Avvale | Case Study | Gottardo and GenAI

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Gottardo S.p.A. wurde 1969 als kleines Familienunternehmen im Herzen Venetiens gegründet und ist heute mit über 5.700 Mitarbeitern und einem breiten Netzwerk von Standorten in ganz Italien ein national führendes Unternehmen im Vertrieb von Haushalts- und Körperpflegeprodukten. Seine Mission ist es, weiter zu wachsen und innovativ zu sein und das Unternehmen mit modernen, nachhaltigen Lösungen in die Zukunft zu führen.

Die Herausforderung

Das Finanzteam von Gottardo musste täglich Hunderte von Bankdokumenten aus verschiedenen Quellen verwalten, darunter zertifizierte E-Mails, normale E-Mails und Online-Banking-Dokumente, die jeweils unterschiedliche Formate, Regeln und Inhalte aufwiesen. Der Archivierungsprozess erfolgte vollständig manuell und erforderte die Umbenennung, Klassifizierung und das Hochladen jeder einzelnen Datei, was zu einem erheblichen Zeitaufwand und einer eingeschränkten Rückverfolgbarkeit führte.

Die Präsenz mehrerer Banken, von denen jede verschiedene Arten von Dokumenten bereitstellte, machte den Prozess so aufwendig, dass er nicht konsistent durchgeführt werden konnte. Infolgedessen war das zentralisierte digitale Archiv unvollständig, was die Möglichkeit einschränkte, die benötigten Dokumente schnell abzurufen.

Aufbauend auf dem Erfolg früherer Kooperationen entschied sich Gottardo für eine Partnerschaft mit Avvale, um den Archivierungsprozess neu zu gestalten und mithilfe einer flexiblen und skalierbaren Lösung ein umfassendes, kontinuierlich aktualisiertes und langfristig verwaltbares Repository zu schaffen.

Der Ansatz

Avvale verfolgte einen beratenden und kooperativen Ansatz mit einem klaren Ziel: einen intelligenten Archivierungsprozess zu entwickeln, der den manuellen Aufwand minimiert und die Qualität der gespeicherten Informationen verbessert.

Um der Komplexität des Kontexts zu begegnen, entwickelten Avvale und Gottardo eine Lösung auf Basis von UiPath, Document Understanding und generativer KI, die Dokumente mit unterschiedlichen Formaten und Inhalten automatisch interpretieren kann.

Dank generativer Intelligenz kann das System selbst komplexe Informationen erkennen und sich an strukturelle, formatbezogene oder positionelle Abweichungen innerhalb derselben Dokumentkategorie anpassen. Die Lösung wurde so konfiguriert, dass sie alle erforderlichen Dokumenttypen vollständig unterstützt und ein vollständiges und stabiles Modell gewährleistet, das Kontrolle, Konsistenz und hochwertige archivierte Informationen bietet. Durch die Kombination von Fachwissen in den Bereichen Automatisierung und künstliche Intelligenz ermöglichte Avvale Gottardo, eine zeitintensive Tätigkeit in einen effizienten, transparenten digitalen Prozess umzuwandeln, der mit der Nachhaltigkeitsvision des Unternehmens im Einklang steht.

The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

Add members on the fly
Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
Customize the solution based on their current business process
Perform driver-based calculations
Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

Die Auswirkung

Das neue Archivierungssystem wird die Art und Weise, wie das Treasury-Team von Gottardo Bankdokumente verwaltet, grundlegend verändern, indem es den Prozess vollständig automatisiert und leicht kontrollierbar macht. Jeden Tag werden nun zahlreiche Dateien klassifiziert, verarbeitet und einheitlich gespeichert, wodurch Genauigkeit und Betriebskontinuität gewährleistet sind.

Die Datenqualität wird sich deutlich verbessern: Jedes Dokument wird nun mit spezifischen Metadaten angereichert, die zuvor nicht erfasst wurden, wodurch die Rückverfolgbarkeit verbessert und die interne Analyse vereinfacht wird. Das Fehlerrisiko wird drastisch reduziert, während das Dokumentenarchiv bereits zu einer einzigen, übersichtlichen und zuverlässigen Quelle der Wahrheit geworden ist.

Dieses neue System zeichnet sich durch seine Flexibilität aus: Es kann problemlos Formatvariationen oder neue Bankinstitute verarbeiten und erfordert nur minimale Anpassungen, ohne den Betrieb zu stören. Das Ziel von Gottardo ist ein moderneres, informierteres Modell der Dokumentenverwaltung, das vollständig mit der Vision der Organisation für digitale Nachhaltigkeit im Einklang steht.