Avvale | Estudo de Caso | Gottardo e GenAI

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

O Desafio

A equipe de tesouraria da Gottardo precisava gerenciar centenas de documentos bancários diariamente, provenientes de várias fontes, e-mails certificados, e-mails tradicionais e serviços bancários online, cada um com formatos, regras e conteúdos diferentes. O processo de arquivamento era totalmente manual e exigia renomear, classificar e carregar cada arquivo, resultando em uma carga de tempo significativa e rastreabilidade limitada.

A presença de vários bancos, cada um fornecendo vários tipos de documentos, tornava o processo tão exigente que não podia ser realizado de forma consistente. Como resultado, o arquivo digital centralizado estava incompleto, limitando a capacidade de recuperar rapidamente os documentos necessários.

Com base no sucesso de colaborações anteriores, a Gottardo optou por fazer parceria com a Avvale para redesenhar o processo de arquivamento e criar um repositório abrangente, continuamente atualizado e gerenciável a longo prazo por meio de uma solução flexível e escalável.

A Abordagem

A Avvale adotou uma abordagem consultiva e colaborativa com um objetivo claro: construir um processo de arquivamento inteligente que minimizasse o esforço manual e melhorasse a qualidade das informações armazenadas.

Para lidar com a complexidade do contexto, a Avvale e a Gottardo projetaram uma solução baseada em UiPath, Document Understanding e IA generativa, capaz de interpretar automaticamente documentos com formatos e conteúdos variados.

Graças à inteligência generativa, o sistema pode reconhecer até mesmo informações complexas, adaptando-se a variações estruturais, de formatação ou posicionais dentro da mesma categoria de documentos. A solução foi configurada para oferecer suporte total a todos os tipos de documentos necessários, garantindo um modelo completo e estável que proporciona controle, consistência e informações arquivadas de alta qualidade. Ao combinar experiência em automação e inteligência artificial, a Avvale permitiu que a Gottardo transformasse uma atividade demorada em um processo digital eficiente e transparente, alinhado com a visão de sustentabilidade da empresa.

The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

Add members on the fly
Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
Customize the solution based on their current business process
Perform driver-based calculations
Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

O Impacto

O novo sistema de arquivamento irá reformular a forma como a equipe de tesouraria da Gottardo gerencia os documentos bancários, tornando o processo totalmente automatizado e facilmente controlável. Todos os dias, dezenas de arquivos são agora classificados, processados e armazenados de forma consistente, garantindo precisão e continuidade operacional.

A qualidade dos dados aumentará significativamente: cada documento é agora enriquecido com metadados específicos que anteriormente não eram capturados, melhorando a rastreabilidade e simplificando a análise interna. O risco de erros será drasticamente reduzido, enquanto o repositório de documentos já se tornou uma fonte única, organizada e confiável de informações.

Este novo sistema se destaca por sua flexibilidade: ele pode lidar facilmente com variações de formato ou novas instituições bancárias, exigindo apenas ajustes mínimos sem interromper as operações. O objetivo da Gottardo é um modelo mais moderno e informado de gerenciamento de documentos, totalmente alinhado com a visão da organização para a sustentabilidade digital.