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Lavazza Group ridisegna il reporting finanziario e la contabilità di 19 aziende del gruppo sfruttando l’Intelligent Automation

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

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Dal 1895, il Gruppo Lavazza è un protagonista del mercato globale del caffè, con radici italiane profonde come un buon espresso. Da 130 anni, Lavazza fonde tradizione e innovazione: dai primi blend creati da Luigi Lavazza fino all’iconico primo espresso in orbita nello spazio. Con l’obiettivo di offrire la migliore coffee experience e creare valore sostenibile, Lavazza punta costantemente all’eccellenza, sempre a “modo mio”.

La sfida

Con una presenza globale e oltre 40 società affiliate, Lavazza si è trovata ad affrontare una complessa gestione dei processi finanziari, distribuiti su diversi sistemi e modelli operativi. La necessità di consolidare il bilancio di nuove acquisizioni come MaxiCoffee e l'aumento dei volumi di lavoro nei periodi di picco hanno reso evidente il bisogno di una gestione più armonizzata e automatizzata. Era fondamentale trovare una soluzione che potesse ridurre i tempi di integrazione e di chiusura mensile e annuale, semplificando i processi interni e garantendo un'elevata compliance alle normative. Con la crescita del Gruppo e l’espansione in nuovi mercati, Lavazza necessitava di un approccio scalabile e flessibile che garantisse sia la gestione ottimale dei carichi di lavoro sia un miglioramento dell'accuratezza e della tempestività delle operazioni.

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L'approccio

Lavazza si è affidata all’esperienza di Avvale per riprogettare l’architettura operativa di Financial Reporting & Accounting con una visione integrata e sostenibile. Il team di Avvale ha guidato un “Automation Journey” mirato, sfruttando la Business Automation Platform - UiPath, partendo da una fase di discovery strategica per identificare le aree più critiche in termini di efficienza e scalabilità, analizzando oltre 30 processi nell'ambito Finance per identificare quelli maggiormente automatizzabili. Attraverso l’adozione di soluzioni di Intelligent Automation, Avvale ha implementato un approccio modulare e flessibile, che ha reso possibile l'automazione di oltre 20 processi chiave e ha introdotto bot unattended,  attended  e dashboard custom per la gestione autonoma dei flussi contabili da parte dei team.

Questa roadmap strategica ha visto il coinvolgimento graduale di nuovi dipartimenti e sedi estere, con una messa in opera progressiva di nuove tecnologie e un’integrazione perfetta con i sistemi SAP esistenti. Grazie a questa integrazione, Lavazza ha potuto trasformare la gestione contabile in un processo armonizzato, altamente governabile e centralizzato. Con l’introduzione di automazioni dedicate, come il consolidamento di MaxiCoffee, il clearing degli incassi e la gestione dell’IFRS 16, Lavazza ha ulteriormente centralizzato e semplificato i flussi di lavoro, riducendo i tempi operativi e migliorando il controllo sui dati aziendali. Il risultato è una struttura contabile agile e scalabile, capace di evolversi insieme alla crescita aziendale. 

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

L'impatto

L'integrazione dell'automazione intelligente nei processi finanziari di Lavazza ha portato risultati significativi in termini di efficienza e governance, ottenendo un payback di pochi mesi. Il tempo di chiusura mensile e annuale è stato ridotto, e la gestione dei processi contabili è ora completamente centralizzata e scalabile. Con l’automazione, Lavazza è riuscita ad ottimizzare e armonizzare in continuità e coerenza operativa i processi di business esistenti e a realizzarne di nuovi. Più in generale, l’introduzione di strumenti di Intelligent Automation ha permesso alle persone di Lavazza di migliorare le performance e il work-life balance. L’energia delle persone risparmiata viene convogliata in altre attività più strategiche, nonché alla formazione e allo sviluppo personale.

Grazie a queste innovazioni, la governance e la sicurezza dei dati sono state rafforzate, assicurando una compliance elevata e rispondendo in modo agile alle sfide della gestione multinazionale. L'integrazione con SAP e l’utilizzo di robot hanno reso più agevole la gestione di processi complessi, favorendo la scalabilità e la replicabilità delle automazioni su tutte le società del Gruppo e garantendo una maggiore flessibilità rispetto ai cambiamenti normativi. Nel complesso, a seguito del supporto di Avvale, Lavazza ha migliorato la qualità della vita lavorativa dei dipendenti, riducendo lo stress legato ai picchi di lavoro e agevolando la gestione delle operazioni su vasta scala, in linea con i valori di sostenibilità e innovazione dell’azienda.

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