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Gottardo y GenAI: La Automatización Se Une a la Inteligencia

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Fundada en 1969 como una pequeña empresa familiar en el corazón del Véneto, Gottardo S.p.A. es hoy una compañía de alcance nacional especializada en la distribución de productos para el hogar y el cuidado personal. Con más de 5.700 colaboradores y una red de sucursales en toda Italia, Gottardo cuenta con Tigotà y Prodet como sus principales marcas. Su misión es seguir creciendo e innovando, guiando a la empresa hacia el futuro a través de soluciones modernas y sostenibles.

El Desafio

El equipo de tesorería de Gottardo tenía que gestionar diariamente cientos de documentos bancarios procedentes de múltiples fuentes, correo electrónico certificado, correo electrónico tradicional y banca en línea, cada uno con diferentes formatos, reglas y contenidos. El proceso de archivo era totalmente manual y requería renombrar, clasificar y cargar cada archivo, lo que suponía una importante carga de tiempo y una trazabilidad limitada.

La presencia de varios bancos, cada uno de los cuales proporcionaba múltiples tipos de documentos, hacía que el proceso fuera tan exigente que no se podía realizar de forma sistemática. Como resultado, el archivo digital centralizado estaba incompleto, lo que limitaba la capacidad de recuperar rápidamente los documentos necesarios.

Basándose en el éxito de colaboraciones anteriores, Gottardo decidió asociarse con Avvale para rediseñar el proceso de archivo y crear un repositorio completo, continuamente actualizado y gestionable a largo plazo mediante una solución flexible y escalable.

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El Enfoque

Avvale adoptó un enfoque consultivo y colaborativo con un objetivo claro: crear un proceso de archivo inteligente que minimizara el esfuerzo manual y mejorara la calidad de la información almacenada.

Para abordar la complejidad del contexto, Avvale y Gottardo diseñaron una solución basada en UiPath, Document Understanding y Generative AI, capaz de interpretar automáticamente documentos con diferentes formatos y contenidos.

Gracias a la inteligencia generativa, el sistema puede reconocer incluso información compleja, adaptándose a variaciones estructurales, de formato o de posición dentro de la misma categoría de documentos. La solución se configuró para admitir plenamente todos los tipos de documentos necesarios, garantizando un modelo completo y estable que proporciona control, coherencia e información archivada de alta calidad. Al combinar su experiencia en automatización e inteligencia artificial, Avvale permitió a Gottardo transformar una actividad que requería mucho tiempo en un proceso digital eficiente y transparente, en línea con la visión de sostenibilidad de la empresa.

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El Impacto

El nuevo sistema de archivo será capaz de identificar, seleccionar y almacenar diversos tipos de documentos bancarios que la tesorería de Gottardo ha decidido controlar, haciendo que todo el proceso sea completamente automatizado y supervisado. Cada día, decenas de archivos se clasificarán, procesarán y archivarán de manera consistente, garantizando precisión y continuidad operativa.

La calidad de los datos aumentará significativamente: cada documento se enriquece ahora con metadatos específicos que antes no se capturaban, lo que mejora la trazabilidad y simplifica el análisis interno. El riesgo de error se reducirá drásticamente, mientras que el repositorio de documentos ya se ha convertido en una fuente única, ordenada y confiable de información veraz.

Este nuevo sistema destaca por su flexibilidad: puede manejar fácilmente variaciones de formato o nuevas instituciones bancarias, requiriendo solo ajustes mínimos sin interrumpir las operaciones. El objetivo de Gottardo es un modelo de gestión de documentos más moderno e informado, totalmente alineado con la visión de la organización para la sostenibilidad digital.

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