Avvale | Case Exito | Gottardo y GenAI

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

El Desafio

El equipo de tesorería de Gottardo tenía que gestionar diariamente cientos de documentos bancarios procedentes de múltiples fuentes, correo electrónico certificado, correo electrónico tradicional y banca en línea, cada uno con diferentes formatos, reglas y contenidos. El proceso de archivo era totalmente manual y requería renombrar, clasificar y cargar cada archivo, lo que suponía una importante carga de tiempo y una trazabilidad limitada.

La presencia de varios bancos, cada uno de los cuales proporcionaba múltiples tipos de documentos, hacía que el proceso fuera tan exigente que no se podía realizar de forma sistemática. Como resultado, el archivo digital centralizado estaba incompleto, lo que limitaba la capacidad de recuperar rápidamente los documentos necesarios.

Basándose en el éxito de colaboraciones anteriores, Gottardo decidió asociarse con Avvale para rediseñar el proceso de archivo y crear un repositorio completo, continuamente actualizado y gestionable a largo plazo mediante una solución flexible y escalable.

El Enfoque

Avvale adoptó un enfoque consultivo y colaborativo con un objetivo claro: crear un proceso de archivo inteligente que minimizara el esfuerzo manual y mejorara la calidad de la información almacenada.

Para abordar la complejidad del contexto, Avvale y Gottardo diseñaron una solución basada en UiPath, Document Understanding y Generative AI, capaz de interpretar automáticamente documentos con diferentes formatos y contenidos.

Gracias a la inteligencia generativa, el sistema puede reconocer incluso información compleja, adaptándose a variaciones estructurales, de formato o de posición dentro de la misma categoría de documentos. La solución se configuró para admitir plenamente todos los tipos de documentos necesarios, garantizando un modelo completo y estable que proporciona control, coherencia e información archivada de alta calidad. Al combinar su experiencia en automatización e inteligencia artificial, Avvale permitió a Gottardo transformar una actividad que requería mucho tiempo en un proceso digital eficiente y transparente, en línea con la visión de sostenibilidad de la empresa.

The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

Add members on the fly
Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
Customize the solution based on their current business process
Perform driver-based calculations
Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

El Impacto

El nuevo sistema de archivo transformará la forma en que el equipo de tesorería de Gottardo gestiona los documentos bancarios, haciendo que el proceso sea totalmente automatizado y fácil de controlar. Cada día, decenas de archivos se clasifican, procesan y almacenan de forma coherente, lo que garantiza la precisión y la continuidad operativa.

La calidad de los datos aumentará significativamente: cada documento se enriquece ahora con metadatos específicos que antes no se capturaban, lo que mejora la trazabilidad y simplifica el análisis interno. El riesgo de error se reducirá drásticamente, mientras que el repositorio de documentos ya se ha convertido en una fuente única, ordenada y confiable de información veraz.

Este nuevo sistema destaca por su flexibilidad: puede manejar fácilmente variaciones de formato o nuevas instituciones bancarias, requiriendo solo ajustes mínimos sin interrumpir las operaciones. El objetivo de Gottardo es un modelo de gestión de documentos más moderno e informado, totalmente alineado con la visión de la organización para la sostenibilidad digital.