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Gottardo und GenAI: Automatisierung trifft Intelligenz

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Gottardo S.p.A. wurde 1969 als kleines Familienunternehmen im Herzen Venetiens gegründet und ist heute ein national führendes Unternehmen im Vertrieb von Haushalts- und Körperpflegeprodukten. Mit über 5.700 Mitarbeitenden und einem flächendeckenden Filialnetz in ganz Italien zählen Tigotà und Prodet zu den wichtigsten Marken des Unternehmens. Seine Mission ist es, weiter zu wachsen und innovativ zu sein und das Unternehmen mit modernen, nachhaltigen Lösungen in die Zukunft zu führen.

Die Herausforderung

Das Finanzteam von Gottardo musste täglich Hunderte von Bankdokumenten aus verschiedenen Quellen verwalten, darunter zertifizierte E-Mails, normale E-Mails und Online-Banking-Dokumente, die jeweils unterschiedliche Formate, Regeln und Inhalte aufwiesen. Der Archivierungsprozess erfolgte vollständig manuell und erforderte die Umbenennung, Klassifizierung und das Hochladen jeder einzelnen Datei, was zu einem erheblichen Zeitaufwand und einer eingeschränkten Rückverfolgbarkeit führte.

Die Präsenz mehrerer Banken, von denen jede verschiedene Arten von Dokumenten bereitstellte, machte den Prozess so aufwendig, dass er nicht konsistent durchgeführt werden konnte. Infolgedessen war das zentralisierte digitale Archiv unvollständig, was die Möglichkeit einschränkte, die benötigten Dokumente schnell abzurufen.

Aufbauend auf dem Erfolg früherer Kooperationen entschied sich Gottardo für eine Partnerschaft mit Avvale, um den Archivierungsprozess neu zu gestalten und mithilfe einer flexiblen und skalierbaren Lösung ein umfassendes, kontinuierlich aktualisiertes und langfristig verwaltbares Repository zu schaffen.

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Der Ansatz

Avvale verfolgte einen beratenden und kooperativen Ansatz mit einem klaren Ziel: einen intelligenten Archivierungsprozess zu entwickeln, der den manuellen Aufwand minimiert und die Qualität der gespeicherten Informationen verbessert.

Um der Komplexität des Kontexts zu begegnen, entwickelten Avvale und Gottardo eine Lösung auf Basis von UiPath, Document Understanding und generativer KI, die Dokumente mit unterschiedlichen Formaten und Inhalten automatisch interpretieren kann.

Dank generativer Intelligenz kann das System selbst komplexe Informationen erkennen und sich an strukturelle, formatbezogene oder positionelle Abweichungen innerhalb derselben Dokumentkategorie anpassen. Die Lösung wurde so konfiguriert, dass sie alle erforderlichen Dokumenttypen vollständig unterstützt und ein vollständiges und stabiles Modell gewährleistet, das Kontrolle, Konsistenz und hochwertige archivierte Informationen bietet. Durch die Kombination von Fachwissen in den Bereichen Automatisierung und künstliche Intelligenz ermöglichte Avvale Gottardo, eine zeitintensive Tätigkeit in einen effizienten, transparenten digitalen Prozess umzuwandeln, der mit der Nachhaltigkeitsvision des Unternehmens im Einklang steht.

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Die Auswirkung

Das neue Archivierungssystem wird in der Lage sein, verschiedene Arten von Bankdokumenten zu erkennen, auszuwählen und zu speichern, die die Finanzabteilung von Gottardo erfassen möchte, und macht den gesamten Prozess vollständig automatisiert und kontrolliert. Täglich werden Dutzende von Dateien konsistent klassifiziert, verarbeitet und archiviert, wodurch Genauigkeit und kontinuierlicher Betrieb gewährleistet werden.

Die Datenqualität wird sich deutlich verbessern: Jedes Dokument wird nun mit spezifischen Metadaten angereichert, die zuvor nicht erfasst wurden, wodurch die Rückverfolgbarkeit verbessert und die interne Analyse vereinfacht wird. Das Fehlerrisiko wird drastisch reduziert, während das Dokumentenarchiv bereits zu einer einzigen, übersichtlichen und zuverlässigen Quelle der Wahrheit geworden ist.

Dieses neue System zeichnet sich durch seine Flexibilität aus: Es kann problemlos Formatvariationen oder neue Bankinstitute verarbeiten und erfordert nur minimale Anpassungen, ohne den Betrieb zu stören. Das Ziel von Gottardo ist ein moderneres, informierteres Modell der Dokumentenverwaltung, das vollständig mit der Vision der Organisation für digitale Nachhaltigkeit im Einklang steht.

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