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Lavazza Group ridisegna il reporting finanziario e la contabilità di 19 aziende del gruppo sfruttando l’Intelligent Automation

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Dal 1895, il Gruppo Lavazza è un protagonista del mercato globale del caffè, con radici italiane profonde come un buon espresso. Da 130 anni, Lavazza fonde tradizione e innovazione: dai primi blend creati da Luigi Lavazza fino all’iconico primo espresso in orbita nello spazio. Con l’obiettivo di offrire la migliore coffee experience e creare valore sostenibile, Lavazza punta costantemente all’eccellenza, sempre a “modo mio”.

La sfida

Con una presenza globale e oltre 40 società affiliate, Lavazza si è trovata ad affrontare una complessa gestione dei processi finanziari, distribuiti su diversi sistemi e modelli operativi. La necessità di consolidare il bilancio di nuove acquisizioni come MaxiCoffee e l'aumento dei volumi di lavoro nei periodi di picco hanno reso evidente il bisogno di una gestione più armonizzata e automatizzata. Era fondamentale trovare una soluzione che potesse ridurre i tempi di integrazione e di chiusura mensile e annuale, semplificando i processi interni e garantendo un'elevata compliance alle normative. Con la crescita del Gruppo e l’espansione in nuovi mercati, Lavazza necessitava di un approccio scalabile e flessibile che garantisse sia la gestione ottimale dei carichi di lavoro sia un miglioramento dell'accuratezza e della tempestività delle operazioni.

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L'approccio

Lavazza si è affidata all’esperienza di Avvale per riprogettare l’architettura operativa di Financial Reporting & Accounting con una visione integrata e sostenibile. Il team di Avvale ha guidato un “Automation Journey” mirato, sfruttando la Business Automation Platform - UiPath, partendo da una fase di discovery strategica per identificare le aree più critiche in termini di efficienza e scalabilità, analizzando oltre 30 processi nell'ambito Finance per identificare quelli maggiormente automatizzabili. Attraverso l’adozione di soluzioni di Intelligent Automation, Avvale ha implementato un approccio modulare e flessibile, che ha reso possibile l'automazione di oltre 20 processi chiave e ha introdotto bot unattended,  attended  e dashboard custom per la gestione autonoma dei flussi contabili da parte dei team.

Questa roadmap strategica ha visto il coinvolgimento graduale di nuovi dipartimenti e sedi estere, con una messa in opera progressiva di nuove tecnologie e un’integrazione perfetta con i sistemi SAP esistenti. Grazie a questa integrazione, Lavazza ha potuto trasformare la gestione contabile in un processo armonizzato, altamente governabile e centralizzato. Con l’introduzione di automazioni dedicate, come il consolidamento di MaxiCoffee, il clearing degli incassi e la gestione dell’IFRS 16, Lavazza ha ulteriormente centralizzato e semplificato i flussi di lavoro, riducendo i tempi operativi e migliorando il controllo sui dati aziendali. Il risultato è una struttura contabile agile e scalabile, capace di evolversi insieme alla crescita aziendale. 

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L'impatto

L'integrazione dell'automazione intelligente nei processi finanziari di Lavazza ha portato risultati significativi in termini di efficienza e governance, ottenendo un payback di pochi mesi. Il tempo di chiusura mensile e annuale è stato ridotto, e la gestione dei processi contabili è ora completamente centralizzata e scalabile. Con l’automazione, Lavazza è riuscita ad ottimizzare e armonizzare in continuità e coerenza operativa i processi di business esistenti e a realizzarne di nuovi. Più in generale, l’introduzione di strumenti di Intelligent Automation ha permesso alle persone di Lavazza di migliorare le performance e il work-life balance. L’energia delle persone risparmiata viene convogliata in altre attività più strategiche, nonché alla formazione e allo sviluppo personale.

Grazie a queste innovazioni, la governance e la sicurezza dei dati sono state rafforzate, assicurando una compliance elevata e rispondendo in modo agile alle sfide della gestione multinazionale. L'integrazione con SAP e l’utilizzo di robot hanno reso più agevole la gestione di processi complessi, favorendo la scalabilità e la replicabilità delle automazioni su tutte le società del Gruppo e garantendo una maggiore flessibilità rispetto ai cambiamenti normativi. Nel complesso, a seguito del supporto di Avvale, Lavazza ha migliorato la qualità della vita lavorativa dei dipendenti, riducendo lo stress legato ai picchi di lavoro e agevolando la gestione delle operazioni su vasta scala, in linea con i valori di sostenibilità e innovazione dell’azienda.

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