treinamento e o desenvolvimento pessoal.

Graças a essas inovações, a governança e a segurança dos dados foram reforçadas, garantindo alta conformidade e permitindo respostas ágeis aos desafios da gestão multinacional. A integração com o SAP e o uso de robôs simplificaram o gerenciamento de processos complexos, promovendo a escalabilidade e a replicabilidade das automações em todas as empresas do Grupo, além de garantir maior flexibilidade na adaptação às mudanças regulatórias. De modo geral, com o apoio da Avvale, a Lavazza melhorou a qualidade de vida dos funcionários, reduzindo o estresse durante os picos de carga de trabalho e facilitando o gerenciamento de operações em larga escala, tudo alinhado com os valores de sustentabilidade e inovação da empresa.

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