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Die Tradition erneuern: Zentralisierung der Beschaffungsvorgänge für eine kirchliche Finanzbehörde

While they expertly deliver innovation and quality to their customers, Callaway Golf’s previous planning and reporting tool wasn’t making the cut. To evolve their enterprise, the sports giant decided to replace their outdated planning software with SAP Analytics Cloud for planning.

Together with Avvale, Callaway Golf successfully implemented SAP Analytics Cloud across their global enterprise in just 6 months. Now, Callaway Golf has a single, consolidated planning solution that has enabled streamlined expense and asset plans so they can focus on what they do best– revolutionizing the sporting world with cutting edge equipment.

Unser Kunde ist die Finanzinstitution der römischen Kurie. Seine Hauptaufgabe besteht darin, die Verwaltung des Vermögens des Heiligen Stuhls zu beaufsichtigen, das Immobilienbesitz, Finanzinvestitionen und andere wirtschaftliche Ressourcen umfasst. Sie spielt eine zentrale Rolle in der Wirtschafts- und Finanzverwaltung des Heiligen Stuhls und leistet wesentliche Unterstützung für die weltweiten Aktivitäten der katholischen Kirche.

Die Herausforderung

Im Jahr 2020 stand unser Kunde nach dem Apostolischen Schreiben „Normen für Transparenz, Kontrolle und Wettbewerb bei öffentlichen Aufträgen des Heiligen Stuhls und des Staates Vatikanstadt“ vor einer entscheidenden Herausforderung. Die Richtlinie war eindeutig: Modernisierung und Digitalisierung der Beschaffungsvorgänge, um Transparenz und Kontrolle über den gesamten Source-to-Pay-Prozess zu gewährleisten. Diese Initiative zielte darauf ab, die Abläufe zu rationalisieren, wovon insbesondere das Einkaufsbüro und die Dikasterien, die Hauptnutzer der neuen Plattform, profitieren sollten.

Zu den wichtigsten Herausforderungen gehörten:

  • Zersplitterte Beschaffungspraktiken in verschiedenen vatikanischen Einrichtungen;
  • Mangel an zentraler Aufsicht;
  • Komplexität bei der Einhaltung der vatikanischen Vorschriften.
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Die Lösung

Nach einer eingehenden Analyse der Geschäftsanforderungen des Kunden setzte Avvale sein strategisches Fachwissen ein, um eine umfassende Lösung für die Verwaltung von Beschaffungsprozessen in den Bereichen Source to Contract, Procure to Pay und im regulierten Sektor zu entwickeln, die die SaaS-Lösung von SAP Ariba nutzt.

Mit 20 Jahren Erfahrung in der Beschaffungsimplementierung und -beratung, davon fast 8 Jahre speziell mit SAP Ariba-Lösungen, war das Team von Avvale gut gerüstet, um den Kunden zeitnah zu unterstützen. Dies bedeutete, dass sowohl die Abdeckung der erforderlichen Prozesse gemäß den Plattformstandards als auch die Erkundung zusätzlicher, derzeit nicht angebotener Funktionen verstanden werden mussten. Um den spezifischen Anforderungen des Instituts gerecht zu werden, erwies sich die Integration der Business Technology Platform (BTP) von SAP als die beste Wahl für kundenspezifische Lösungen und Erweiterungen.

Die Analysephase erstreckte sich über etwa fünf Monate und umfasste alle relevanten Geschäftsbereiche, das Beschaffungsamt der Institution, das Wirtschaftssekretariat des Staates Vatikanstadt und andere wichtige Einrichtungen (wie die 17 vatikanischen Dikasterien, päpstlichen Akademien, Kommissionen, das Staatssekretariat, die Schweizer Garde und die römische Rota). Bei diesem ganzheitlichen Ansatz wurde das fundierte Fachwissen von Avvale in Bezug auf Beschaffungsprozesse mit den besten Praktiken der Branche kombiniert, um die Einhaltung komplexer struktureller und verfahrenstechnischer Anforderungen zu gewährleisten. Das iterative Vorgehen von Avvale verfeinerte die Lösung kontinuierlich durch das Feedback des Kunden, um die kontinuierliche Verbesserung und Nachhaltigkeit der Lösung zu gewährleisten.

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The Challenge

Before integrating SAP Analytics Cloud, Callaway Golf's planning landscape centered around SAP's legacy planning solution, Business Planning and Simulation (BPS). While BPS met Callaway Golf's planning needs for many years, the enterprise began to experience limitations with their old solution:

  • Disconnected plans across the board: As Callaway Golf expanded and acquired new brands, planning processes greatly differed across the enterprise with some business units using Excel spreadsheets and others using legacy solutions for planning.
  • Outdated planning functionalities: The existing legacy planning solution lacked many modern functionalities. Among them, salary calculations and asset depreciation automation needed improvement. As a result, it became difficult to create detailed and accurate forecasts across the globe.
  • Significant IT support: The legacy solution required continuous management from IT to maintain runtime. IT had to carve out a full day every week to manually maintain the solution.
  • No single source of truth: Various departments and brands used different data sources, which led to data silos across the organization, making it difficult to gain a clear picture of the enterprise's planned expenses.
  • Rigid user interface: Legacy forecasting system was difficult to navigate and lacked working functions and calculations across the board, such as planning on depreciation and existing assets, adding vendors or members on the fly, and breaking down their cost center expense planning forecasts.

The Approach

With Avvale experts on their side, Callaway Golf laid out the following goals for their new planning landscape with SAP Analytics Cloud:

  • Crowdsource and consolidate plans across the enterprise to gain a global overview of their planned expenses and expand the input capabilities to each responsible owner.
  • Leverage elevated planning functionalities to create faster and more accurate forecast cost center expense and asset reports. The ability to customize calculations enhances and automates the reporting metrics.
  • Harness the power of self-service analytics to alleviate IT from the burden of simple maintenance and data entry requests, so they can focus on high-ROI tasks.
  • Maximize user-driven admin capabilities to control the management of calculations and forms.
  • Create new KPls driven by the business needs.

When SEM-BPS was the center of Callaway Golf's planning landscape, flexibility was a huge factor that was missing. SAP Analytics Cloud contains powerful scenario planning capabilities that help organizations quickly uncover actionable insights to make data-driven decisions. For Callaway Golf, SAP Analytics Cloud's modern planning functionalities provided users with the ability to:

  • Add members on the fly
  • Plan on existing as well as planned assets and automatically calculate the depreciation of values
  • Test "what-if" scenarios for deeper analysis by creating private versions of plans
  • Customize the solution based on their current business process
  • Perform driver-based calculations
  • Empower users to execute end-to-end planning scenarios, without the help of IT

Wie die Lösung hilft

Am Ende dieser Reise hat das Unternehmen seinen gesamten Beschaffungsprozess erfolgreich über eine einzige Plattform abgewickelt, die die Einhaltung der geltenden Vorschriften gewährleistet und die Zusammenarbeit mit den Lieferanten verbessert. Die Lieferanten nutzen die Ariba Network-Lösung als zentralen Zugangspunkt, geben Informationen für die Registrierung und Qualifizierung ein, nehmen an Verhandlungsveranstaltungen teil und erhalten Transaktionsdokumente für den Zahlungszyklus.

Die Unterstützung von Avvale umfasste Change-Management-Aktivitäten während der letzten Phase der Implementierung und der Hypercare-Phase, wodurch sofort eine hohe Kundenakzeptanz erreicht wurde. Bemerkenswert ist, dass innerhalb von nur zwei Wochen nach der Einführung 99 % der Einheiten des Instituts die neue Lösung angenommen hatten.

Die fortlaufende Unterstützung durch Avvale optimiert weiterhin die Beschaffungsvorgänge des Kunden und gewährleistet einen nachhaltigen Erfolg bei der Verwaltung der wirtschaftlichen Ressourcen des Heiligen Stuhls.

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