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Die Tradition erneuern: Zentralisierung der Beschaffungsvorgänge für eine kirchliche Finanzbehörde

Unser Kunde ist die Finanzinstitution der römischen Kurie. Seine Hauptaufgabe besteht darin, die Verwaltung des Vermögens des Heiligen Stuhls zu beaufsichtigen, das Immobilienbesitz, Finanzinvestitionen und andere wirtschaftliche Ressourcen umfasst. Sie spielt eine zentrale Rolle in der Wirtschafts- und Finanzverwaltung des Heiligen Stuhls und leistet wesentliche Unterstützung für die weltweiten Aktivitäten der katholischen Kirche.

Die Herausforderung

Im Jahr 2020 stand unser Kunde nach dem Apostolischen Schreiben „Normen für Transparenz, Kontrolle und Wettbewerb bei öffentlichen Aufträgen des Heiligen Stuhls und des Staates Vatikanstadt“ vor einer entscheidenden Herausforderung. Die Richtlinie war eindeutig: Modernisierung und Digitalisierung der Beschaffungsvorgänge, um Transparenz und Kontrolle über den gesamten Source-to-Pay-Prozess zu gewährleisten. Diese Initiative zielte darauf ab, die Abläufe zu rationalisieren, wovon insbesondere das Einkaufsbüro und die Dikasterien, die Hauptnutzer der neuen Plattform, profitieren sollten.

Zu den wichtigsten Herausforderungen gehörten:

  • Zersplitterte Beschaffungspraktiken in verschiedenen vatikanischen Einrichtungen;
  • Mangel an zentraler Aufsicht;
  • Komplexität bei der Einhaltung der vatikanischen Vorschriften.
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Die Lösung

Nach einer eingehenden Analyse der Geschäftsanforderungen des Kunden setzte Avvale sein strategisches Fachwissen ein, um eine umfassende Lösung für die Verwaltung von Beschaffungsprozessen in den Bereichen Source to Contract, Procure to Pay und im regulierten Sektor zu entwickeln, die die SaaS-Lösung von SAP Ariba nutzt.

Mit 20 Jahren Erfahrung in der Beschaffungsimplementierung und -beratung, davon fast 8 Jahre speziell mit SAP Ariba-Lösungen, war das Team von Avvale gut gerüstet, um den Kunden zeitnah zu unterstützen. Dies bedeutete, dass sowohl die Abdeckung der erforderlichen Prozesse gemäß den Plattformstandards als auch die Erkundung zusätzlicher, derzeit nicht angebotener Funktionen verstanden werden mussten. Um den spezifischen Anforderungen des Instituts gerecht zu werden, erwies sich die Integration der Business Technology Platform (BTP) von SAP als die beste Wahl für kundenspezifische Lösungen und Erweiterungen.

Die Analysephase erstreckte sich über etwa fünf Monate und umfasste alle relevanten Geschäftsbereiche, das Beschaffungsamt der Institution, das Wirtschaftssekretariat des Staates Vatikanstadt und andere wichtige Einrichtungen (wie die 17 vatikanischen Dikasterien, päpstlichen Akademien, Kommissionen, das Staatssekretariat, die Schweizer Garde und die römische Rota). Bei diesem ganzheitlichen Ansatz wurde das fundierte Fachwissen von Avvale in Bezug auf Beschaffungsprozesse mit den besten Praktiken der Branche kombiniert, um die Einhaltung komplexer struktureller und verfahrenstechnischer Anforderungen zu gewährleisten. Das iterative Vorgehen von Avvale verfeinerte die Lösung kontinuierlich durch das Feedback des Kunden, um die kontinuierliche Verbesserung und Nachhaltigkeit der Lösung zu gewährleisten.

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Wie die Lösung hilft

Am Ende dieser Reise hat das Unternehmen seinen gesamten Beschaffungsprozess erfolgreich über eine einzige Plattform abgewickelt, die die Einhaltung der geltenden Vorschriften gewährleistet und die Zusammenarbeit mit den Lieferanten verbessert. Die Lieferanten nutzen die Ariba Network-Lösung als zentralen Zugangspunkt, geben Informationen für die Registrierung und Qualifizierung ein, nehmen an Verhandlungsveranstaltungen teil und erhalten Transaktionsdokumente für den Zahlungszyklus.

Die Unterstützung von Avvale umfasste Change-Management-Aktivitäten während der letzten Phase der Implementierung und der Hypercare-Phase, wodurch sofort eine hohe Kundenakzeptanz erreicht wurde. Bemerkenswert ist, dass innerhalb von nur zwei Wochen nach der Einführung 99 % der Einheiten des Instituts die neue Lösung angenommen hatten.

Die fortlaufende Unterstützung durch Avvale optimiert weiterhin die Beschaffungsvorgänge des Kunden und gewährleistet einen nachhaltigen Erfolg bei der Verwaltung der wirtschaftlichen Ressourcen des Heiligen Stuhls.

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